Organisatie van je algemene vergadering in coronatijden

13 januari 2021

Op 24 december verscheen de wet houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 in het Belgisch Staatsblad. Deze wet maakt het mogelijk om de algemene vergadering te organiseren via schriftelijke procedure of te vergaderen vanop afstand via een elektronisch communicatiemiddel. Er gelden voor beide mogelijkheden wel enkele voorwaarden:

Schriftelijke algemene vergadering

De algemene vergadering kan schriftelijk haar besluiten nemen op voorwaarde dat álle leden eenparig akkoord zijn. Je hoeft dan de formaliteiten van bijeenroeping niet te volgen. Let wel, een schriftelijke algemene vergadering kan niet voor statutenwijzigingen.

Algemene vergadering op aftstand via een elektronisch communicatiemiddel

Het bestuursorgaan kan de leden de mogelijkheid geven om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering. Dit kan via een elektronisch communicatiemiddel dat de vzw ter beschikking stelt. De voorwaarden van aanwezigheid- en meerderheidsquota blijven behouden. Daarom moet het gekozen elektronisch communicatiemiddel de vzw ook in staat stellen om de identiteit van de deelnemers te controleren.

Het elektronische communicatiemiddel moet de leden de mogelijkheid geven: 1/ om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de discussies van de algemene vergadering, 2/ om vragen te stellen en 3/ om hun stemrecht te gebruiken. Een videoconferentie voldoet dus aan al deze voorwaarden. Maar tot 30 juni 2021 geldt de tijdelijke maatregel dat het elektronisch communicatiemiddel van die aard kan zijn dat het lid niet kan deelnemen aan de beraadslagingen en geen vragen kan stellen. Het bestuursorgaan moet in dat geval in de oproeping motiveren waarom de vzw niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.

De oproeping van de algemene vergadering moet een nauwkeurige beschrijving bevatten van de procedure waarmee de deelname op afstand verloopt. Als je een verenigingswebsite hebt, moet je de procedures voor de leden ook toegankelijke maken op de website.

In de notulen vermeld je ook de eventuele technische problemen of incidenten die de elektronische deelname of stemming verstoord zouden hebben.

Tot slot kan je ook in je statuten opnemen dat elk lid al op voorhand langs elektronische weg op afstand kan stemmen. In je statuten bepaal je hiervoor dan de precieze modaliteiten. Uiteraard blijft ook de mogelijkheid bestaan om je te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering. Welke modaliteiten hiervoor gelden staan ook beschreven in je statuten.