Vermeld vzw-gegevens op documenten

19 februari 2020

Op 1 januari 2020 trad het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) in werking. De invoering van deze nieuwe wetgeving, bracht ook een oude verplichting terug onder de aandacht en breidde ze verder uit naar elektronische communicatiemiddelen.

Op elk uitgaand stuk moet de vzw een aantal gegevens verplicht vermelden.

Het gaat om volgende gegevens:

  1. de naam van de rechtspersoon;
  2. de rechtsvorm, voluit of afgekort;
  3. de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon;
  4. het ondernemingsnummer;
  5. het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon;
  6. in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon;
  7. in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is.

Voor punt 5 kun je de bevoegde ondernemingsrechtbank gemakkelijk opzoeken via deze link. Als je de postcode ingeeft, vind je een lijst met alle bevoegde rechtbanken.

De reden van deze verplichting is dat derden moeten weten dat ze handelen met een vzw.

Als de verplichte vermeldingen achterwege blijven, kunnen de personen die in naam van de vzw meewerken aan een stuk waarop de verplichte vermeldingen niet staan vermeld, persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de verbintenissen die krachtens dit stuk werden aangegaan.

Daarom raden we scholen aan om op documenten waarmee ze zich verbinden ook de gegevens van de vzw te vermelden. Je kunt deze informatie opnemen in de briefhoofding, zodat je dit niet steeds eigenhandig moet aanvullen.

We denken aan:

  • Het inschrijvingsdocument – het opvoedingsproject bij inschrijving
  • Het schoolreglement
  • De privacyverklaring
  • Schoolrekeningen
  • Definitief uitsluitingsdocument van een leerling na een finale beroepsbeslissing
  • Arbeidsovereenkomsten van personeel
  • Ontslagdocumenten van personeel
  • Alle tuchtdocumenten van personeel
  • Uitgaande stukken naar externen en die niet gericht zijn naar leerlingen (en/of hun ouders) en personeel: bijvoorbeeld facturen, contracten met leveranciers …