Aanmelden en inschrijven: update

23 maart 2020

Eerder stond al vast dat de overheid alle inschrijvingen, waarvoor fysieke aanwezigheid vereist is, opschort tot en met 5 april 2020. Reeds gerealiseerde inschrijvingen blijven behouden.

Ook de inschrijvingsperiodes voor voorrangsgroepen werden opgeschort. Als die nog niet afgelopen waren op 16 maart, moet je de resterende dagen nog voorzien. Tijdslijnen van aanmeldingsprocedures konden worden aangepast na bericht aan de Commissie inzake Leerlingenrechten (de CLR).

Vrijdag heeft de overheid verdere richtlijnen gecommuniceerd voor de aanmeldingen en inschrijvingen in het basisonderwijs, het 1ste leerjaar van het secundair onderwijs en het buitengewoon onderwijs. Het is enkel mogelijk om digitaal in te schrijven, omdat fysieke aanwezigheid tot nader orde uitgesloten is. Je kunt ook nog aansluiten bij een aanmeldingsprocedure of er zelf een opstarten. Het verzilveren van een ticket na de ordening via een aanmeldingssysteem, kan ook digitaal gebeuren.

Eerst gaan we in op die verschillende mogelijkheden om digitaal in te schrijven of te werken met een aanmeldingsprocedure. Verder lichten we toe hoe je het akkoord met het schoolreglement en het pedagogisch project in huidige omstandigheden kunt bevragen. Dat akkoord blijft immers een voorwaarde om in te schrijven, ook al kan dat nu digitaal gebeuren.

Voor welke mogelijkheid je ook kiest, communiceer telkens breed en transparant over hoe je de inschrijvingen organiseert: werk je met digitale inschrijvingen, laat je leerlingen eerst aanmelden of schrijf je voorlopig niet in? Vraag daarbij hulp van je lokale partners, waaronder de gemeente.

Communiceer via verschillende kanalen (met andere scholen in de gemeente, CLB, doelgroeporganisaties, website, sociale media, gemeentelijke infokanalen, affiche aan de schoolpoort …). Heb daarbij aandacht voor ouders, ouders zonder de nodige digitale hulpmiddelen of competenties … Voor ouders zonder toegang tot het internet, bezorg je op hun verzoek informatie per post. Voorzie telefonische ondersteuning voor ouders waar nodig. Denk eraan om de ouders een bevestiging per e-mail of brief te bezorgen dat de leerling ingeschreven is.

Afhankelijk of je een capaciteitsprobleem hebt of niet, kun je kiezen voor de volgende mogelijkheden.

Je hebt geen capaciteitsprobleem

Als je zeker bent dat je geen leerlingen zal moeten weigeren, dan kun je via een - eenvoudig - digitaal systeem laten inschrijven zoals dat eerder fysiek gebeurde.

Voor leerlingen en ouders moet het duidelijk zijn hoe ze kunnen inschrijven, bijvoorbeeld via e-mail, het schoolsoftwaresysteem of een inschrijvingsformulier op de eigen website.

Maak aan ouders ook duidelijk dat de gegevens die je opvraagt, gebruikt worden voor het realiseren van de inschrijving. Beperk je tot de gegevens die je daarvoor nodig hebt. Op een later moment, tijdens een onthaalgesprek, kun je met toestemming van de ouders meer informatie verzamelen met het oog op een goede start van de schoolloopbaan in je school.

Je hebt wél een capaciteitsprobleem

Als je weet dat je leerlingen zal moeten weigeren, dan kan digitaal inschrijven tot betwistingen leiden. In dat geval wacht je beter af tot wanneer fysieke inschrijvingen opnieuw mogelijk zijn. Wel krijg je de mogelijkheid om aan te sluiten bij een door de CLR goedgekeurde aanmeldingsprocedure in je omgeving. Je kunt ook zelf een nieuwe aanmeldingsprocedure opstarten. In afwachting van verdere richtlijnen kun je die mogelijkheden overwegen en voorbereiden. We helpen je alvast op weg om een goede keuze te maken.

  • Jouw school ligt in een LOP-gebied

Als je aanmeldt via een goedgekeurde aanmeldingsprocedure, dan zal je van je LOP-deskundige meer informatie krijgen. Werken jullie nog niet met een aanmeldingsprocedure, dan maak je in het LOP verdere afspraken.

  • Jouw school ligt niet in een LOP-gebied

- Je kunt vragen om aan te sluiten bij een goedgekeurde aanmeldingsprocedure in je omgeving.​

Daarvoor neem je contact op met de initiatiefnemer van die aanmeldingsprocedure. Die informatie zal AgODi ter beschikking stellen van de scholen.

Kiezen voor een goedgekeurde aanmeldingsprocedure betekent dat je je kunt vinden in de reeds gemaakte afspraken. De meeste aanmeldingsprocedures beginnen binnenkort met aanmelden of lopen al. Eens ze begonnen zijn, is het soms moeilijk om alsnog aan te sluiten. Daar moet je je van bewust zijn.

    - Of je kunt zelf een nieuwe aanmeldingsprocedure opstarten.

    Kies je daarvoor, dan maak je gebruik van een standaarddossier voor digitaal aanmelden. Afwijkingen zijn dan niet mogelijk. Meer informatie en de standaarddossiers zal je vinden via de website van de CLR.

    Informeer zeker ook de andere scholen in je gemeente en je gemeentebestuur over je plannen, misschien kan er gezamenlijk worden aangemeld en kan je gemeentebestuur jullie ondersteunen. Gezamenlijk aanmelden heeft immers belangrijke voordelen.

    Meer tijd om tickets te verzilveren binnen een aanmeldingsprocedure

    Het verzilveren van een ticket binnen een aanmeldingsprocedure, kan je ook via een - eenvoudig - digitaal systeem organiseren. Omwille van de huidige omstandigheden behoudt een ouder dan wel langer het recht om zijn ticket te verzilveren. Zo kan een ouder minstens een week nadat de fysieke lessen hervat zijn, nog inschrijven op basis van zijn ticket. Een ouder kan wel schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail) afzien van een inschrijving in jouw school. 

    Voorrangsgroepen binnen een aanmeldingsprocedure

    Scholen die werken met een goedgekeurde aanmeldingsprocedure en ervoor kozen om de leerlingen uit de verschillende voorrangsgroepen - vóór de aanmeldingen - fysiek in te schrijven, worden ook geconfronteerd met een opschorting van die inschrijvingen.

    Kon je de inschrijvingen reeds afronden, dan kun je de aanmeldingsprocedure voortzetten. Dat is minder evident als je nog volop bezig was met het inschrijven van de leerlingen die voorrang hebben. Heb je voldoende plaats voor die leerlingen, dan kan je overwegen om die groepen digitaal te laten inschrijven. In het geval dat je leerlingen uit die groepen zou moeten weigeren, is het niet duidelijk welke stappen je verder kunt zetten. We berichten daarover zodra we meer duidelijkheid hebben.

    Akkoord met het schoolreglement en het pedagogisch project blijft vereist

    Een akkoord met het schoolreglement en het pedagogisch project is een voorwaarde om in te schrijven. Die documenten zouden dus gemakkelijk digitaal te raadplegen moeten zijn. Wanneer ouders vragen om een papieren versie, kun je hun die per post bezorgen.

    Ouders zullen tot nader order hun akkoord ook digitaal of per post moeten geven. Gelet op de huidige omstandigheden kan dat akkoord voorlopig ook met een scan of foto van de ondertekening gebeuren. Op een later moment, bijvoorbeeld tijdens een onthaalgesprek dat fysiek verloopt, kun je dat akkoord best formaliseren.

    Opendeurdagen gaan nu niet door

    Je kunt je school wel digitaal voorstellen. Voorzie langs digitale weg een toelichting bij het pedagogisch project van de school, het studieaanbod, de infrastructuur … (via een filmpje, online presentatie …).