Vragenbank dubbele boekhouding

Meer dan 250 vragen en antwoorden zijn reeds gepubliceerd in onze vragenbank met betrekking tot de toepassing van boekhoudkundige regels.

Schoolbesturen kunnen via e-mail nieuwe vragen voorleggen aan ABKO, de Adviescommissie voor Boekhouding in het Katholiek Onderwijs (abko [at] katholiekonderwijs.vlaanderen). Dit is de begeleidingscommissie bedoeld in artikel 48 van het VSKO-model voor dubbele boekhouding in het katholiek onderwijs.

Om de leesbaarheid van de antwoorden te bevorderen hanteren we systematisch de volgende verkorte omschrijvingen:

  • het schoolbestuur: de vzw-schoolbestuur of de vzw-inrichtende macht die als rechtspersoonlijkheid de school bestuurt;
  • het VSKO-model: het VSKO-model voor dubbele boekhouding in het katholiek onderwijs (Belgisch Staatsblad d.d. 13 januari 2006, blz. 2339 – 2366) en wijzigingen per 1 januari 2008 (Belgisch Staatsblad dd. 27 januari 2010, blz. 3588 e.v.) en per 1 januari 2015 (Belgisch Staatsblad dd. 6 juli 2015, blz. 44 528 e.v.);
  • de vzw-wet: de wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen (Belgisch Staatsblad d.d. 11 december 2002);
  • het kb van 19 december 2003: het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen (Belgisch Staatsblad d.d. 30 december 2003);
  • De omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen: omzendbrief NO/2005/04 d.d. 21 december 2005 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd onderwijs. U vindt deze omzendbrief op Edulex: http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ > Rubrieken omzendbrieven > Niveau-overschrijdend deel > Toelagen en controle > NO/2005/04.

Atop

  • AL1-formulier opgeheven

    Moet een schoolbestuur dat de dubbele boekhouding toepast, nog steeds een AL1-formulier indienen?

    De omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen legt niet langer het gebruik van het AL1-formulier op. Vanaf boekjaar 2006 (controle in 2007) volstaat het voor alle scholen die een dubbele boekhouding moeten voeren, dat ze hun jaarrekening beschikbaar stellen van de verificatie; deze scholen hoeven dan geen AL1-formulier naar het departement onderwijs te versturen. Vanaf boekjaar 2005 (controle in 2006) geldt dezelfde regeling voor de scholen die in boekjaar 2005 reeds op vrijwillige basis (dus vooruitlopend op de wettelijke verplichting die pas inging op 1 januari 2006) de dubbele boekhouding toepasten. Meer informatie hierover vindt u in Art. 1.2 van de omzendbrief.  [2006-01-11]
  • AGIOn-subsidies - Termijn

    Om in aanmerking te komen voor AGIOn-subsidies (voorheen DIGO-subsidies) is er een zakelijk recht van minstens 30 jaar nodig. AGIOn beschouwt echter de subsidies na 20 jaar als niet-terugvorderbaar. Indien de erfpacht nog loopt voor 45 jaar, moeten dan de subsidies ook afgeschreven worden op 45 jaar, alhoewel de economische levensduur van een onroerend goed 33 jaar bedraagt?

    Er bestaan 2 soorten AGIOn-subsidies:
    • de AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw van het klassieke type, d.i. zonder tussenkomst door Scholen van Morgen
    • de AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw d.m.v. DBFM, d.i. met tussenkomst door Scholen van Morgen.

    AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw van het klassieke type

    De AGIOn-subsidies worden in resultaat genomen tegen hetzelfde ritme als waartegen het gebouw dat met de AGIOn-subsidies gezet is, afgeschreven wordt. Er is geen enkel verband met de duur van de erfpacht. De verplichting om het gebouw gedurende 20 jaar beschikbaar te houden kan vermeld worden in de toelichting bij de jaarrekening.  [2016-04-05]

    AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw d.m.v. DBFM

    Zie ook Mededeling “Boekhoudkundige verwerking van DBFM-verrichtingen” d.d 20/05/2015 (M-2012-004) via http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/dubbele-boekhouding.

    De AGIOn-subsidies worden jaarlijks gedurende 30 jaar voor 1/30ste van de subsidie in resultaat genomen.  Er is geen enkel verband met de duur van de erfpacht. De verplichting om het gebouw beschikbaar te houden kan vermeld worden in de toelichting bij de jaarrekening.  [2016-04-05]

  • AGIOn-subsidies - Boeking

    Hoe worden AGIOn-subsidies (voorheen DIGO-subsidies) geboekt?

    Er bestaan 2 soorten AGIOn-subsidies:
    • de AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw van het klassieke type, d.i. zonder tussenkomst door Scholen van Morgen
    • de AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw d.m.v. DBFM, d.i. met tussenkomst door Scholen van Morgen.

     

    AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw van het klassieke type

    AGIOn-subsidies worden geboekt zoals in artikel 41 van het VSKO-model voorgeschreven wordt voor investeringssubsidies. Zodra AGIOn schriftelijk de toekenning van de subsidie meldt, wordt deze geboekt op rekening 413 [Te ontvangen investeringssubsidies] tegenover rekening 150 [Investeringssubsidies beleidsdomein onderwijs]. Vervolgens worden deze subsidies jaarlijks in resultaat genomen op rekening 159 [In resultaat genomen investeringssubsidies] tegenover rekening 753 [In resultaat name van investeringssubsidies]. Investeringssubsidies worden in resultaat genomen volgens hetzelfde ritme als de afschrijvingen op de vaste activa waarop de investeringssubsidies betrekking hebben of, in voorkomend geval, ten belope van het saldo bij realisatie of buiten gebruik stelling van de betrokken vaste activa.  [2016-04-05]

     

    AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw d.m.v. DBFM

    Zie Mededeling “Boekhoudkundige verwerking van DBFM-verrichtingen” d.d 20/05/2015 (M-2012-004).

    Vanaf het boekjaar waarin het Voorcontract is ondertekend, wordt de verwachte jaarlijkse AGIOn-subsidie mee vermeld in de toelichting bij de jaarrekening.

    In het boekjaar waarin het iDBFM-contract is ondertekend, wordt de werkelijke jaarlijkse AGIOn-subsidie mee vermeld in de toelichting bij de jaarrekening.

    Op de voorlopige beschikbaarheidsdatum wordt het iDBFM-contract geboekt.  De volledige AGIOn-subsidie wordt op dat moment geboekt op rekening 150 [Investeringssubsidies beleidsdomein onderwijs].  De tegenposten zijn niet gespecificeerde gedeelten van de rekeningen 250 [Kapitaalgedeelte], 490 [Overlopend actief: intrestgedeelte] en 490 [Overlopend actief: onderhoud].  De bedragen worden gevonden in het aflossingsschema dat bezorgd wordt door Scholen van Morgen.  Door wetswijzigingen kunnen in een latere fase correctieboekingen vereist zijn (zie: DBFM – Nieuw aflossingsplan na de voorlopige beschikbaarheidsdatum). 

    Vervolgens worden deze subsidies jaarlijks in resultaat genomen op rekening 159 [In resultaat genomen investeringssubsidies] tegenover rekening 7360 [In resultaat name subsidie van de BBV].  Dit gebeurt 30 jaar lang, elk jaar voor 1/30ste van de totale AGIOn-subsidie. [2016-04-05]

  • Afval

    Waar worden de kosten van milieu en afval geboekt?

    De kosten voor afval en milieu worden geboekt op rekening 6169 [Overige leveringen en diensten – Overige].  [2004-06-29]
  • Afschrijvingen (globale)

    Voor actiefbestanddelen met volkomen identieke technische of juridische kenmerken mogen globale afschrijvingen of waardeverminderingen worden geacteerd. Wat betekent dit in de praktijk?

    Actiefbestanddelen met volledig identieke technische, juridische of bedrijfseconomische kenmerken (artikel 28 § 2 van het VSKO-model) zijn bijvoorbeeld stoelen en tafels voor klassen. Elke stoel en elke tafel is dezelfde als gelijk welke andere stoel of tafel van het aangekochte lot. Het gehele pakket van de aangekochte stoelen en tafels wordt geactiveerd en over een periode van 10 jaar afgeschreven. Het verlies of het teloor gaan van één bepaalde stoel of tafel verandert de afschrijvingen niet. Het activeren van de aankoop is verantwoord omdat het om (zeer) grote aankopen gaat hoewel de waarde van één stoel of tafel misschien gering is. Andere mogelijke voorbeelden zijn video- en tv-kasten, (tweedehands-)pc's,... Door deze aankopen globaal te activeren, dient men ze natuurlijk ook globaal af te schrijven. In de afschrijvingstabel houdt men uiteraard elke aankoop (d.w.z. elke factuur) afzonderlijk bij, terwijl de boeking globaal kan gebeuren.

    Zie ook trefwoord “Meubelen (1)”.  [2006-03-10]
  • Afgeschreven goederen

    Waar boek ik goederen die volledig afgeschreven zijn of die nog met een waarde staan, maar die niet meer gebruikt worden op school en die dus moeten uitgeboekt worden?

    Als goederen verwijderd worden en deze zijn volledig afgeschreven, dan crediteert men de betreffende investeringsrekening (2xxx0) voor het aanschaffingsbedrag, en debiteert men de betreffende afschrijvingsrekening (2xxx9) voor hetzelfde bedrag. Bovendien moet de afschrijvingsfiche verwijderd worden.
    Als de goederen nog een bepaalde waarde hebben, moet er eerst een uitzonderlijke afschrijving gebeuren via rekening 660 [Uitzonderlijke afschrijvingen en waardeverminderingen op vaste activa] voor de resterende waarde. Nu de investering volledig afgeschreven is, crediteert men de betreffende investeringsrekening (2xxx0) voor het aanschaffingsbedrag, en debiteert men de betreffende afschrijvingsrekening (2xxx9) voor hetzelfde bedrag. Bovendien moet de afschrijvingsfiche verwijderd worden.

    Zie ook trefwoord Afschrijvingen (globale).  [2008-12-04]
  • Aannemer

    Welk risico loopt de school als de aannemer niet in orde is met of achterstand heeft bij de RSZ?

    Een aannemer is niet verplicht zich te laten registreren, dit in tegenstelling tot het vervullen van andere formaliteiten zoals de inschrijving in het handelsregister en bij de btw, die wettelijk verplicht zijn. Het staat de bouwheer of opdrachtgever van onroerende werken, in casu het schoolbestuur, vrij een beroep te doen zowel op een geregistreerde als op een niet-geregistreerde aannemer.

    Indien voor de aanneming van “onroerende en hiermee gelijkgestelde werken” een beroep gedaan wordt op een niet-geregistreerde aannemer, legt de anticrisiswet van 4 augustus echter een aantal verplichtingen en verantwoordelijkheden van de aannemer op de schouders van de bouwheer. Hij moet immers binnen twee weken na de sluiting van het contract een aantal verplichtingen tegenover de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) vervullen en is (ook na het vervullen van deze verplichtingen) hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de schulden van de aannemer tegenover de RSZ en de fiscus. Dit betekent dat de RSZ en fiscus zich, wanneer de aannemer zijn schulden aan hen niet betaalt, zonder bijkomende voorwaarden, kunnen richten tot de bouwheer. Deze schulden kunnen hoog oplopen.

    Om onaangename verrassingen te vermijden, raden wij dan ook ten stelligste af om werken te laten uitvoeren door een niet-geregistreerde aannemer. Deze controle moet doorgevoerd worden zowel op het ogenblik dat het werk gegund wordt als op het ogenblik van betaling.

    Wanneer het schoolbestuur als bouwheer optreedt zal het dus, vooraleer het enige overeenkomst afsluit, aan de aannemer vragen zijn bewijs van registratie voor te leggen. Zo niet, wordt er geen contract afgesloten.

    Het is niet voldoende dat op de factuur van de aannemer een registratienummer vermeld is. Zelfs indien de aannemer dit nummer niet (meer) had, maar dit toch op zijn factuur vermeldde, blijft de bouwheer hoofdelijk aansprakelijk tegenover de RSZ. De goede trouw van de bouwheer ontslaat hem niet van zijn hoofdelijke aansprakelijkheid.

    De federale overheidsdienst voor financiën beschikt over een “up to date” lijst van geregistreerde aannemers. Op basis van het btw-nummer van de aannemer kunt u telefonisch navragen of deze aannemer geregistreerd is op het nummer 02 210 24 70. Deze inlichting kan ook bekomen worden bij de provinciale registratiecommissies.

    Op de webstek van de sociale zekerheid vindt men informatie: https://www.socialsecurity.be > NL > De onderneming > Werkgevers RSZ > Bouwwerken > Inhoudingsplicht > Bericht aan de opdrachtgevers.  [2006-03-29]

  • Aankopen door leraren

    Leraren kopen zelf in de kleinhandel materiaal aan dat ze in de klas nodig hebben. Ze leggen de factuur of het kasticket voor aan de school, die vervolgens het bedrag op de rekening van de leraar stort. Is dit een correcte manier van werken?

    Als reële uitgaven door een geldig document gedekt worden, kan er geen probleem zijn. Het is wel vereist dat uitsluitend de originele aankoopfactuur (of het originele kasticket) bij de boekhouding geklasseerd wordt.  [2005-06-15]
  • Aankoopfacturen

    Moeten na 1 januari 2006 de aankoopfacturen nog steeds voorzien worden van een stempel en de handtekening van de schooldirectie ten behoeve van de verificatie?

    De omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen vermeldt deze verplichting niet meer. Integendeel, in punt 1.2 schrijft de overheid dat ze er uitdrukkelijk naar streeft geen nodeloze planlast te creëren.  [2006-01-11]
  • Aankoopdagboek

    Mag men een afzonderlijk aankoopdagboek bijhouden voor het boeken van verbouwingskosten?

    Het heeft in feite geen zin om een afzonderlijk aankoopdagboek per kostensoort bij te houden. De school boekt in principe alle aankopen in eenzelfde aankoopdagboek. Een aankoopdagboek dient nu eenmaal om alle aankopen in te boeken. Indien men de verbouwingskosten afzonderlijk wenst op te volgen, past men daarvoor beter een analytische boekhouding toe of men splitst rekening 27 [Vaste activa in aanbouw en vooruitbetalingen] op per bouwdossier.  [2006-07-07]
  • Aanpassingen praktijklokaal

    In een praktijklokaal worden aanpassingen doorgevoerd qua elektriciteit en sanitair. Ook de bestaande kasten worden aangepast met extra legplanken. Hoe moet dit geboekt worden?

    Indien het om loutere vervangingen gaat, komen activering en afschrijving niet in aanmerking. De aanpassingen worden dan geboekt op rekening 611 [Onderhoud en herstelling].  [2006-11-06]
  • Aantal personeelsleden

    Welke personeelsleden moeten meegeteld worden met het oog op de toepassing van de criteria voor kleine, grote of zeer grote vzw?

    De berekening van het aantal voltijdse equivalenten wordt geregeld in artikel 17, § 3, 1° en § 5 van de Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen van 27 juni 1921.  Deze wet verwijst naar het Koninklijk besluit tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels van 05/11/2002  , of voor de werknemers die uitgesloten worden uit het toepassingsgebied van voornoemd koninklijk besluit, de werknemers ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden krachtens het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten.  De berekening gebeurt op basis van het aantal personeelsleden waarmee het schoolbestuur een overeenkomst heeft. Een schoolbestuur heeft een arbeidsovereenkomst met alle vast benoemde en tijdelijke personeelsleden. Wanneer een afwezig personeelslid wordt vervangen, heeft het schoolbestuur ook een overeenkomst met dit tijdelijk personeelslid. Dit betekent dat zowel de afwezige als de vervanger meetellen voor de berekening van het aantal voltijdse equivalenten in het kader van een zwangerschapsverlof, een verlof wegens opdracht, kredieturen …. 

    Voor de berekening van het aantal voltijdse equivalente personeelsleden, worden zowel de gesubsidieerde personeelsleden als de contractuelen (o.m. MVD-personeel) in rekening gebracht. Alle deeltijdse personeelsleden moeten meegerekend worden, ongeacht hun tewerkstellingspercentage maar pro rata van hun opdrachtbreuk en pro rata van de tewerkstellingsperiode in het boekjaar.

    Er is slechts één soort personeelsleden die niet moeten worden meegeteld: het PWA-personeel. PWA-personeel moet niet worden meegeteld omdat deze personeelsleden uitgesloten zijn van het toepassingsgebied van het KB van 5 november 2002 betreffende de DIMONA-aangifte op grond van art. 3, § 1, 2° van het Koninklijk besluit tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling. In art. 3, § 1, 2° wordt verwezen naar art. 16bis van het KB van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. Het schoolbestuur moet de PWA-werknemers niet opnemen in het personeelsregister waardoor deze groep personeelsleden niet hoeft meegeteld te worden.  [2016-11-18]

  • Advocaat

    Waar boekt men schulden aan een advocaat?

    Schulden aan een advocaat boekt men onder rekening 44 Leveranciers. Werkingsschulden vloeien voort uit de werking van de school, wat ruimer kan zijn dan het strikte onderwijs.  [2006-03-24]
  • Administratiekosten

    Op bepaalde facturen worden er administratie– of verzendingskosten aangerekend. Moet men deze kosten afzonderlijk boeken? En op welk rekeningnummer doet men dit best?

    Neen. In overeenstemming met Art. 22 van het VSKO-model boekt men uitsluitend tegen de aanschaffingswaarde, dit is de aankoopprijs met inbegrip van de bijkomende kosten.  [2006-03-10]
  • Activaplan

    Een MVD-medewerker die in aanmerking komt voor het Activa-plan, ontvangt maandelijks € 500 van haar nettoloon van de RVA. Op de loonbon wordt dit bedrag vermeld onder code 9400. Waar wordt dit bedrag geboekt?

    Hiervoor geldt dezelfde regeling als in onze vragenbank beschreven is onder het trefwoord Sociaal secretariaat (2). 
    Meer informatie over het Activaplan vindt u op: http://werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=704.  [2008-12-04]
  • Aanbesteding

    Is het nodig bij de aankoopprocedure een RSZ-attest te vragen aan de aannemer of de leverancier bij de gunning van een werk of van een levering voor een bedrag boven € 5 500 of boven € 67 000?

    De geciteerde grensbedragen van 5 500 en 67 000 euro lijken te verwijzen de wet over de gunning van overheidsopdrachten (wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, BS 22 januari 1994). Het vragen van een RSZ-attest heeft te maken met andere regelgeving, namelijk het werken met geregistreerde aannemers (zie trefwoord “Aannemer”).

    Volgens artikel 36bis van de schoolpactwet (wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen in de onderwijswetgeving, http://edulex.vlaanderen.be > Via delen en rubrieken van de wetgeving > Gemeenschappelijk deel > Schoolpact > 29 mei 1959) moeten schoolbesturen de wet van 24 december 1993 toepassen op alle leveringen van goederen en diensten.

    Dit betekent dat het schoolbestuur naar gelang van de grootte van de bestelling een andere procedure moet toepassen.

    • Kostprijs tot 5 500 euro: wanneer een bestelling (zonder btw) niet meer bedraagt dan 5 500 euro, kan het schoolbestuur werken met een “aangenomen factuur”. Dit betekent dat het schoolbestuur slechts één offerte moet voorleggen.
    • Kostprijs tussen 5 500 en 67 000 euro: wanneer het schoolbestuur een bestelling wil doen waarvan de globale kostprijs tussen 5 500 en 67 000 euro ligt, moet het in principe een onderhandelingsprocedure opstarten. De globale kostprijs is steeds de kost van de volledige bestelling. De opdracht mag niet gesplitst worden met het oog op het vermijden van de gunningsregels. De onderhandelingsprocedure loopt als volgt. U vraagt aan een aantal leveranciers een offerte. Om voldoende concurrentie te garanderen, raden wij u aan om ervoor te zorgen dat u minstens 3 regelmatige offertes hebt. De offertes worden bij voorkeur opgemaakt op basis van een bestek. Op deze wijze heeft men de garantie dat de offertes van de aannemers betrekking hebben op dezelfde prestaties. De gegadigden worden bij voorkeur gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd. Er is geen wettelijke verplichting om een uiterste datum vast te stellen voor ontvangst van de offertes (indien men hier echter voor kiest, dient men er zich strikt aan te houden). Na de ontvangst van de offertes, zal het schoolbestuur deze onderzoeken. Na het onderzoek stelt het een rangschikking op. Hoewel er in de wetgeving geen sprake is van een automatische gunning aan de laagste bieder, geeft de administratie hier duidelijk de voorkeur aan. Het schoolbestuur vermijdt verwikkelingen en bevordert de snelle behandeling van een dossier door het aan de goedkoopste te gunnen.
    • Kostprijs: indien de kostprijs méér dan 67 000 euro bedraagt, moet het schoolbestuur de procedure van de openbare aanbesteding volgen.

    Tot slot verwijzen wij u graag naar de website van de dienst Investeringen en internaten van het VSKO. Daar vindt u nog veel meer informatie over aanbestedingen: http://www.vsko.be >Informatie over investeringen en infrastructuur (DIKO) >Thema’s > Overheidsopdrachten. De toelichting bij de wet van 24 december 1993 is weliswaar geschreven in het kader van AGIOn-dossiers (voorheen DIGO-dossiers), maar zij kan ook worden toegepast op andere aanbestedingen.

    Zie ook trefwoord “Offertes”.  [2006-03-29]

Btop

  • Bebouwde terreinen

    Wat bedoelt men met rekening 222 Bebouwde terreinen?

    Als men eerst de grond koopt, en bijvoorbeeld 5 jaar later een gebouw opricht, dan kan het onderscheid tussen de grond en het gebouw duidelijk gemaakt worden. Als echter een bestaand gebouw gekocht wordt, dan kan er geen onderscheid gemaakt worden tussen de grond en het gebouw; men spreekt dan van een bebouwd terrein. Grond kan niet afgeschreven worden, gebouwen wel, bebouwde terreinen gedeeltelijk.

    Zie ook trefwoord “Terreinen – Meerwaarde”.  [2005-12-14]
  • Bedrijfsrevisor - Aanstelling

    Moet in een katholieke secundaire school de ondernemingsraad de aanstelling van een bedrijfsrevisor tot commissaris goedkeuren? Heeft het Lokaal Onderhandelingscomité (LOC ) of het Onderhandelingscomité van de Scholengemeenschap (OCSG) enige bevoegdheid terzake?

    Volgens art. 15bis van de wet op de ondernemingsraden moet in elke onderneming waar een ondernemingsraad werd opgericht met uitzondering van de gesubsidieerde onderwijsinstellingen, één of meer bedrijfsrevisoren worden benoemd. De opdracht van deze revisoren en de voordracht, benoeming, de vernieuwing van het mandaat en het ontslag gebeuren op dezelfde wijze als voor vennootschappen. 

    O.i. behoort in het gesubsidieerd onderwijs het aanstellen van een bedrijfsrevisor in instellingen met een ondernemingsraad dus tot de exclusieve bevoegdheid van de Algemene Vergadering van de vzw schoolbestuur. De ondernemingsraad moet hier niet mee akkoord gaan.

    Volgens art. 29 van het decreet op het LOC, heeft het LOC ten minste jaarlijks recht op inlichtingen in verband met het financieel beleid van de school. Deze inlichtingen betreffen o.a. de jaarrekeningen van het laatste kalenderjaar. Het LOC heeft geen bevoegdheden inzake het aanstellen van een revisor.  [2006-02-24]
  • Bedrijfsrevisor - Criteria

    Is het schoolbestuur verplicht om een bedrijfsrevisor aan te stellen?

    Alle schoolbesturen die volgens de vzw-wet onder de categorie “zeer grote vzw” vallen, zijn verplicht een commissaris-bedrijfsrevisor aan te stellen.

    Het gaat om schoolbesturen die

    • ofwel, gemiddeld over het jaar, meer dan 100 voltijdse equivalente personeelsleden aanstellen,
    • ofwel, bij de afsluiting van het boekjaar, aan minstens twee van de volgende drie criteria voldoen:
    • gemiddeld over het jaar, meer dan 50 voltijdse equivalente personeelsleden tewerkstellen;
    • minstens 7 300 000 EUR (exclusief btw) aan gewone ontvangsten hebben (d.i. exclusief de financiële en de uitzonderlijke opbrengsten) hebben, bijvoorbeeld werkingstoelagen, AGIOn-subsidies (voorheen DIGO-subsidies), bijdragen van ouders;
    • een balanstotaal van minstens 3 650 000 EUR hebben.

    Voor de berekening van de gewone ontvangsten kan parlementaire vraag nr. 385 van 5 oktober 2004 van mevr. Van der Auwera of CBN-advies 2010/5 worden gebruikt;

    Zie ook trefwoord “Aantal personeelsleden”.  [2016-04-05]

  • Bedrijfsrevisor – Toelage

    Op welke rekening boeken we de tegemoetkoming van de overheid in de kosten van de aanstelling van een bedrijfsrevisor voor een zeer grote vzw?

    De tussenkomst van de overheid in de kosten van een zeer grote vzw voor de aanstelling van een bedrijfsrevisor (rondzendbrief NO/2010/01) kan geboekt worden op rekening 739 [Overige toelagen en subsidies]. Ook rekening 731 [Bijzondere werkingsmiddelen] kan hiervoor in aanmerking komen.  [2008-12-04]
  • Bedrijfsvoorheffing

    Waar boek ik de bedrijfsvoorheffing op de vergoeding voor het middagtoezicht?

    Brutolonen worden op rekening 620 [Bezoldigingen] geboekt. Indien men de schuld wil uitdrukken, gebeurt dit via rekening 453 [Ingehouden voorheffingen].  [2008-12-04]
  • Beginbalans - Investeringen verleden

    Moeten investeringen in onroerend goed uit het verleden (bijvoorbeeld verbouwingen) opgenomen worden in de beginbalans?

    Het schoolbestuur moet een keuze maken. Ofwel vertrekt het voor de waardering van het onroerend goed van een schattingsverslag dat de actuele reële waarde vastlegt; daarin zijn eerdere herstellingswerken inbegrepen. Ofwel probeert het schoolbestuur de waarde historisch te reconstrueren. In dit geval zullen investeringen in rekening worden gebracht. Zie voorts ook trefwoord Beginbalans - Waardering.  [2005-06-15]
  • Beginbalans - Onttrekking

    In het MAR is er geen rekening voor de onttrekking aan de Fondsen van het Schoolbestuur. Dit heeft tot gevolg dat bij het opmaken van de beginbalans duidelijk moet zijn welke bedragen gereserveerd moeten worden voor voorzieningen en welke voor reserves.

    Voor de onttrekking aan de fondsen van het schoolbestuur hoeft in het onderwijs inderdaad niet in een rekening voorzien te worden, omdat deze zonder voorwerp is. Wél interessant is de vraag of het schoolbestuur bij het opstellen van de beginbalans alles in het patrimonium moet steken dan wel of er in de beginbalans overgedragen resultaten mogen zijn. Dit laatste is namelijk toegestaan. Dit betekent concreet dat het schoolbestuur er goed aan doet in het boekjaar 2005 (waarin de boekhoudkundige verplichtingen van de vzw-wet voor bestaande vzw’s nog niet van toepassing zijn) er voor te zorgen dat de eindbalans gelijk is aan wat het schoolbestuur als beginbalans voor 2006 wil hebben.  [2005-06-15]
  • Beginbalans - Openstaande facturen

    Op welke wijze moeten openstaande facturen in de beginbalans opgenomen worden?

    De openstaande leveranciers worden op de betreffende individuele leveranciersrekeningen aan de creditzijde geboekt. De tegenpost is de rubriek 10 Fondsen van het schoolbestuur. Deze openstaande facturen worden dus niet rechtstreeks op rubriek 440 Leveranciers geboekt, maar op de individuele leveranciersfiches. Als de openstaande factuur betaald wordt, zal de individuele leveranciersrekening gedebiteerd worden, zodat de bedragen kunnen afgepunt worden en het saldo op nul komt.  [2005-12-14]
  • Beginbalans - Waardering

    Sedert 2001 werken we met een ‘beperkte’ dubbele boekhouding –materiële vaste activa, erf-pachten, afschrijvingen en overlopende rekeningen werden niet geboekt. Alle investeringsgoederen (meubilair, pc’s...) werden onmiddellijk in kosten genomen. Dienen deze goederen op 1 januari 2006 nog met een nettoboekwaarde in de beginbalans opgenomen te worden?

    Het schoolbestuur moet met ingang van 1 januari 2006 voldoen aan de nieuwe boekhoudverplichtingen zoals voorzien in de vzw-wet. Het schoolbestuur zal dus een beginbalans – die in feite het ”beginvermogen” weergeeft - moeten opstellen op datum van 1 januari 2006.

    Een belangrijk element binnen deze boekhoudverplichtingen is het opstellen van waarderingsregels door de Raad van Bestuur. Deze waarderingsregels zullen o.a. de “spelregels” vastleggen betreffende het boeken van investeringen op het actief van de balans. Dit houdt o.a. in het vastleggen van een aantal categorieën van vaste activa, het bepalen van afschrijvingspercentages per categorie en eventueel een grensbedrag voor het al dan niet activeren van een investering. Ook voor de beginbalans – met o.a. het bepalen van de boekwaarde van de vaste activa – dienen deze waarderingsregels gevolgd te worden.  Op de webpagina 'Dubbele boekhouding' kan, onder de hoofding “Proefproject dubbele boekhouding” een formulier worden gedownload dat als leidraad kan worden gebruikt om de waarderingsregels door de Raad van Bestuur te laten opstellen en goedkeuren.

    Het bepalen van de begininventaris en de boekwaarde van de vaste activa dient dus te gebeuren conform de goedgekeurde waarderingsregels die van toepassing zijn vanaf 1 januari 2006. Hoe de boekhoudkundige verwerking is gebeurd vóór 1 januari 2006 – als vast actief of rechtstreeks voor 100 % in de kosten – speelt hierbij hier geen rol.

    Voor de opname en waardering van de actiefbestanddelen op de openingsbalans voorziet het VSKO-model (Art. 49) in twee mogelijkheden, zijnde waardering “in continuïteit” en “zero-based” waardering.  Zie “Waarderen in continuïteit” en “Waarderen volgens zero-based”.

    De eerste jaarrekening dient géén vergelijkende cijfers te bevatten voor het “vorige” boekjaar wat resultatenrekening en toelichting betreft.

  • Beginvoorraad

    Wat moet in de beginvoorraad opgenomen worden? Moet deze voorraad aangepast worden bij de afsluiting van het boekjaar?

    Voorraden moeten minstens jaarlijks geteld, gewaardeerd en in principe in de boekhouding opgenomen worden bij afsluiting van het boekjaar. De voorraadwijziging moet in het resultaat tot uitdrukking gebracht worden. Vooral in technische scholen en beroepsscholen kan de waarde van de voorraden een relatief belangrijk bedrag vormen en dus een niet te verwaarlozen effect hebben op het balanstotaal.

    Art. 26 van het VSKO-model bepaalt evenwel: In afwijking van andersluidende bepalingen mogen het klein materieel en de voorraden,die bestendig worden hernieuwd en waarvan de aanschaffingswaarde te verwaarlozen is in verhouding tot het balanstotaal, op het actief worden opgenomen voor een vast bedrag indien de hoeveelheid, de waarde en de samenstelling ervan niet aanmerkelijk veranderen van het ene boekjaar tot het andere. In dit geval wordt de prijs voor de hernieuwing van deze bestanddelen opgenomen onder de werkingskosten.

    Het is het schoolbestuur dat de gehanteerde regels formeel dient vast te leggen. Het schoolbestuur kan aldus beslissen om oude en verouderde artikelen met een zeer beperkte gebruikswaarde niet op te nemen, of om de nog aanwezige boeken en cursussen (vorige uitgave/druk, kleine aantallen) niet op te nemen.  [2006-01-13]
  • Belegging (1)

    Waar binnen groep 28 Financiële vaste activa worden langetermijnbeleggingen in fondsen voor aandelen en obligaties geboekt?

    Indien het om een belegging van het schoolbestuur gaat, hoort deze thuis in klasse 5 Geldbeleggingen en liquide middelen. De groep 28 Financiële vaste activa heeft immers betrekking op deelnemingen in andere entiteiten om het eigen doel te (helpen) realiseren op een operationele manier (vast actief) en niet door louter beleggen. De bedoeling is dan een duurzame band te creëren met de betrokken onderneming(en). Aangezien men bij beleggingsfondsen niet volledig weet in welke ondernemingen/entiteiten men participeert, lijkt ons dat aspect niet aanwezig te zijn. Boeken binnen de 28-groep komt dus niet in aanmerking.  [2006-03-10]
  • Belegging (2)

    Mag de school haar werkingsmiddelen uitsluitend op een zichtrekening, een spaarrekening of een termijnrekening plaatsen?

    Deze beperking is opgeheven door art. III, 3 van het decreet van 9 juli 2010 betreffende het onderwijs XX (Belgisch Staatsblad, 31 augustus 2010). Wel moeten de opbrengsten van deze werkingsmiddelen, in overeenstemming met artikel 3.7 van rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs, voor de werking van de school aangewend worden.  [2011-01-23]
  • Bestemde fondsen

    Kan men voor investeringen bestemde fondsen aanleggen?

    Ja, mits de Raad van Bestuur van de vzw daartoe een formele beslissing neemt. Bestemde fondsen worden gevormd vanuit het positieve resultaat dat een vereniging haalt, en waaraan zij een heel specifieke bestemming wenst te geven. Het is dus in feite een reserve. Een voorziening daarentegen wordt aangelegd voor de resultaatsverwerking en gaat altijd over kosten.

    Meer informatie over het onderscheid tussen voorzieningen en bestemde fondsen vindt men in de brochure “Het nieuw boekhoudkundig stelsel van de grote en zeer grote verenigingen” onder punt 6.10 Bestemde fondsen, waar uitdrukkelijk investeringsfondsen vermeld worden. U kunt deze brochure raadplegen op de website van de FOD Justitie:
    http://www.just.fgov.be/img_justice/publications/pdf/68.pdf  [2008-12-04]
  • Bewaartermijn

    Hoe lang moeten de documenten van de dubbele boekhouding bewaard worden?

    De wettelijk verplichte bewaartermijn voor de boeken van de dubbele boekhouding bedraagt 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.

    Voor vzw’s verwijst het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen naar het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen.  In dit koninklijk besluit is de bewaartermijn vermeld in artikel 9.

    Voor de schoolbesturen van het gesubsidieerd onderwijs heeft het departement onderwijs in Art. 3.5 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen dezelfde termijn van 7 jaar opgelegd met betrekking tot het bewaren van de documenten met het oog op verificatie.  

    In het CBN-advies 2011/21 Bewaring van de boeken en verantwoordingsstukken van 5 oktober 2011 wordt aangeraden om bepaalde stukken langer te bewaren dan de wettelijk verplichte termijn.  [2016-04-05]

  • Boeken en cursussen

    Waarom is er een aparte rekening Boeken en cursussen (35), terwijl er een rekening Goederen en materialen bestemd voor de verkoop (34) bestaat? Was deze rekening niet beter een onderdeel van rekening 34?

    ABKO heeft ervoor geopteerd boeken en cursussen apart te zetten, gezien het grote belang hiervan voor de meeste scholen. Rekening 35 bestemmen voor de verkoop van onroerend goed is niet relevant voor de scholen; in het MAR voor de hogescholen geeft men trouwens dezelfde betekenis aan rekening 35.  [2004-06-29]
  • Boeken voor leerlingen

    Hoe wordt het gratis ter beschikking stellen, verhuren of verkopen van boeken aan leerlingen boekhoudkundig verwerkt?

    Gratis ter beschikking stellen (verscheidene jaren) – Als de school handboeken gedurende een aantal jaren gratis ter beschikking stelt van de leerlingen, dan worden deze geactiveerd onder rekening 23 Installaties, machines en uitrusting. Het schoolbestuur kan desgewenst zelf een geschikte indeling van deze rekeningen maken. Een afschrijvingstermijn van drie jaar lijkt voor de hand te liggen.

    Gratis ter beschikking stellen (één jaar) – Als de school werkboeken waarin geschreven wordt en die dus hoogstens één schooljaar gebruikt kunnen worden, gratis ter beschikking van de leerlingen stelt, dan worden deze geboekt onder rekening 615 Gereedschappen en materialen of een onderverdeling daarvan (bijvoorbeeld 6153 Schoolbehoeften). Voorts verwijzen we voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen naar het trefwoord Groep 61.

    Verhuren – Boeken en cursussen gekocht met de bedoeling te verhuren aan leerlingen boekt u op rekening 23 Installaties, machines en uitrusting. In tegenstelling tot rekening 24 omvat rekening 23 datgene wat tot de kernactiviteit van de school behoort (namelijk onderwijs verstrekken). Indien de te verhuren boeken een substantieel deel van rekening 23 vormen, dient u rekening 23 bij voorkeur verder uit te splitsen. De bijdragen van de leerlingen boekt u op rekening 709 Overige leerlingenbijdragen, eventueel uit te splitsen.

    Verkopen – Boeken en cursussen gekocht met de bedoeling door te verkopen aan de leerlingen boekt u op rekening 605 Aankopen van boeken en cursussen, de bijdragen van de leerlingen op rekening 705 Verkopen van boeken en cursussen. De boeken en cursussen bestemd voor doorverkoop die per 31 december van het boekjaar nog in voorraad zijn, kunnen samen een beduidende waarde hebben en worden dan bij afsluiting in de voorraadrekening 35 Boeken en cursussen opgenomen.  [2005-06-15]
  • Boeken voor leraren

    Waar worden presentexemplaren voor leraren geboekt?

    Presentexemplaren voor leraren boekt u op rekening 6152 [Bibliotheek, mediatheek, open leer-centrum].  [2005-06-15]
  • Boekhoudkundige entiteit

    Op welk niveau moet de rapportering onder de vorm van de jaarrekening gebeuren: op het niveau van de school, op het niveau van het schoolbestuur of op het niveau van de scholengemeenschap?

    Wat de vzw-wet betreft, is het schoolbestuur verplicht haar jaarrekening in te dienen op het niveau van het schoolbestuur, dit wil zeggen één jaarrekening voor alle instellingen samen die door hetzelfde schoolbestuur beheerd worden. Indien deze instellingen afzonderlijke boekhoudingen voeren, dan dienen deze boekhoudingen bij de afsluiting van het boekjaar geconsolideerd te worden op het niveau van het schoolbestuur.

    Wat de verificatie door het departement onderwijs betreft, laat Art. 3.1 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen de scholen vrij in het bepalen van de boekhoudkundige entiteit. Concreet betekent dit dat het schoolbestuur de aanwending van de werkingsmiddelen kan verantwoorden (a) voor het geheel van al haar instellingen samen, (b) per afzonderlijke instelling, of (c) per willekeurige groepering van haar instellingen. Indien bijvoorbeeld een schoolbestuur vijf scholen beheert, dan kan ze een verantwoording opstellen (a) voor deze vijf scholen samen, (b) voor elk van deze vijf scholen afzonderlijk, of (c) bijvoorbeeld voor twee onderwijsinstellingen op hetzelfde adres samen plus voor de overige drie scholen afzonderlijk.  [2006-01-11]
  • Boekhoudwetgeving vzw’s

    Waarom wijkt het MAR dat door ABKO ontworpen is, op sommige punten volledig af van het stelsel dat sedert 1976 door de privé-ondernemingen gebruikt wordt?

    Het is inderdaad zo dat de wettelijke context van de boekhoudkundige regelgeving vastgelegd wordt in de federale wet van 17 juli 1975 betreffende de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen (BS 4 september 1975) en in het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen (BS 6 februari 2001).

    Dit besluit is echter voor de vzw’s-inrichtende machten niet (meer) van toepassing, aangezien er recent specifieke besluiten voor de boekhoudingen van vzw’s gepubliceerd zijn, met name:

    • Het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen (BS 11 juli 2003).
    • Het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen (BS 30 december 2003).

    Het eerste besluit heeft betrekking op de kleine vzw’s en het tweede op de middelgrote en grote vzw’s. In de praktijk is dus het eerste besluit vooral van belang voor de basisscholen en het tweede vooral voor de secundaire scholen, alhoewel een aantal scholen zich natuurlijk in het overgangsgebied bevinden.

    ABKO heeft zich bij zijn werkzaamheden vanzelfsprekend gebaseerd op het KB van 19 december 2003. Deze werkwijze verklaart meteen veel ‘afwijkingen’ van het MAR dat door het VVKSO voorgesteld wordt .

    Daarnaast heeft ABKO gewaakt over conformiteit, waar nodig,

    • met de bestaande regelgeving binnen de hogescholen (Besluit van 15 november 1995 van de Vlaamse regering betreffende de beleidsboekhouding, de jaarrekening en het rekeningenstelsel voor de hogescholen en de vzw’s sociale voorzieningen, BS 8 maart 1996),
    • met de bestaande regelgeving binnen het gemeenschapsonderwijs (Besluit van 6 juli 1999 van de Vlaamse regering betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de scholengroepen en het centrale niveau van het gemeenschapsonderwijs, BS 20 oktober 1999),
    • en – vooral wat de resultatenrekeningen betreft – met de bestaande regelgeving voor de gehandicaptenvoorzieningen, voor rust– en verzorgingstehuizen en voor kinderdagverblijven, omdat er banden kunnen zijn op het niveau van de inrichtende machten.
    Ook dit verklaart een aantal ‘afwijkingen’ van het MAR van het VVKSO in vergelijking met de MAR’s die in de ondernemingen gehanteerd worden.

    Bovendien gold voor ABKO de overweging dat heel wat onderwijsinstellingen, primo, momenteel nog niet vertrouwd zijn met het rekeningenstelsel voor de ondernemingen en, secundo, globaal genomen ook onvoldoende vertrouwd zijn met boekhoudjargon (en dus baat hebben bij een misschien van het MAR voor de ondernemingen afwijkende, maar meer begrijpbare rekeningbenaming).  [2006-01-13]
  • Boekjaar

    Waarom valt in het VSKO-model het boekjaar samen met het burgerlijk jaar (van 1 januari tot 31 december) en waarom niet met het schooljaar (van 1 september tot 31 augustus)?

    Indien een boekjaar zou samenvallen met een schooljaar, zou dit wellicht een aantal boekingen vereenvoudigen, maar de taakbelasting van het administratief personeel bij het begin van het schooljaar zou er aanzienlijk door verzwaard worden, vermits de eindejaarsverrichtingen zou-den samenvallen met de start van het schooljaar. De doorslaggevende factor is echter de vaststelling dat het departement onderwijs verplicht is zijn boekjaar te laten samenvallen met het kalenderjaar. Indien in de boekhouding van de scholen een andere definitie van het begrip boekjaar toegepast zou worden, zou dit tot problemen kunnen leiden. Daarom wordt in Art. 4 van het VSKO-model het boekjaar gelijkgesteld aan het kalenderjaar.  [2006-01-13]
  • Brandstof

    Onder welke rubriek moeten benzine en diesel voor het rollend materiaal en voor de grasmachine geboekt worden?

    Dergelijke kosten moeten alleszins binnen groep 61 [Diensten en diverse goederen] geboekt worden. Voor het overige verwijzen we naar het trefwoord Groep 61.  [2006-03-10]
  • Broederlijk delen

    Hoe boekt men bij acties zoals Broederlijk delen (1) de gemaakte kosten, (2) de verkregen opbrengsten, (3) de winst en (4) het doorstorten van de winst?

    De ingezamelde gelden worden geboekt op rekening 700 Opbrengsten uit leerlingenrekeningen, de kosten van de organisatie van de activiteit worden geboekt op rekening 619 Kosten van leerlingenactiviteiten. Het overmaken van de gift wordt geboekt op rekening 643 Giften en schenkingen.

    Indien de gift zich nog niet voltrokken heeft bij het einde van het boekjaar, wordt deze gift (zijnde het verschil tussen de totale opbrengsten en de opgelopen kosten) via rekening 4931 Overige over te dragen opbrengsten overgedragen naar het volgende boekjaar.  [2005-12-14]
  • Buitengewoon onderwijs

    Is het VSKO-model ook van toepassing voor scholen van buitengewoon secundair onderwijs?

    Art. 2 van het VSKO-model stelt: Onder schoolbestuur wordt verstaan de vzw schoolbestuur of de vzw inrichtende macht die één of meer instellingen van katholiek basisonderwijs, secundair onderwijs, volwassenenonderwijs of internaten beheert. In deze formulering is doelbewust het gebruik van de woorden "gewoon" en "buitengewoon" vermeden, om aan te geven dat het VSKO-model zonder onderscheid op scholen voor gewoon en voor buitengewoon onderwijs van toepassing is.  [2006-01-13]
  • Busbegeleiding

    Mogen de lonen voor middagtoezicht (MTZ), busbegeleiding, voor– en naschoolse opvang … in het basisonderwijs bijgepast worden met werkingstoelagen indien het remgeld niet volstaat? Waar moeten deze bedragen geboekt worden?

    In het basisonderwijs mogen de lonen van de personeelsleden belast met middagtoezicht, busbegeleiding of voor- en naschoolse opvang met de werkingstoelagen worden betaald. Dit wordt door de verificatie aanvaard, ook wanneer bijkomend een bijdrage van de ouders wordt gevraagd (het zogenaamde remgeld).

    De toelagen/tegemoetkomingen voor MTZ/opvang/bustoezicht worden onder (een uitsplitsing van) rekening 731 [Bijzondere werkingsmiddelen] geboekt, gelden die de ouders aan de school betalen, worden onder 703 [Voor- en naschoolse opvang] geboekt. De loonkosten voor deze dienstverlening worden onder de kosten 62 [Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen] geboekt. De ontvangen werkingsmiddelen blijven op hun specifieke opbrengstenrekening 730 [Werkingsmiddelen] geboekt. Indien nodig voor de verantwoording kunnen de 62-rekeningen uitgesplitst worden.

    Zie ook trefwoord “Eigen middelen en werkingstoelagen”.  [2006-03-24]

Ctop

  • Centralisatierekeningen

    Bij het boeken van de werkingstoelagen op rekening 400000 geeft het softwarepakket een foutmelding. Hetzelfde doet zich voor met de nascholingen op rekening 401000. Wanneer worden de centralisatierekeningen 401000 (overige vorderingen op het departement onderwijs) en 403000 (overige werkingsvorderingen) gebruikt?

    De rekeningen 400000, 401000, ... zijn centralisatierekeningen. Hier mag niet rechtstreeks op geboekt worden, want dan krijg je inderdaad fouten in de historieken. Hetzelfde geldt voor de rekening 440000: dit is de centralisatierekening van de leveranciers. Bij het ingeven van een leveranciersfactuur wordt dit nummer ook niet gebruikt om op te boeken. 

    De juiste werkwijze is als volgt. Voor klanten boekt men in het verkoopdagboek de vordering op een (eventueel nieuw te maken) klant "Departement onderwijs" en op een inkomstenrekening (7). Voor leveranciers boekt men in het aankoopdagboek de factuur op de leveranciersrekening en op een uitgavenrekening (6). Bij de leveranciers is deze werkwijze vertrouwd, bij de klanten is het dus analoog. Bij het afdrukken van een proef- en saldibalans worden alle individuele klanten- en leveranciersfiches gecentraliseerd op een 40..., 44... rekening. 

    Rekening 401 Overige vorderingen op het Departement onderwijs heeft betrekking op vorderingen die specifiek zijn voor het departement onderwijs, terwijl rekening 403 Overige werkingsvorderingen betrekking heeft op vorderingen ten aanzien van andere overheden (bijvoorbeeld gemeente of provincie) die ontstaan ten gevolge van de normale werking van de school.  [2005-06-15]
  • Computers

    Rekening 23 wordt gebruikt voor datgene wat tot de kernactiviteit van de school behoort, met name onderwijsverstrekking, rekening 24 is bedoeld voor ondersteunende activiteiten. Hoort al het meubilair dan op rekening 24 thuis (zowel kantoormeubelen als klasmeubilair), en alle computers (zowel voor de leerlingen als voor het secretariaat) op rekening 23?

    Klasmeubilair moet op rekening 24 Meubilair en rollend materieel geboekt worden, en niet op rekening 23 Installaties, machines en uitrusting. Voor de boeking van leerlingencomputers kunnen echter verschillende standpunten ingenomen worden. De computers van het secretariaat horen alleszins thuis onder rekening 242 Kantooruitrusting, maar de computers van de leerlingen kunnen in het kader van de bewijslast voor gekleurde middelen onder rekening 23 geboekt worden.  [2005-06-15]
  • Computers - Onderhoud

    Moet er voor het onderhoud van de computers een onderscheid gemaakt worden tussen computers voor de administratie en computers voor de leerlingen?

    In principe is het ver gezocht hier een onderscheid te introduceren, maar men kan er rekening mee houden dat het deels om gekleurde gelden (ict-coördinatie) kan gaan, die afzonderlijk ver-antwoord moeten worden. Daarom kan het zinvol zijn het onderhoud van kantoorcomputers op rekening 6115 Kantooruitrusting te boeken, en het onderhoud van leerlingencomputers op rekening6112 Installaties, machines en uitrusting.  [2005-06-15]
  • Computers - Tweedehands

    Moeten tweedehands aangekochte pc’s, gezien hun lage aankoopprijs, geactiveerd worden?

    Vermits alle pc’s geactiveerd worden, moeten ook deze pc’s geactiveerd worden.
    Zie ook bij de trefwoorden “Meubelen (1)” en “Afschrijvingen (globale)”.  [2006-03-10]
  • Containerklas

    Onder welke rekening moet een containerklas geboekt worden?

    Een containerklas moet geboekt worden op rekening 221 Gebouwen en vervolgens in overeenstemming met Artikel 32 § 2 van het VSKO-model afgeschreven worden op 10 jaar.  [2006-01-13]

Dtop

  • DBFM - Nieuw aflossingsplan na de voorlopige beschikbaarheidsdatum

    Wat moet ik doen met het nieuwe DBFM-aflossingsplan dat ik ontvangen heb van Scholen van Morgen?

    De nieuwe cijfers moeten opgenomen worden in de boekhouding.  Wanneer al eerder geboekt is op basis van een eerder aflossingsplan, dan dienen correctieboekingen te gebeuren.  Er zijn 2 manieren om correctieboekingen uit te voeren:
    • de oorspronkelijke boeking wordt teruggedraaid en vervolgens gebeurt er een nieuwe boeking met de nieuwe bedragen
    • het verschil wordt berekend tussen de voorgaande en de nieuwe cijfers en alleen de verschillen worden geboekt.

    Scholen die begin 2016 een nieuw aflossingsplan hebben ontvangen omwille van de verlaging van het btw-tarief, dienen de volgende correctieboekingen uit te voeren:

    • de boeking van het eigenlijke iDBFM-contract: er moet een nieuw totaal bedrag geboekt worden op de rekening 490 [Overlopend actief: onderhoud] en op de tegenposten 150 [Subsidie van de BBV] en 172 [Leasingschulden en soortgelijke]
    • de korte termijn leasingschuld die de Inrichtende Macht in het boekjaar betaalt, wordt gewijzigd door een boeking op rekening 422 [Leasingschulden en soortgelijke op minder dan 1 jaar] tegenover de rekening 172 [Leasingschulden en soortgelijke].  Het nieuwe bedrag is de som van de bedragen in de kolom “Aandeel IM” van het boekjaar van de wijziging in het deel “Subsidieberekening Bruto Beschikbaarheidsvergoeding” van het aflossingsplan.  Op het einde van het boekjaar moet het nieuwe bedrag berekend worden voor de daaropvolgende boekjaar, door voor dezelfde kolom de som te maken van de 4 kwartaalbedragen van het volgende boekjaar.  Dit bedrag blijft van toepassing voor de daaropvolgende boekjaren.
    • er moet een nieuw bedrag bepaald worden voor de eindejaarboeking waarmee de geactiveerde onderhoudskost in resultaat wordt genomen: het nieuwe saldo op de rekening 490 [Overlopend actief: onderhoud] moet daarvoor gedeeld worden door het resterend aantal jaar van de periode van 30 jaar.  Vanaf het jaar van de ontvangst van het nieuwe aflossingsplan wordt dit nieuwe bedrag jaarlijks gebruikt voor de boeking op de rekening 490 [Overlopend actief: onderhoud] en de tegenpost 6111 [Onderhoud en herstelling – Gebouwen]
    • er moet een nieuw bedrag bepaald worden voor de eindejaarboekingen waarmee de AGIOn-subsidie in resultaat wordt genomen: het nieuwe saldo op de rekening 150 [Subsidie van de BBV] moet daarvoor gedeeld worden door het resterend aantal jaar van de periode van 30 jaar.  Vanaf het jaar van de ontvangst van het nieuwe aflossingsplan wordt dit nieuwe bedrag jaarlijks gebruikt voor de boeking op de rekening 159 [Subsidie van de BBV] en de tegenpost 7360 [In resultaat name van de subsidie van de BBV]

    Het is aan te raden alle versies van aflossingsplannen die gebruikt zijn voor boekingen te bewaren, zodat het in de toekomst mogelijk blijft om de saldi op de rekeningen te verklaren. [2016-04-05]

  • Debetsaldo op leveranciers

    Waartoe dient rekening 405 Debetsaldo op leveranciers?

    ABKO heeft voor rekening 405 Debetsaldo op leveranciers geopteerd om de scholen bewust te maken van het feit dat debetsaldi op leveranciersrekeningen, die inderdaad geboekt zullen staan op de 440-rekening bij de werkingsschulden, bij het einde van het boekjaar overgeboekt moeten worden naar de werkingsvorderingen.

    Dit om te voldoen aan het wettelijke compensatieverbod; compensatie tussen schulden en tegoeden is namelijk verboden (cfr. Art. 12 van het VSKO-model).  [2006-03-24]
  • Depositorekening

    Mag de school haar werkingsmiddelen uitsluitend op een zichtrekening, een spaarrekening of een termijnrekening plaatsen?

    Deze beperking is opgeheven door art. III, 3 van het decreet van 9 juli 2010 betreffende het onderwijs XX (Belgisch Staatsblad, 31 augustus 2010). Wel moeten de opbrengsten van deze werkingsmiddelen, in overeenstemming met artikel 3.7 van rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs, voor de werking van de school aangewend worden.  [2011-01-23]
  • Didactisch materiaal

    Wat is het onderscheid tussen de rekeningen 6150 Gereedschappen, 6151 Didactisch materiaal en 6153 Schoolbehoeften?

    Voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen verwijzen we vooreerst naar het trefwoord Groep 61.

    Op rekening 6153 Schoolbehoeften kan men schoolgerief (handboeken, schriften, pennen …) boeken dat gratis ter beschikking van leerlingen gesteld wordt en dat ze ook thuis gebruiken (basisonderwijs, buitengewoon onderwijs). 

    Op rekening 6151 Didactisch materiaal kan men de aankoop boeken van wandkaarten, posters, leerpuzzels, microscooppreparaten, bordvegers, stiften, transparanten, muziek-cd’s, zakrekenmachines …

    De aankooprekening 6150 Gereedschappenzal vooral voor het technisch en beroepsonderwijs belang hebben. Hier kan men de aankoop van beitels, hamers, messen, snijplanken, boren ... boeken. Op rekening 600 Grondstoffen dienen dan weer de materialen geboekt worden die leerlingen en leraars in de klas gebruiken en verbruiken. Krijt en papier horen dus thuis onder 600 Grondstoffen.  [2006-03-24]
  • Diensten en diverse goederen

    Op welke rekening binnen groep 61 Diensten en diverse goederenmoet […] geboekt worden?

    ABKO ontvangt zeer veel vragen over specifieke boekingen op de rekeningen van groep 61. ABKO beschouwt het niet als zijn opdracht om op dergelijke detailvragen te antwoorden. Daarom beperkt ABKO zich tot het beantwoorden van enkele specifieke vragen van meer algemeen belang. Voor het overige kan men bij de boekingen binnen groep 61 met onderstaande overwegingen rekening houden. 

    In het algemeen heeft men voor boekingen binnen groep 61 Diensten en diverse goederen een grote keuzevrijheid. Bij het gebruik van de rekeningen is het immers vooral belangrijk dat de kosten en de opbrengsten onder de juiste groep komen, omdat de totalen hiervan op de resultatenrekening verschijnen. De opdeling van de rekeningen van groep 61 heeft immers geen in-vloed op de neergelegde jaarrekening. Bij het gebruik van de rekeningen van groep 61 heeft men vooral aandacht voor de schoolinterne kenmerken om de kosten toe te wijzen aan een rekening of een onderverdeling ervan. Dit laat toe dat de opdeling van groep 61 de behoeften van het schoolbestuur kan reflecteren. 

    In het MAR van het VSKO-model is een bepaalde structuur uitgeschreven. Het schoolbestuur past deze vastgelegde structuur naar eigen inzichten toe. Het schoolbestuur kan eventueel sommige rekeningen verder opsplitsen. Hierover dienen afspraken gemaakt te worden en deze dienen strikt en consequent nageleefd te worden binnen alle geledingen van het schoolbestuur. De juiste toewijzing kan alleen maar gebeuren door goede afspraken. Het consequent toepassen van deze afspraken binnen alle geledingen van het schoolbestuur is belangrijker dan het antwoord op de vraag op welke rekening van groep 61 geboekt moet worden. Binnen het schoolbestuur kunnen bijvoorbeeld lijstjes aangelegd worden met voorbeelden van wat waar geboekt moet worden, zodat iedereen correcte referenties heeft en deze op dezelfde manier zal toepassen.  [2006-03-24]
  • Dienstencheques

    Waar worden dienstencheques geboekt?

    Dienstencheques boekt u op het ogenblik dat u ze aankoopt op rekening 617 Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen. Indien u op het einde van het boekjaar belangrijke overschotten heeft, kunt u deze op dat ogenblik activeren door ze over te boeken naar rekening 57 Kassen (desgevallend op te splitsen) en ze in het daaropvolgende boekjaar terug te boeken naar rekening 617 Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen.  [2005-06-15]
  • DIGO

    Zie trefwoord "AGIOn"  [2007-06-25]

  • Doorfactureren - Eigen producten

    Een technische school produceert een meubel voor een andere school van hetzelfde schoolbestuur. Hoe moet dit geboekt worden?

    Bij de verkoop van het meubel moet de producerende school dit meubel boeken op rekening 72 [Geproduceerde vaste activa] en niet op rekening 704 [Verkopen van goederen en materialen bestemd voor de verkoop].

    Boekingen in de producerende school

    De school heeft voor 1 000 euro grondstoffen aangekocht

    604 Grondstoffen
    aan 440 Leverancier

    De school verkoopt het meubel

    403 Overige werkingsvorderingen
    aan 72 Geproduceerde vaste activa

    Boekingen bij de verwervende school

    De school verwerft het meubel

    240 Meubilair
    aan 440 Leveranciers

    De school schrijft het meubel af tegen 10 %:

    6302 Afschrijvingen op vaste materiële activa
    aan 2409 Afschrijving meubilair.

    Zie ook trefwoord “Inkomsten praktijklessen”.  [2006-07-07]
  • Doorfactureren - Kosten (1)

    Een secundaire school is infrastructureel verweven met twee basisscholen. Veel kosten worden gemeenschappelijk gefactureerd (elektriciteit, verwarming, reftergebruik, turnzaal…). De secundaire school betaalt de facturen en rekent deze elk trimester door aan de basisscholen op basis van verdeelsleutels. Daartoe maakt de secundaire school een verkoopfactuur voor de basisscholen, met het totaal van de te verdelen kosten. De basisscholen zijn vermeld als klant in de boekhouding van de secundaire school. De opbrengsten komen op 7-rekeningen. Is deze manier van werken correct?

    Doorfactureren aan een andere vzw: School 1 rekent aan school 2 (die niet tot hetzelfde schoolbestuur behoort) kosten aan. School 1 stelt een factuur op voor school 2 en boekt de opbrengst op een 7-rekening (749 Diverse inkomsten lijkt aangewezen). School 2 boekt deze kosten op de passende 6-rekening.

    Intern doorfactureren binnen eenzelfde vzw: School 1 rekent aan school 2 (die wel tot hetzelfde schoolbestuur behoort, maar die een aparte boekhouding voert) kosten aan.

    • School 1 stelt een factuur op voor school 2 en boekt de vermindering van kosten op de juiste 6-rekening (in credit).
    • School 2 ontvangt de factuur van school 1 en boekt de kost op de juiste 6-rekening.
    Na deze twee boekingen blijven de totale kosten binnen het schoolbestuur dezelfde. De school die de kosten doorrekent, mag de kostenrekening waarop de factuur geboekt werd, crediteren voor het terugbetaalde bedrag. Zolang de verdeling van kosten binnen de vzw plaatsvindt, is dit geen compensatie.  [2005-12-14]
  • Doorfactureren - Kosten (2)

    Een receptie voor de vormelingen op school wordt doorgerekend aan de parochie. Mag daartoe een rekening 644050 Door te rekenen kosten gecreëerd worden? De opbrengsten komen op rekening 749 Diverse werkingsopbrengsten.

    Deze kosten moeten toegewezen worden aan de juiste kostensoorten in functie van de aard van de kost, bijvoorbeeld de drank van de receptie aan rekening 6166. Via een analytische boekhouding kan men kosten en opbrengsten van specifieke activiteiten en bestemmingen opvolgen.

    Zie ook trefwoorden “Groep 61”, “Feest (personeel)” en “Schema van balans, RR en MAR”.  [2005-12-14]
  • Doorfactureren - personeel

    Een secundaire school betaalt de volledige last van lonen en loonkosten. Een fractie daarvan (bijvoorbeeld één derde) moet door een basisschool terugbetaald worden. Hoe moet dit geboekt worden, als beide scholen niet tot hetzelfde schoolbestuur behoren?

    Bij deze vraag dient het voorbehoud gemaakt te worden in welke mate dergelijke regelingen (met name personeelsleden van een vzw die werken in opdracht van een andere vzw) wettelijk in orde zijn, rekening houdend met de wettelijke bepalingen van de terbeschikkingstelling van personeel. Indien deze regeling wettelijk in orde is, geldt hetzelfde antwoord als gegeven is bij het trefwoord "Doorfactureren - Kosten (1)".  [2005-12-14]
  • Dranken

    Waar worden dranken geboekt?

    Als de drank aangekocht wordt om door te verkopen aan de leerlingen en er een bepaalde voorraad van aangehouden wordt, is rekening 604 [Aankoop van goederen en materialen bestemd voor verkoop] aangewezen. Indien een extern cateringbedrijf instaat voor de aankoop en de distributie, dan kan eerder geopteerd worden voor rekening 6166 [Catering] of rekening 619 [Kosten van leerlingenactiviteiten]. Het belangrijkste is echter dat men een eenmaal gemaakte keuze consequent toepast binnen alle geledingen van het schoolbestuur.

    Zie ook trefwoord “Groep 61”.  [2006-03-24]
  • Dubbele boekhouding - Criteria
    • Kunnen scholen verplicht zijn om een dubbele boekhouding te voeren?
    Vzw’s die, bij de afsluiting van het boekjaar, aan ten minste 2 van de volgende 3 criteria voldoen, zijn verplicht om een dubbele boekhouding te voeren:
    • gemiddeld over het jaar, meer dan 5 voltijdse equivalente personeelsleden tewerkstellen;
    • in totaal minstens 312 500 EUR (exclusief btw) aan gewone ontvangsten hebben, bijvoorbeeld werkingstoelagen, AGIOn-subsidies (voorheen DIGO-subsidies), bijdragen van ouders;
    • een balanstotaal van minstens 1 249 500 EUR hebben.
    De gewone ontvangsten zijn de totale ontvangsten exclusief de uitzonderlijke ontvangsten.

    Zie ook trefwoord “Aantal personeelsleden” voor een exacte berekening van het aantal voltijds equivalente personeelsleden.

    De jaarrekening van de vzw’s die een dubbele boekhouding moeten voeren, moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

    Scholen die overschakelen van een vereenvoudigde boekhouding naar een dubbele boekhouding moeten de Raad van Bestuur laten beslissen of hun voormalige vereenvoudigde boekhouding gelijkwaardig is aan de nieuwe dubbele boekhouding (zie: Gelijkwaardige boekhouding).

    Voor het voeren van een dubbele boekhouding kan gebruik worden gemaakt van het VSKO-model

    Vooraleer een school het VSKO-model mag gebruiken, moet de Raad van Bestuur de gelijkwaardigheid van het VSKO-model aan het wettelijk stelsel formeel goedkeuren.  De webpagina http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/dubbele-boekhouding bevat onder de hoofding “Dubbele boekhouding – VSKO-model” een formulier dat gebruikt kan worden voor de formele goedkeuring van het VSKO-model door de Raad van Bestuur.

    Aansluitend bij het VSKO-model kan gebruik gemaakt worden van:

    • Bijlage 6 waar bijkomende toelichting wordt gegeven over bepaalde rekeningen van het Minimum Algemeen Rekeningstelsel
    • onder de hoofding “Jaarrekening” op de webpagina http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/dubbele-boekhouding een modelformulier dat gebruikt kan worden voor de neerlegging van de jaarrekening bij de Nationale Bank van België en een toelichting betreffende het gebruik van dit modelformulier
    • onder de hoofding “Proefproject dubbele boekhouding” op de webpagina http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/dubbele-boekhouding een modelformulier dat door het schoolbestuur gebruikt kan worden voor het vastleggen, wijzigen en goedkeuren van de   waarderingsregels. [2017-02-06]
  • Dubieuze debiteuren

    Hoe moet men te werk gaan indien leerlingenfacturen oninbaar blijken te zijn?

    Bij het inboeken van de leerlingenfacturen voorziet het rekeningenstelsel in een specifieke rubriek voor vorderingen op leerlingen, namelijk 402 Leerlingenrekeningen. Als men vermoedt dat de vordering niet langer (volledig) inbaar is, dan wordt deze vordering opgenomen onder een afzonderlijke rubriek, namelijk 407 Dubieuze debiteuren.

    De boeking is volgt:

    Debet 407 Dubieuze debiteuren
    à Credit 402 Leerlingen rekeningen

    Deze boeking wordt uitgevoerd zodra het schoolbestuur vaststelt dat de vordering waarschijnlijk niet meer (volledig) geïnd zal kunnen worden. Hoewel het onderzoek naar de inbaarheid moet gebeuren bij de opmaak van de inventaris (Art. 9 van het VSKO-model), hoeft men niet tot dan te wachten. Bij een goed leerlingenbeheer worden de inningen opgevolgd. Zodra er twijfels rijzen, gaat men over tot de boeking.

    Waardeverminderingen

    Constateren dat een vordering waarschijnlijk niet meer (voor zijn totaliteit) geïnd kan worden is één zaak. Daarnaast moet ook het mogelijk verlies worden ingeschat. Het is toegelaten om forfaitaire waardeverminderingen (bijvoorbeeld 50 %) te boeken op vorderingen om zo rekening te houden met het risico waaraan de vordering onderhevig is. Deze waardevermindering wordt geboekt als kost – via rekening 634 Waardeverminderingen op werkingsvorderingen op ten hoogste één jaar – in de periode waarin de (gedeeltelijke) oninbaarheid van de vordering wordt vastgesteld.

    De boeking is als volgt:

    Debet 634 Waardeverminderingen op werkingsvorderingen < 1 jaar
    à Credit 409 Geboekte waardeverminderingen

    De rekening 409 Geboekte waardeverminderingen is een correctierekening. Daar ze gecrediteerd wordt voor het vermoedelijk oninbaar bedrag, komt ze in mindering van de leerlingen¬vorderingen. Jaarlijks dient geëvalueerd te worden of de aangelegde waardevermindering voldoende is. Indien dit niet het geval is, dient een bijkomende waardevermindering te worden geregistreerd.

    De vordering voor het totaalbedrag blijft openstaan in de boekhouding onder rubriek 407 Dubieuze debiteuren. De inning kan immers nog altijd gebeuren, wat zou betekenen dat een eventueel aangelegde waardevermindering tegengeboekt moet worden.

    Het is aangewezen om in de waarderingsregels van het schoolbestuur specifieke regels op te nemen voor het registreren van waardeverminderingen in de boekhouding. Deze regels zullen enerzijds vastleggen wanneer een waardevermindering wordt geboekt (bijvoorbeeld na 2 jaar) en voor welk bedrag (bijvoorbeeld 50 %). In vele gevallen zal het percentage van de waarde-vermindering gekoppeld zijn aan de ouderdom van de openstaande vordering.

    Oninvorderbaarheid

    De laatste fase is deze waarin beslist wordt de openstaande vordering volledig oninvorderbaar te stellen en bijgevolg uit de boekhouding te boeken. Bijvoorbeeld een openstaande vordering daterend van 5 jaar terug betreffende een leerling die niet meer op de school zit, zal hoogstwaarschijnlijk nooit meer geïnd worden. Deze vordering dient dus voor het volledige bedrag te worden uitgeboekt. Hiervoor is in een afzonderlijke rubriek voorzien, namelijk 642 Minderwaarden op de realisatie van werkingsvorderingen.

    De boeking is als volgt:

    Debet 642 Minderwaarden op de realisatie van werkingsvorderingen
    à Credit 407 Dubieuze debiteuren

    Door het crediteren van de rekening 407 Dubieuze debiteuren verdwijnt de vordering uit de boekhouding. We hadden immers in de eerste fase de vorderingen vanuit de rubriek 402 Leerlingenrekeningen overgeboekt naar het debet van de rubriek 407 Dubieuze debiteuren.

    Indien er in een vorige fase een waardevermindering werd geboekt, dan dient deze te worden teruggenomen. We moeten er immers over waken dat het bedrag van de vordering slechts éénmalig in kosten wordt geregistreerd. Het niet-invorderbaar stellen door het registeren van bovenstaande verrichting zal tot resultaat hebben dat de vordering voor haar volle 100 % ten laste van het resultaat zal worden gelegd. Indien er nog een waardevermindering op de vordering geregistreerd staat op de rubriek 409 Geboekte waardeverminderingen op dubieuze vorderingen betekent dit immers dat in het verleden reeds (een gedeelte van) deze vordering in kosten werd geregistreerd. Bijgevolg dient de waardevermindering te worden teruggenomen.

    Deze terugname wordt als volgt geregistreerd:

    Debet 409 Geboekte waardeverminderingen
    à Credit 6341 Terugname werkingsvorderingen < 1 jaar.  [2006-01-13]

Etop

  • Eerste uitrusting

    Op welke rekening moet de inrichting van een gebouw (eerste uitrusting gefinancierd met AGIOn-subsidies, voorheen DIGO-subsidies) geactiveerd worden?

    Enkel de eerste uitrusting die vast verbonden is aan het gebouw, wordt beschouwd als onroerend door bestemming en komt als dusdanig in aanmerking voor AGIOn-subsidiëring. Dergelijke uitrusting moet dus geactiveerd worden onder groep 22 [Terreinen en gebouwen]. Ongeacht of het gaat om een goed in volle eigendom of een goed in erfpacht, moet deze eerste uitrusting geactiveerd worden op rekening 221 [Gebouwen].  [2007-11-26]
  • EHBO

    Worden de aankopen voor de EHBO-kast, die toch ook een voorraad vormen die constant aanwezig is, geboekt op rekening 601 [Aankopen van hulpstoffen] of op rekening 6165 [Veiligheid en EHBO]?

    Aankopen voor de EHBO-kast komen op rekening 6165 [Veiligheid en hygiëne]. Het gaat immers niet om een voorraad producten waarmee men iets zal fabriceren of die verkocht zullen worden.

    Zie ook trefwoord “Oefenpoppen EHBO”.  [2006-07-07]
  • Eigen middelen en vzw-criteria

    Eén van de criteria om te bepalen of een vzw een kleine vzw, een grote vzw of een zeer grote vzw is, heeft betrekking op de jaarlijkse ontvangsten. Moeten hierbij de ontvangsten via de eigen middelen meegerekend worden?

    Art. 5 van het VSKO-model stelt ondubbelzinnig: De dubbele boekhouding omvat, rekening houdend met de aard en de omvang van de instellingen, alle verrichtingen, bezittingen en schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook, betreffende de door de subsidiërende overheid verstrekte toelagen en de eigen middelen van elk schoolbestuur. Dit vloeit voort uit de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen (waarop de boekhouding van de vzw's gebaseerd is), die stelt in Art. 3: De boekhouding van rechtspersonen omvat al hun verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook. Met andere woorden, de herkomst van de middelen doet niet ter zake, de boekhouding van het schoolbestuur moet een volledig overzicht bieden.  [2006-01-13]
  • Eigen middelen en werkingstoelagen

    Moet er nog een onderscheid gemaakt worden tussen werkingstoelagen en eigen middelen in de boekhouding van het schoolbestuur?

    De mate waarin er nog onderscheid gemaakt dient te worden tussen eigen middelen en werkingsmiddelen wordt bepaald door de manier van verantwoording van de besteding van de werkingsmiddelen en door de nood aan beleidsinformatie die door de Raad van Bestuur van het schoolbestuur uitgedrukt wordt.

    De controle op de aanwending van de werkingsmiddelen door de overheid is vastgelegd in omzendbrief NO/2005/04 d.d. 21 december 2005 van het Departement onderwijs. Deze houdt geen verplichting in voor de scholen om hun werkingstoelagen en hun eigen middelen afzonderlijk te beheren of te boeken.

    In deze omzendbrief wordt niet opgelegd dat er een onderscheid gemaakt wordt tussen de werkingstoelagen en de eigen middelen. Het schoolbestuur mag dit onderscheid maken, maar is daartoe niet verplicht. ABKO raadt alleszins af om hiervoor gescheiden boekhoudingen te voeren. Desgewenst kan men de besteding van werkingstoelagen en eigen middelen opvolgen via een analytische boekhouding. Daarnaast moet de besteding van sommige gekleurde middelen verantwoord worden. In het VSKO-model kan dit door de geëigende rekeningen van het MAR te gebruiken. De besteding van andere subsidies (bijvoorbeeld ESF) kan via een analytische boekhouding opgevolgd worden.  [2006-03-24]
  • Erelonen

    Verbouwingen worden als investering op een actiefrekening geboekt. Wat doen we echter met de erelonen voor de architecten, de advocaten en het immobiliënkantoor? Worden deze ook als een actiefpost geboekt of als kostenrekening 6161 [Erelonen, honoraria en prestatievergoedingen]?

    Alle kosten gemaakt tot verwerving van een vast actief worden geactiveerd (zie artikels 21, 22 en 23 van het VSKO-model), voor zover dit niet tot een overwaardering leidt.  [2006-07-07]
  • Erfpacht - Erfpachtgever

    Hoe kan een erfpacht het best verwerkt worden bij de erfpachtgever (dus de naakte eigenaar)? Heeft de gekozen boekingswijze bij de erfpachtnemer een invloed op de boekingswijze bij de erfpachtgever?

    De gekozen boekingswijze bij de erfpachtnemer hoeft geen invloed te hebben op de boekingswijze bij de erfpachtgever.

    Informatie over:
    • de kenmerken van erfpachtcontracten
    • het onderscheid tussen erfpacht en recht van opstal
    • vorm en registratie
    • rechten en verplichtingen van de erfpachter
    • rechten en verplichtingen van de eigenaar
    • fiscale gevolgen van erfpachtcontracten
    • bijzondere voorwaarden opgelegd door AGIOn

    zijn te vinden op de webpagina http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/zakelijk-recht.

    Scholen met een iDBFM-contract voor scholenbouw treden op als erfpachtgever of als opstalgever.

    De Mededeling “Boekhoudkundige verwerking van DBFM-verrichtingen” d.d 20/05/2015 (M-2012-004) beveelt aan om de verkregen erfpachten (d.i. de erfpachten waarbij de Inrichtende Macht optreedt als erfpachtnemer) te handhaven.

    Bijlage 4 van het VSKO-model en CBN-advies 2015/5 - Zakelijke rechten op onroerende goederen: vruchtgebruik - opstalrecht - erfpachtrecht - erfdienstbaarheid raden bovendien aan de onroerende goederen die in erfpacht of opstal zijn gegeven, te boeken op de rekeningen 26 [Overige materiële vaste activa].  Een overboeking van de oorspronkelijke rekeningen in de 22-reeks [Terreinen en gebouwen] op het actief van de balans naar de rekeningen in de 26-reeks [Overige materiële activa] is dus aangewezen.

    De erfpacht/het recht van opstal moet bovendien worden vermeld in de toelichting bij de jaarrekening.  Een voorbeeld van wat in de toelichting kan worden vermeld is: “Met het oog op het ontwerpen, bouwen, financieren en onderhouden van een schoolgebouw zoals beschreven in het iDBFM-contract xxxxxxx werd er op dd/mm/jjjj een erfpachtcontract afgesloten met/een recht van opstal verleend aan de firma X.  Het recht van erfpacht/opstal is toegestaan en aanvaard voor de duur van het Individueel DBFM-contract tegen een jaarlijkse vergoeding van 1 EUR/een eenmalige vergoeding van 1 EUR bij het verlijden van de authentieke akte. De erfpacht/het recht van opstal heeft betrekking op een terrein gelegen in de …straat nr. Y in 1234 ZZZZ. Deze onroerende goederen worden aangewend om permanent te voorzien in gebouwen gericht op onderwijsactiviteiten in het kader van vrij gesubsidieerd onderwijs. Het contract omvat de verbintenis voor firma X om:
    • het terrein als een goede huisvader in normale staat van onderhoud te bewaren
    • alle belastingen, taksen en heffingen op het terrein te betalen.

    Op het einde van de erfpachtovereenkomst komen alle door de firma X aan of op de bouwgrond uitgevoerde werken, opgerichte constructies en aangebrachte installaties automatisch en van rechtswege in volle eigendom toe aan de vzw yyyyy, zonder dat de vzw yyyyy op grond daarvan enige vergoeding verschuldigd is aan de firma X.”

    Bij de beëindiging van het erfpachtcontract/het recht van opstal (meestal na 30 jaar) worden de bedragen op de rekeningen 26 [Overige materiële activa] terug overgeboekt naar de oorspronkelijke rekeningen van de 22-reeks [Terreinen en gebouwen]

    De registratierechten, heffingen, erelonen en andere kosten die verband houden met de vestiging en/of beëindiging van de erfpacht of het recht van opstal die voortvloeit uit een iDBFM-contract zijn ten laste van de school.

    Houd er rekening mee dat ingeval van voortijdige beëindiging van het iDBFM-contract, tegelijkertijd ook automatisch en van rechtswege de erfpachtovereenkomst of het recht van opstal wordt beëindigd.   

    Recht van opstal

    Indien het recht van opstal ook slaat op nog niet volledig afgeschreven gebouwen, dan kan het deel van de afschrijvingen dat oorspronkelijk gepland was tijdens de periode van het opstalcontract in één maal in resultaat genomen op het moment dat het recht van opstal wordt verleend.  Gezien de lange duur van het recht van opstal zal meestal het volledige nog niet afgeschreven deel van de gebouwen in één keer worden afgeschreven:

    debet/6302 Afschrijvingen op materiële vaste activa
                aan credit/221…9 Geboekte afschrijvingen/waardeverminderingen op Gebouwen
    Vervolgens kunnen de activa en de afschrijvingen worden overgeboekt naar de rekeningen van de 26-reeks [Overige materiële vaste activa]:
    debet/26….0 Aanschaffingswaarde
                aan credit/        220…0 Terreinen
                                       221…0 Gebouwen
                                                   222…0 Bebouwde Terreinen
                                                   223…0 Overige zakelijke rechten op onroerende goederen
    debet/221…9 Geboekte afschrijvingen/waardeverminderingen op Gebouwen
    aan credit/        26…9 Geboekte afschrijvingen/waardeverminderingen op Overige materiële vaste activa
    Het standaard DBFM-contract voorziet in een eenmalige vergoeding van 1 EUR bij het verlijden van de authentieke akte.  Deze eenmalige vergoeding wordt als volgt geboekt:
    debet/416 Diverse vorderingen
                aan credit 764 Andere uitzonderlijke opbrengsten
    en bij inning:
    debet/55 Bank
                aan credit/416 Diverse vorderingen
     

    Erfpachtcontracten

    Bij de overboeking van de onroerende goederen naar rekeningen van 26-reeks [Overige materiële vaste activa] moet evt. worden uitgesplitst naar:
    • 26…0 {Aanschaffingswaarde]
    • 26…8 [Meerwaarden]
    • 26…9 [Afschrijvingen en Waardeverminderingen]. 

    Het afschrijvingsregime dat gehanteerd werd vóór de overboeking, blijft na de overboeking van toepassing.

    De rekeningen van de 22-reeks [Terreinen en gebouwen] die als tegenpost dienen bij de boeking op rekeningen 26 [Overige materiële vaste activa] verschillen, afhankelijk van wat in erfpacht wordt gegeven:

    • wanneer de school eigenaar is, kan het gaan om:
      • 220 [Terreinen]
      • 221 [Gebouwen]
      • 222 [Bebouwde Terreinen]
    • wanneer de school erfpachtnemer is: 223 [Overige zakelijke rechten op onroerende goederen].

    In de erfpachtcontracten die voortvloeien uit een iDBFM-contract is voorzien dat de promotor een jaarlijkse canon betaalt van 1 EUR.  Ondanks het geringe bedrag blijft het aangewezen dat u toeziet op de effectieve jaarlijkse inning en boeking van deze canon.  Het gaat hier immers om een essentieel kenmerk van de erfpachtovereenkomst dat bij betwistingen van belang kan zijn.  Door de betaling van de jaarlijkse canon wordt het eigendomsrecht van de erfpachtgever erkend gedurende de volledige looptijd van de erfpachtovereenkomst.

    Jaarlijks wordt het bedrag van de canon gevorderd t.a.v. Scholen van Morgen en in resultaat genomen:
    debet/416 Diverse vorderingen
                aan credit/749 Diverse werkingsopbrengsten
     
    De inning van de jaarlijkse canon gebeurt met de volgende boeking:
    debet/55 Bank
                aan credit/416 Diverse vorderingen
  • Erfpacht - Erfpachtnemer

    Hoe moet een erfpacht geboekt worden door de erfpachtnemer (i.c. de school)?

    In de mededeling “Het recht van erfpacht en het recht van opstal – Juridische kenmerken en boekhoudkundige verwerking” (M-VVKSO-2006-045) d.d. 30 maart 2006 (gewijzigd op 12 juli 2006) wordt uitgebreid ingegaan op de boeking van een erfpacht onder uiteenlopende omstandigheden.  [2006-11-12]

Ftop

  • Feestmaal

    Op welke rekening boekt men de kosten van een smulfestijn, kaas– en wijnavond, barbecue, receptie … voor het personeel?

    Voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen verwijzen we vooreerst naar het trefwoord Groep 61. Bij voorkeur gebruikt men voor feestelijkheden voor het personeel een onderverdeling van rekening 616 Overige leveringen en diensten, bijvoorbeeld 6168 Feestelijkheden. Een rekening uit groep 64 Andere werkingskosten komt hiervoor zeker niet in aanmerking.  [2006-03-24]
  • Fietsvergoeding

    Op welke rekening worden de fietsvergoedingen in de beginbalans opgenomen?

    De uitbetaling van de fietsvergoeding naar de leraren toe is een afzonderlijke transactie naast de terugvordering van de fietsvergoedingen bij het departement onderwijs.

    De betaling van de fietsvergoeding aan de leerkrachten wordt geboekt via de kostenrekening 623 Andere personeelskosten. De leerkracht kan daartoe eventueel een aparte leveranciersfiche krijgen.

    De recuperatie bij het departement onderwijs wordt geregistreerd via de algemene rekening 731 Bijzondere werkingsmiddelen.

    De vordering wordt geboekt op rekening 401 Overige vorderingen op het departement onderwijs. De vordering en de opbrengst moeten geboekt worden in het jaar waarin het recht op fietsvergoeding is ontstaan. Het effectief opmaken van een vordering moet onderscheiden worden van het ontstaan van het juridisch recht op de terugbetaling (= de vordering). De formele vordering t.a.v. het departement belichaamt de vordering, drukt deze vordering uit, maar is niet de vordering zelf. Zoals een factuur van een leverancier de uitdrukking is van de schuld van de ontvanger van deze factuur, terwijl de schuld zelf reeds vroeger is ontstaan. De papieren dragers zijn enkel nuttig tot kennisgeving van de schuld/vordering, en tot bewijs ervan. De vordering (als recht op terugbetaling) ontstaat dus op 31 december van het boekjaar en is een vordering op het departement onderwijs.

    Scholen die starten per 1 januari 2006 nemen de fietsvergoeding van 2005 op als openstaande vordering in de beginbalans onder rubriek 401 Overige vorderingen op het departement onderwijstegenover 10 Fondsen van het schoolbestuur. De uitbetaling door het departement onderwijs gebeurt immers pas in de loop van 2006.

    Dezelfde redenering geldt voor het openbaar vervoer dat ook recupereerbaar is bij het departement onderwijs.  [2005-12-14]
  • Filmvoorstellingen

    Hoe worden de kosten en de opbrengsten van filmvoorstellingen, studiereizen e.d. geboekt?

    In geen geval is het toegestaan van filmvoorstellingen, studiereizen e.d. enkel het saldo in de boekhouding op te nemen. Dit zou immers een vorm van compensatie zijn, wat uitdrukkelijk verboden is door Art. 12 van het VSKO-model, omdat in dat geval de boekhouding geen volledig en correct beeld van de opbrengsten biedt.

    De kosten dienen dus geboekt te worden op de kostenrekening 619 [Kosten van leerlingenactiviteiten] en de opbrengsten die onder meer voortkomen uit het doorrekenen van deze activiteiten aan de leerlingen, worden geboekt op de opbrengstenrekeningen 700 [Opbrengsten uit leerlingenactiviteiten]. Als het schoolbestuur van elke activiteit de opbrengsten tegenover de kosten wenst te stellen, dan volgt men dit bij voorkeur op via een analytische boekhouding, of eventueel via een analytische opdeling van de kosten– en opbrengstenrekeningen.  [2006-03-24]
  • Fondsen van het schoolbestuur

    Waarom is de omschrijving Kapitaal vervangen door Fondsen van het schoolbestuur (rekening 10)?

    De term Fondsen van de vereniging wordt door het kb van 19 december 2003 geïntroduceerd in de plaats van Patrimonium of Kapitaal. Daarop heeft ABKO zich gebaseerd om hiervan Fondsen van het schoolbestuur te maken.  [2004-06-29]
  • Fotokopieën

    Hoe worden de kosten van fotokopieën geboekt? Hoe worden de kosten van de installatie en een omniumcontract van een fotokopieerapparaat geboekt?

    Administratieve fotokopieën – Fotokopieën voor secretariaat en administratie worden geboekt op rekening 6131 Kantoorkosten.

    Fotokopieën voor leerlingen – Dergelijke kosten worden geboekt op een 60-rekening Verbruikte goederen of een 61-rekening Diensten en diverse goederen naar gelang van de aard van het gebruik van de fotokopieën. Het is minder belangrijk welke rekening men precies binnen deze groepen kiest, dan wel dat men een verantwoorde keuze maakt en deze vervolgens conse-quent toepast binnen alle geledingen van het schoolbestuur. Fotokopieën bedoeld om door te verkopen aan leerlingen worden op rekening 604 Aankopen van goederen en materialen bestemd voor verkoop geboekt; eventueel kan deze rekening uitgesplitst worden. Als de fotokopieën ingebonden worden of als cursus geleverd worden, kan men opteren voor rekening 605 Aankopen van boeken en cursussen. Indien van de leerlingen geen tegemoetkoming gevraagd wordt, kan men opteren voor rekeningen 600 Aankopen van grondstoffen, 619 Kosten van leerlingenactiviteiten of 6153 Schoolbehoeften

    Installatiekosten fotokopieerapparaat – De installatiekosten van een fotokopieerapparaat vormen een eenmalige kost die een belangrijke factor vormt als de school bijvoorbeeld de kostprijs van één kopie wil bepalen; in feite moeten deze kosten dus naar rato van de gebruiksduur van het toestel gespreid worden. Als het om een toestel gaat dat geen eigendom is van de school, maar bijvoorbeeld gehuurd of geleased wordt, beveelt ABKO echter niet aan om de installatie-kosten als vast actief op te nemen en af te schrijven over de vermoedelijke gebruiksduur (dit is niet noodzakelijk de duur van het contract, omdat dergelijke contracten vaak verlengd worden). Het is immers logischer de installatiekosten als kosten te beschouwen en te spreiden over de vermoedelijke gebruiksduur via een overlopende rekening, namelijk 490 Over te dragen kosten.

    Omniumcontract fotokopieerapparaat – Een omniumcontract dat bijvoorbeeld onderhoud, herstellingen, toners en een bepaald aantal kopieën per maand omvat, kan beschouwd worden als een onderhoudscontract en geboekt worden op rekening 6115 Onderhoud en herstelling – Kantooruitrusting. Voorts verwijzen we voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen naar het trefwoord Groep 61.  [2006-03-24]
  • Foutieve boeking

    Een factuur werd op een verkeerd bankrekeningnummer betaald. Nadien werd het bedrag teruggestort. Hoe wordt deze verrichting geboekt?

    Er zijn verschillende mogelijkheden om het verkeerd boeken van een factuur op te lossen.

    U kunt werken via een wachtrekening. Bij het gebruik van een wachtrekening hoort echter een gedegen opvolging. U zou bijvoorbeeld op maandbasis moeten nagaan welke verrichtingen nog op een wachtrekening staan en deze zo mogelijk verwerken.

    U kunt ook de verrichtingen tegenboeken en vervolgens de correcte boekingen invoeren. Deze laatste methode geniet de voorkeur indien het zou gaan om een boeking op een verkeerde leverancier. Hieronder geven we een voorbeeld van hoe dit in zijn werk gaat bij betaling aan een verkeerde leverancier.

    Inboeken van de factuur:

    6… 
    aan 440 Leverancier (foutieve)

    We betalen de leverancier. Het geld gaat van onze rekening en we boeken het rekeninguittreksel in. In boeken van het rekeninguittreksel:

    440 Leverancier (foutieve) 
    aan 55 Kredietinstellingen

    Voor we een rekeninguittreksel in het financiële dagboek inboeken, is het nodig te kijken of we alle kosten en opbrengsten, die op het uittreksel staan, reeds geboekt hebben. We ontvangen een rekeninguittreksel. We merken dat er een terugstorting van een verkeerde betaling gebeurd is. We gaan de schuld die in de vorige boeking als voldaan genoteerd is, terug open zetten op de juiste leverancier. We maken een kopie van de originele factuur. We noteren hierop wat er gebeurd is. We kopiëren dit nog eens. We verwijzen op de originele factuur naar de kopieën. Aan de hand van de eerste kopie boeken we in het diverse boek de ten onrechte ontstane schuld tegen. Op deze manier zijn de kosten op de 6 rekening tot nul herleid en kunnen zowel de betaling als de terugbetaling tegenover de foutieve leverancier afgeboekt worden.

    Inboeken van de factuur in het diverse dagboek

    440 Leverancier (foutieve) 
    aan 6…

    In het aankoopdagboek boeken we ook onmiddellijk de tweede kopie van de factuur op een juiste manier in:

    6… 
    aan 440 Leverancier (juiste)

    We boeken het rekeninguittreksel met de terugstorting van de verkeerde betaling in het financiële dagboek in:

    55 Kredietinstellingen 
    aan 440 Leverancier (foutieve)

    We betalen de leverancier op het juiste rekeningnummer. Wanneer het rekeninguittreksel van deze betaling binnenkomt, boeken we het af van de juiste leverancier.

    440 Leverancier (juiste) 
    aan 55 Kredietinstellingen.  [2006-07-07]
  • Fusies inrichtende machten

    Klopt het dat er bij een fusie van inrichtende machten een nadeel ontstaat in de subsidiëring van de gebouwen doordat de vzw-eigenares niet meer overeenkomt met de vzw-school?

    Om aanspraak te maken op de investeringssubsidies van AGIOn (voorheen DIGO), moet de vzw-schoolbestuur beschikken over een zakelijk recht op het goed. Meer informatie over deze voorwaarde vindt men op de website van Agion:
    http://www.agion.be/juridisch kader/zakelijk recht.aspx

    Het volstaat derhalve dat de vzw-schoolbestuur een erfpacht neemt op het goed dat eigendom is van de vzw-eigenares. Meer informatie over erfpacht vindt men in onze mededeling M-VVKSO-2006-045 van 30 maart 2006 betreffende “Het recht van erfpacht en het recht van op-stal – Juridische kenmerken en boekhoudkundige verwerking”:
    http://mededelingen.vvkso.be
     
    Meer informatie over fusies vind je in onze mededeling M-VVKSO-2014-010 van 3 februari 2014, gewijzigd op 18/08/2014 betreffende: “Fusie van vzw’s: juridische aspecten”.

    Zie ook trefwoorden AGIOn-subsidies – Boeking en AGIOn-subsidies – Termijn.  [2008-12-04]

Gtop

  • Gebouw in aanbouw

    Hoe worden facturen en AGIOn-subsidies (voorheen DIGO-subsidies) voor een gebouw in aanbouw opgenomen in de beginbalans? Welke boekingen moeten er gebeuren bij de ingebruikname van de nieuwbouw?

    Voor het boeken van de reeds betaalde AGIOn-subsidies verwijzen we naar het trefwoord “AGIOn-subsidies – Boeking”.

    AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw van het klassieke type

    De toegezegde maar nog niet ontvangen subsidies blijven per saldo op de betreffende vorderingenrekening staan, meer bepaald rekening 413 [Te ontvangen investeringssubsidies].

    De facturen die reeds betaald zijn op 31 december worden in de balans opgenomen op rekening 27 [Vaste activa in aanbouw].
    Bij de oplevering (ingebruikname van de nieuwbouw) moet het totale bedrag overgeboekt worden naar rekening 221 [Gebouwen]. 
     
    AGIOn-subsidies verbonden aan scholenbouw d.m.v. DBFM

    Heeft de beginbalans betrekking op een boekjaar tussen de ondertekening van het Voorcontract en de ondertekening van het iDBFM-contract, dan wordt de verwachte jaarlijkse AGIOn-subsidie mee vermeld in de toelichting bij de jaarrekening.

    Heeft de beginbalans betrekking op een boekjaar tussen de ondertekening van het iDBFM-contract en de voorlopige beschikbaarheidsdatum, dan wordt daarnaast ook de werkelijke jaarlijkse AGIOn-subsidie mee vermeld in de toelichting bij de jaarrekening.

    Heeft de beginbalans betrekking op een boekjaar na de voorlopige beschikbaarheidsdatum dan wordt het gedeelte van het iDBFM-contract dat nog openstaat in de beginbalans opgenomen.  Het betreft saldi op de rekening:
    • 250 [Kapitaalgedeelte], 490 [Overlopend actief: intrestgedeelte] en 490 [Overlopend actief: onderhoud] en afschrijvingen op deze rekeningen
    • 150 [Investeringssubsidies beleidsdomein onderwijs] en 159 [Subsidie van de BBV]
    • 172 [Leasingschulden en soortgelijke] en evt. 422 [Leasingschulden en soortgelijke op minder dan 1 jaar]
    • 440 Leveranciers

    [2016-04-08]

  • Gekleurde middelen

    Moet de school de aanwending van de gekleurde middelen (ICT-coördinatie, nascholing, integratietoelagen, werkingsmiddelen voor onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers, minimum 20 % voor lonen MVD-personeel) nog steeds verantwoorden? Zo ja, hoe moet dat?

    Art. 2.1 en 2.2 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen stellen uitdrukkelijk dat de aanwending van de bestaande en eventuele toekomstige gekleurde middelen nog steeds verantwoord moet worden.

    Art. 3.1 laat het schoolbestuur vrij de wijze van verantwoording zelf te bepalen, bijvoorbeeld via analytische boekhouding, via het verder detailleren van het rekeningenstelsel (MAR) of extra-comptabel (bijvoorbeeld met behulp van een XLS-rekenblad of door de facturen te bundelen in een map). ABKO geeft de voorkeur aan de analytische boekhouding. Een verdere detaillering van het MAR ter verantwoording van de gekleurde middelen wordt niet aanbevolen, omdat op die wijze een analytische dimensie in het MAR geïntroduceerd wordt. Voorts kan opgemerkt worden dat het MAR van het VSKO-model reeds in de rekeningen 6162 (nascholing) en 62 (bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen) voorziet.  [2006-01-13]
  • Gelijkwaardige boekhouding

    Indien het schoolbestuur een gelijkwaardige boekhouding heeft, mag het principe van continuïteit worden toegepast en mag de afsluitingsbalans gebruikt worden als beginbalans. Wie beslist of de VZW een gelijkwaardige boekhouding heeft?

    De beslissing of de vzw een gelijkwaardige boekhouding voert als die voorgeschreven door het Koninklijk Besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen komt toe aan de eigen Raad van Bestuur van de vzw. Deze beslist daar autonoom over.

    De criteria die de Raad van Bestuur moet hanteren bij de beoordeling van de gelijkwaardigheid worden opgesomd in de Aanbevelingen inzake de Gelijkwaardigheid van Boekhoud- en Jaarrekeningregels opgelegd door Sectorale Regelgevingen met de Gemeenrechtelijke Boekhoud- en Jaarrekeningregels voor VZW’S, IVZW’S en Stichtingen van de CBN van januari 2007.

    Voor kleine vzw’s zijn de minimale criteria:

    • ofwel een uitdrukkelijke verwijzing zonder voorbehoud naar de wet van 27 juni 1921 en haar uitvoeringsbesluit van 26 juni 2003
    • ofwel:
      • de verrichtingen die enkel mutaties in contanten of op rekeningen tot gevolg hebben, naar tijdsorde, zonder blanco’s noch weglatingen worden geboekt (continuïteit, regelmatigheid, onomkeerbaarheid), op basis van bewaarde en methodisch opgeborgen verantwoordingsstukken, en dat op grond van de voornoemde boekingen een staat van ontvangsten en uitgaven wordt opgesteld en
      • een inventaris, aan de hand waarvan een staat van het vermogen van de vereniging of stichting wordt opgesteld en
      • vermelding in de toelichting bij de jaarrekening welke waarderingsregels voor de inventaris werden toegepast.

    Grote en zeer grote vzw’s moeten voldoen aan de volgende gelijkwaardigheidscriteria:

    • ofwel een uitdrukkelijke verwijzing zonder voorbehoud naar de wet van 27 juni 1921 en haar uitvoeringsbesluit van 26 juni 2003
    • ofwel:
      • een patrimoniale boekhouding voeren volgens een stelsel van boeken en rekeningen met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden, waarin alle verrichtingen en alle bezittingen en rechten, schulden, verplichtingen en verbintenissen, kosten en opbrengsten, zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden ingeschreven en
      • het verbod op compensatie tussen tegoeden en schulden, tussen rechten en verplichtingen en tussen kosten en opbrengsten, tenzij in de bij wet of door een sectorale reglementering bepaalde gevallen
      • elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen
      • de rekeningen die de vereniging opent om haar boekhouding te voeren, worden vastgelegd in een voor de aard van het bedrijf van de vereniging of stichting passend rekeningenstelsel
      • de balans en de resultatenrekening vloeien zonder toevoeging of weglating voort uit de balans van de desbetreffende rekeningen, opgemaakt na het in overeenstemming brengen met de gegevens van de inventaris
      • de toegepaste waarderingsregels stemmen overeen met de waarderingsregels voorgeschreven door het koninklijk besluit van 19 december 2003, of, gelet op het beginsel van het getrouwe beeld, zijn hiermee verenigbaar.  Aldus verhinderen naar het oordeel van de Commissie het ontbreken van de mogelijkheid om herstructureringskosten op het actief van de balans te boeken of de bepaling van een afschrijvingspercentage a priori niet dat tot gelijkwaardigheid zou worden besloten.  Daarentegen zouden de mogelijkheid om immateriële vaste activa te herwaarderen, het verbod om vaste activa af te schrijven naar het advies van de Commissie moeten leiden tot de vaststelling dat er géén gelijkwaardigheid is
      • De jaarrekening omvat de balans, de resultatenrekening en de toelichting. Deze stukken vormen een geheel. De waarderingsregels worden samengevat in de toelichting ; deze samenvatting moet voldoende nauwkeurig zijn zodat inzicht wordt verkregen in de toegepaste waarderingsmethoden. Wanneer de sectorale reglementering geen keuze toestaat, moet worden verwezen naar de toegepaste waarderingsregels.

    Het VSKO-model voldoet aan de gelijkwaardigheidscriteria die worden opgelegd aan grote en zeer grote vzw’s.

    Een vzw kan overschakelen van een vereenvoudigde boekhouding naar een dubbele boekhouding omwille van de volgende redenen:

    • uit vrije wil
    • ter voorbereiding van een fusie
    • de voorheen kleine vzw is groot of zeer groot geworden door overschrijding van criteria (zie: Grote vzw)

    Het is aangewezen dat de Raad van Bestuur beslist dat de vereenvoudigde boekhouding van het verleden niet gelijkwaardig is aan de nieuwe dubbele boekhouding (zie: CBN - Aanbevelingen inzake de Gelijkwaardigheid van Boekhoud- en Jaarrekeningregels opgelegd door Sectorale Regelgevingen met de Gemeenrechtelijke Boekhoud- en Jaarrekeningregels voor VZW’S, IVZW’S EN Stichtingen, januari 2007). 

    Wanneer beslist is dat de vereenvoudigde boekhouding van het verleden niet gelijkwaardig is, dient de vzw een beginbalans op te stellen volgens de zero based methode (zie: Waarderen volgens zero based).  De webpagina http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/dubbele-boekhouding bevat onder de hoofding “Proefproject dubbele boekhouding” een formulier dat door het schoolbestuur als leidraad kan worden gebruikt bij het vastleggen, wijzigen en goedkeuren van de waarderingsregels.   [2016-04-06]

  • Gereedschappen

    Wat is het onderscheid tussen de rekeningen 6150 Gereedschappen, 6151 Didactisch materiaal en 6153 Schoolbehoeften?

    Voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen verwijzen we vooreerst naar het trefwoord Groep 61.

    Op rekening 6153 Schoolbehoeften kan men schoolgerief (handboeken, schriften, pennen …) boeken dat gratis ter beschikking van leerlingen gesteld wordt en dat ze ook thuis gebruiken (basisonderwijs, buitengewoon onderwijs). 

    Op rekening 6151 Didactisch materiaal kan men de aankoop boeken van wandkaarten, posters, leerpuzzels, microscooppreparaten, bordvegers, stiften, transparanten, muziek-cd’s, zakrekenmachines …

    De aankooprekening 6150 Gereedschappen zal vooral voor het technisch en beroepsonderwijs belang hebben. Hier kan men de aankoop van beitels, hamers, messen, snijplanken, boren ... boeken. Op rekening 600 Grondstoffen dienen dan weer de materialen geboekt worden die leerlingen en leraars in de klas gebruiken en verbruiken. Krijt en papier horen dus thuis onder 600 Grondstoffen.  [2006-03-24]
  • Geschenkcheques

    Wij hebben geschenkcheques ontvangen waarmee we aankopen kunnen doen voor onze school. Hoe moet we dit inboeken?

    De geschenkcheques worden bij ontvangst geboekt op rekening 57 [Kassen] tegen de opbrengstrekening 745 [Sponsoring, giften, schenkingen en legaten]. De geschenkcheques worden uitgeboekt, eventueel samen met bijkomend geld of met een bijkomende bankverrichting, tegenover een aankoopfactuur of kasticket. Compensatie is immers niet toegestaan. Zie ook het trefwoord ‘Kasverrichtingen'.  [2007-11-26]
  • Grensbedrag

    Welk bedrag beveelt ABKO aan als grensbedrag vanaf hetwelk een aankoop als een investering wordt beschouwd en niet als een kost?

    ABKO formuleert hieromtrent geen advies. Het grensbedrag wordt autonoom door de Raad van Bestuur vastgelegd. Hij houdt hierbij onder meer rekening met de activiteit van de school.  [2006-03-10]
  • Groep 61

    Op welke rekening binnen groep 61 Diensten en diverse goederenmoet […] geboekt worden?

    ABKO ontvangt zeer veel vragen over specifieke boekingen op de rekeningen van groep 61. ABKO beschouwt het niet als zijn opdracht om op dergelijke detailvragen te antwoorden. Daarom beperkt ABKO zich tot het beantwoorden van enkele specifieke vragen van meer algemeen belang. Voor het overige kan men bij de boekingen binnen groep 61 met onderstaande overwegingen rekening houden. 

    In het algemeen heeft men voor boekingen binnen groep 61 Diensten en diverse goederen een grote keuzevrijheid. Bij het gebruik van de rekeningen is het immers vooral belangrijk dat de kosten en de opbrengsten onder de juiste groep komen, omdat de totalen hiervan op de resultatenrekening verschijnen. De opdeling van de rekeningen van groep 61 heeft immers geen in-vloed op de neergelegde jaarrekening. Bij het gebruik van de rekeningen van groep 61 heeft men vooral aandacht voor de schoolinterne kenmerken om de kosten toe te wijzen aan een rekening of een onderverdeling ervan. Dit laat toe dat de opdeling van groep 61 de behoeften van het schoolbestuur kan reflecteren. 

    In het MAR van het VSKO-model is een bepaalde structuur uitgeschreven. Het schoolbestuur past deze vastgelegde structuur naar eigen inzichten toe. Het schoolbestuur kan eventueel sommige rekeningen verder opsplitsen. Hierover dienen afspraken gemaakt te worden en deze dienen strikt en consequent nageleefd te worden binnen alle geledingen van het schoolbestuur. De juiste toewijzing kan alleen maar gebeuren door goede afspraken. Het consequent toepassen van deze afspraken binnen alle geledingen van het schoolbestuur is belangrijker dan het antwoord op de vraag op welke rekening van groep 61 geboekt moet worden. Binnen het schoolbestuur kunnen bijvoorbeeld lijstjes aangelegd worden met voorbeelden van wat waar geboekt moet worden, zodat iedereen correcte referenties heeft en deze op dezelfde manier zal toepassen.  [2006-03-24]
  • Grondstoffen

    Mogen zowel grondstoffen die verbruikt worden tijdens de lessen (= hoofdactiviteit) en grondstoffen die aangewend worden voor de vervaardiging van werkstukken door de leerlingen (= nevenactiviteit) onder dezelfde rekening 600 geboekt worden?

    ABKO is van mening dat het te ver zou voeren hier een onderscheid naar gelang van de bestemming te introduceren. Men kan deze grondstoffen dus ongeacht hun bestemming steeds op rekening600 Aankopen van grondstoffen boeken. Op rekening 600 Grondstoffen kunnen de materialen geboekt worden die leerlingen en leraars in de klas gebruiken en verbruiken, zoals bijvoorbeeld krijt, papier, knutselmateriaal. Het is minder belangrijk welke rekening men precies kiest binnen deze groep, dan wel dat men een verantwoorde keuze maakt en deze vervolgens consequent toepast binnen alle geledingen van het schoolbestuur.  [2005-06-15]
  • Grondstoffen versus hulpstoffen

    Wat is het onderscheid tussen grondstoffen en hulpstoffen?

    Een grondstof is een essentieel onderdeel van het eindproduct, een hulpstof is een bijkomstig onderdeel. Bijvoorbeeld bij het vervaardigen van een meubel is hout een grondstof en lijm een hulpstof, bij het koken van aardappelen vormen de aardappelen een grondstof en zout een hulpstof. Wie een criterium wil hanteren, kan het kostprijsbestanddeel in het geheel als criterium hanteren.  [2005-06-15]
  • Gsm

    Waar wordt de aankoop van een telefoontoestel of een gsm geboekt: op rekening 6130 [Communicatiekosten] of op rekening 6131 [Kantoorkosten]?

    Beide rekeningen zijn mogelijk, maar eenmaal gekozen, moet de genomen keuze consequent toegepast worden door alle geledingen van het schoolbestuur.

    Zie ook trefwoord “Groep 61”.  [2005-12-14]

Htop

  • Handelsgoederen

    Waarom is de omschrijving van groep 60 gewijzigd van Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen naar Verbruikte goederen?

    Aangezien de school geen handelsactiviteiten als dusdanig ontplooit, geven we de voorkeur aan de omschrijving Verbruikte goederen in plaats van de omschrijving Handelsgoederen.  [2004-06-29]
  • Handelsschulden

    Waarom is de omschrijving Handelsschulden vervangen door de omschrijving Werkingsschulden (rekening 44)?

    Om dezelfde redenen als bij de vorderingen, geven wij de voorkeur aan Werkingsschulden in plaats van Handelsschulden. Merk overigens op dat de benaming Leveranciers (440) behouden is.  [2004-06-29]
  • Handelsvorderingen

    Waarom is de omschrijving Handelsvorderingen vervangen door de omschrijving Werkingsvorderingen (groep 40)?

    Een school verricht geen handelsactiviteiten als dusdanig. Hooguit vallen sommige nevenactiviteiten hieronder. De kernactiviteit van de school is onderwijs verstrekken, niet handel drijven. Deze kernactiviteit omschrijven we met de term Werking. Dit komt ook tot uiting in het onderscheid tussen rekening 23 versus 24, rekening 40 versus 41, rekening 70 versus 74.

    Daarom geeft ABKO er de voorkeur aan de omschrijving Handelsvorderingen te vervangen door de omschrijving Werkingsvorderingen. In het tegenovergestelde geval zouden Werkingstoelagen (400) gerubriceerd worden onder Handelsvorderingen, wat toch ook merkwaardig lijkt.

    Werkingsvorderingen is reeds jarenlang de gebruikelijke term binnen de social profit en is als dusdanig dan ook terug te vinden in de eerder opgelegde boekhoudwetgevingen binnen deze sector (cfr. hogescholen, gemeenschapsonderwijs).  [2004-06-29]
  • Herstellingswerk

    Moet een (groot) herstellingswerk zoals het aanbrengen van een nieuw plafond geactiveerd worden? Als we voor een niet-geactiveerde herstelling investeringssubsidies ontvangen, moeten deze dan eenmalig in de opbrengst opgenomen worden?

    Het is moeilijk hierover te oordelen zonder het concrete dossier te kennen. Het is niet omdat AGIOn (voorheen DIGO) het werk subsidieert dat het per definitie geactiveerd moet worden. Het is niet zo eenvoudig aan te geven welke herstellingswerken en verbeteringswerken als actief dan wel als kost dienen te worden geboekt. Als uitgangspunt kan worden genomen dat als actief wordt geboekt de aanschaf die een blijvende meerwaarde voor het actief betekent.

    Drie mogelijke benaderingswijzen aangaande herstellingswerken zijn te onderscheiden. Het aanleggen van voorzieningen, het direct in kost nemen en het activeren:

    • Onder het meest voorzichtige standpunt verstaat men de werkwijze waarbij men reeds bij het verwerven van het activum de toekomstige onderhoudskost gaat ramen. Er zal hiervoor dan een voorziening worden opgebouwd. Op het ogenblik van de effectieve aanschaf zal de kost door de opgebouwde voorziening in principe volledig geneutraliseerd worden. In de praktijk zal deze benadering zelden gevolgd worden.
    • Bij de voorzichtige benaderingswijze wordt de aanschaf opgenomen in de kosten in het jaar dat deze zich voordoet. Deze benadering zal in de praktijk het vaakst gevolgd worden voor herstellingswerken. Het nadeel van deze werkwijze is dat er pieken in de resultatenrekening worden veroorzaakt, waardoor een vergelijking in de tijd moeilijker wordt.
    • De derde oplossing is doorgaans de minst goede oplossing. In deze oplossing wordt een belangrijke onderhoudslast als een vast actief beschouwd, als een investering. De aanschaf wordt geactiveerd waardoor de boekhoudkundige kost naar de toekomst wordt verschoven. Activeren mag alleen gebeuren als het verbeteringswerken betreft, waardoor het actief effectief meer waard wordt. Enkel verbeteringswerken (renovatiewerken en dergelijke) zullen worden geactiveerd, niet de instandhoudingwerken. De afschrijvingstermijn zal gelijk zijn aan de levensduur van het betreffende activum die de kortste is van, hetzij de technische, hetzij de economische levensduur.
    Wat de AGIOn-subsidies betreft, volgens Artikel 41 van het VSKO-model worden deze in resultaat genomen volgens hetzelfde ritme als de afschrijvingen op de vaste activa waarop de investeringssubsidies betrekking hebben. Vermits er bij herstellingen die in de kosten opgenomen worden, geen sprake is van afschrijvingen, worden de subsidies inderdaad eenmalig bij de opbrengsten geboekt.  [2006-03-24]
  • Huurboeken

    Hoe wordt het gratis ter beschikking stellen, verhuren of verkopen van boeken aan leerlingen boekhoudkundig verwerkt?

    Gratis ter beschikking stellen (verscheidene jaren) – Als de school handboeken gedurende een aantal jaren gratis ter beschikking stelt van de leerlingen, dan worden deze geactiveerd onder rekening 23 Installaties, machines en uitrusting. Het schoolbestuur kan desgewenst zelf een geschikte indeling van deze rekeningen maken. Een afschrijvingstermijn van drie jaar lijkt voor de hand te liggen.

    Gratis ter beschikking stellen (één jaar) – Als de school werkboeken waarin geschreven wordt en die dus hoogstens één schooljaar gebruikt kunnen worden, gratis ter beschikking van de leerlingen stelt, dan worden deze geboekt onder rekening 615 Gereedschappen en materialen of een onderverdeling daarvan (bijvoorbeeld 6153 Schoolbehoeften). Voorts verwijzen we voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen naar het trefwoord Groep 61.

    Verhuren – Boeken en cursussen gekocht met de bedoeling te verhuren aan leerlingen boekt u op rekening 23 Installaties, machines en uitrusting. In tegenstelling tot rekening 24 omvat rekening 23 datgene wat tot de kernactiviteit van de school behoort (namelijk onderwijs verstrekken). Indien de te verhuren boeken een substantieel deel van rekening 23 vormen, dient u rekening 23 bij voorkeur verder uit te splitsen. De bijdragen van de leerlingen boekt u op rekening 709 Overige leerlingenbijdragen, eventueel uit te splitsen.

    Verkopen – Boeken en cursussen gekocht met de bedoeling door te verkopen aan de leerlingen boekt u op rekening 605 Aankopen van boeken en cursussen, de bijdragen van de leerlingen op rekening 705 Verkopen van boeken en cursussen. De boeken en cursussen bestemd voor doorverkoop die per 31 december van het boekjaar nog in voorraad zijn, kunnen samen een beduidende waarde hebben en worden dan bij afsluiting in de voorraadrekening 35 Boeken en cursussen opgenomen.  [2005-06-15]
  • Huurlicenties software

    Waar moeten softwarelicenties geboekt worden die slechts voor de duur van één schooljaar betaald worden (de zogenaamde huurlicenties)?

    Huurlicenties voor software (bijvoorbeeld in het kader van MS-KIS) worden geboekt op rekening 6151 Didactisch materiaal.  [2005-06-15]
  • Huurwaarborg

    Hoe boek ik een huurwaarborg voor een pand dat door de vzw gehuurd wordt? De huurwaarborg is gestort op een geblokkeerde rekening van de vzw.

    Indien de huurwaarborgrekening op naam van de vzw staat, moet deze rekening opgenomen worden bij de financiële rekeningen van het schoolbestuur.

    Het geld van de huurwaarborg wordt dus op een eigen bankrekening (van een andere aard) gezet en is daarom te boeken als
    55 Rekening huurwaarborg
    aan 55 Zichtrekening

    Op deze rekening worden eveneens de intresten gegenereerd die ten voordele van de vzw-school zijn. Ook bij de jaarlijkse attestering van de financiële rekeningen ten behoeve van de bedrijfsrevisor zal deze rekening op het overzicht voorkomen.  [2012-09-06]

Itop

  • IPA

    Sinds enige tijd is de IPA-regeling inzake de bedrijfsvoorheffing van toepassing. Op welke rekening moet deze opbrengst geboekt worden?

    De wet van 17 mei 2007 tot uitvoering van het Interprofessioneel akkoord 2007-2008 houdt in dat vanaf 1 oktober 2007 bepaalde werkgevers 0,25 % van het bruto bedrag van de bezoldigingen vóór inhouding van de persoonlijke sociale zekerheidsbijdrage niet moeten doorstorten naar de Schatkist. Vermits compensatie niet toegelaten is, moet deze opbrengst geboekt worden, met name onder rekening 738 [Compenserende bedragen ter vermindering van de loonkost]. Desgewenst kunt u deze rekening verder opsplitsen.  [2016-04-28]
  • Investeringssubsidies

    Waarom wordt de term investeringssubsidies gebruikt in plaats van DIGO-subsidies (rekening 15)?

    ABKO heeft er bewust voor geopteerd niet met namen zoals DIGO te werken, omdat deze kunnen wijzigen (DIGO is ondertussen inderdaad AGIOn geworden). Indien men dat wenst, kan men de rekening verder opsplitsen om deze investeringssubsidies apart op te volgen, bijvoorbeeld Subsidie provincie of Subsidie Stad.  [2004-06-29]
  • Inventarisboek

    Is de school nog steeds verplicht een inventarisboek bij te houden? Zo ja, wat is dit en wat moet er in vermeld worden?

    De recente omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen vermeldt het gebruik van het inventarisboek niet meer.  [2006-01-11]
  • Interimarbeid

    Hoe moeten kosten voor interimarbeid geboekt worden?

    Kosten voor arbeiders en bedienden die via een interimkantoor aangesteld worden, moeten geboekt worden op rekening 617 Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen.  [2005-06-15]
  • Inkomsten praktijklessen

    Waar worden de inkomsten geboekt die voortkomen uit goederen die door leerlingen in het kader van praktijklessen gemaakt zijn (bijvoorbeeld kleine meubels of planten) of uit diensten die door leerlingen in het kader van praktijklessen geleverd zijn (bijvoorbeeld restaurant of haarzorg)?

    Deze inkomsten dient u te boeken op rekening 740 [Verkoop van goederen en diensten voortkomend uit de onderwijsactiviteit]. De vordering komt op rekening 410 [Vorderingen uit nevenactiviteiten].

    Zie ook trefwoord “Doorfactureren – Eigen producten”.  [2005-06-15]
  • Interne overboekingen

    De school voert voor de eigen middelen en de werkingstoelagen een afzonderlijke boekhouding. Op het einde van het boekjaar worden deze samengevoegd. Hoe worden interne over-boekingen tussen eigen middelen en werkingstoelagen dan geboekt?

    Indien de school ervoor opteert voor de eigen middelen en voor de werkingstoelagen een eigen boekhouding te voeren, dan moeten die inderdaad op het einde van het boekjaar samengevoegd worden op het niveau van het schoolbestuur.

    Indien in de loop van het boekjaar overboekingen moeten plaatsvinden van de ene entiteit naar de andere, kan de school deze beschouwen als structurele overdrachten en dus als langetermijnschulden en –vorderingen. U gebruikt daarvoor dan de rekeningen 179 [Overige schulden] en 2910 [Overige vorderingen op meer dan één jaar]. Deze werkwijze geniet de voorkeur van ABKO.

    Mocht het om een lening gaan, dan kunt u in plaats van rekening 179 rekening 174 [Overige leningen] gebruiken, met dien verstande dat er dan een leningscontract moet bestaan. Op te merken valt echter dat de situatie waarbij een school aan zichzelf leent, uitermate bevreemdend is.

    Indien de school deze overboekingen beschouwt als kortstondige transacties die binnen het jaar terugbetaald worden, dan gebruikt u rekeningen 416 [Diverse vorderingen] en 489 [Diverse overige schulden]. Deze werkwijze wordt echter afgeraden door ABKO.

    Overigens kan dezelfde redenering mutatis mutandis toegepast worden indien het om overboekingen tussen verschillende scholen van hetzelfde schoolbestuur gaat.

    Zie ook trefwoord “Eigen middelen en werkingstoelagen”.

     [2005-06-15]
  • Intresten

    Mogen alle intresten voortaan vrij aangewend worden (ongeacht of ze voortkomen uit eigen middelen of uit werkingstoelagen)? De omzendbrief VWV van 21 januari 1991 wordt immers opgeheven. De verplichting om bij de ontvangsten ook de intresten, bekomen op een zicht-, termijn- of depositoboekje, in te schrijven vervalt dus.

    Neen, in artikel 3.7 van de rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs wordt deze verplichting hernomen:“De intresten verkregen op een zicht-, termijn- of een depositoboekje bij een private of openbare kredietinstelling moeten voor de werking van de school worden aangewend”.  [2006-03-10]
  • Inventaris

    Waar vinden wij informatie over de inventaris? Wat moet er in opgenomen worden en hoe ver moeten wij teruggaan?

    Uitgebreide informatie over het opstellen van een inventaris vindt u in hoofdstukken 4.6.4 en 7.3 van het eindrapport van het tweede proefproject Dubbel economisch boekhouden dat door het departement onderwijs van 1 maart 2004 tot 30 juni 2005 georganiseerd is.

    U kunt dit rapport downloaden "Proefproject betreffende de begeleiding en invoering van een economische dubbele boekhouding in het vrij gesubsidieerd onderwijs - Eindrapportering 30 juni 2005 - Deloitte Fiduciaire".  [2006-01-11]
  • Intrestsubsidies NWF

    Wat wordt bedoeld met Intrestsubsidies Nationaal Waarborgfonds van rekening 7531?

    Het Nationaal Waarborgfonds (NWF) kwam onder de vorm van intrestsubsidies tussen. Deze subsidies werden echter niet aan het schoolbestuur betaald, maar rechtstreeks aan de bank die de lening verstrekte. Het schoolbestuur betaalde enkel het kapitaal terug en 1,25 % intrest (in uitzonderlijke gevallen 2,5 %). Het verschil tussen de 1,25 % en de in de leningsovereenkomst vastgelegde intrestvoet wordt door AGIOn (als rechtsopvolger van NWF en DIGO) rechtstreeks uitgekeerd aan de betrokken bankinstelling. De rechtstreekse subsidie van AGIOn (60 of 70 %) wordt wel uitbetaald aan de inrichtende macht. De scholen ontvangen deze intrestsubsidie dus niet zelf. Deze verrichting houdt dus geen kasstroom in (evenmin als bijvoorbeeld de roerende voorheffing op spaarintresten). Het is zelfs niet duidelijk of de scholen het bedrag van de intrestsubsidie wel kennen. Een zeer kleine minderheid van de scholen zou dit bedrag toch boeken. ABKO heeft ervoor geopteerd deze laatste optie open te houden.  [2004-06-29]
  • Inbrengwaarde

    In Art. 24 van het VSKO-model heeft men het over "inbrengwaarde". Wat wordt daar concreet mee bedoeld?

    Op dit ogenblik worden scholen ons inziens niet geconfronteerd met inbrengwaarden. Toch werd deze waarderingsmethode in het VSKO-model gehandhaafd om conformiteit met de boekhoudwetgeving na te streven.  [2006-03-10]

Jtop

  • Jaarrekening - Modelformulier

    Welke jaarrekening moet gebruikt worden door de schoolbesturen? Sommige bedrijfsrevisoren staan afkerig tegenover verschillende jaarrekeningen voor verschillende sectoren. Het is bovendien niet duidelijk hoe deze ingediend kunnen worden bij de Nationale Bank van België.

    In overeenstemming met Hoofdstuk X, Afdeling III van Onderwijsdecreet XV gebruiken de schoolbesturen de jaarrekening die vastgelegd is in het VSKO-model. Bedrijfsrevisoren worden geacht deze wettelijke beschikkingen na te leven en toe te passen.

    De Nationale Bank van België (NBB) heeft in januari 2007 het VSKO-model voor de neerlegging van de jaarrekening goedgekeurd. U kunt dit model downloaden.

    Zie ook trefwoord “Neerlegging”.  [2007-06-30]
  • Jaarrekening - Verslag RvB

    Moet bij het neerleggen van de jaarrekening bij de Nationale Bank ook een verslag van de Raad van Bestuur toegevoegd worden?

    In tegenstelling tot de vennootschapswetgeving, voorziet de vzw-wetgeving niet in de verplichting een jaarverslag toe te voegen aan de jaarrekening. De Raad van Bestuur van de vzw is dus niet verplicht een jaarverslag toe te voegen.

    Het jaarverslag is echter wel het document waarmee de Raad van Bestuur de algemene vergadering (en elke andere belanghebbende) in kennis kan stellen van de (financiële) situatie van de vzw Inrichtende Macht. Het jaarverslag biedt de kans om de resultaten en de activiteiten van het voorbije jaar van de vzw weer te geven. Het omvat dus niet alleen een financiële analyse van het voorbije jaar, maar ook een aantal niet-financiële elementen zoals een omschrijving van de belangrijkste activiteiten van het voorbije jaar (schoolfeest, studiereizen, ...), een toelichting omtrent de werking van de vzw Inrichtende Macht (aantal leerlingen, werkingstoelagen, eigen middelen, werkingskosten, belangrijke schenkingen of bijkomende subsidies, ...) en een omschrijving van de belangrijkste risico's en onzekerheden waarmee de vzw geconfronteerd kan worden.  [2006-06-11]

Ktop

  • Kasverrichtingen

    Hoe moet de school de verrichtingen met contant geld uit de kassa verantwoorden?

    De school dient een kasboek bij te houden dat aansluit bij de effectief aanwezige liquide middelen. Ze dient alle kasbewegingen te verantwoorden. Compensatie van ontvangsten en uitgaven is niet toegestaan (Art. 12 van het VSKO-model). Veronderstel bijvoorbeeld dat de bijdragen van de leerlingen voor een bepaalde activiteit 1 000 euro bedragen, en dat de kosten van de activiteit uiteindelijk 975 euro blijken te bedragen, dan moet men enerzijds 1 000 euro als opbrengsten en 975 euro als kosten boeken; het is niet toegestaan uitsluitend het verschil ter waarde van 25 euro te boeken  [2006-01-11]
  • Klasfoto’s

    Moeten klasfoto’s geboekt worden op rekeningen 619 en 700 of op rekeningen 604 en 704?

    Het verkopen van individuele foto's van leerlingen, in zoverre het nemen ervan geen noodzaak is binnen het administratief beheer of de pedagogische werking van de school, is niet toegela-ten omdat het een handelsactiviteit is die niet verenigbaar is met de onderwijsopdracht, omdat elke onderwijsdoelstelling ontbreekt. Het nemen van klasfoto's en van individuele foto's binnen een bepaalde pedagogische werking of binnen het administratief beheer van de school, is wel toegelaten. In voorkomend geval kun-nen deze foto's aangekocht worden door de leerlingen. Er mag evenwel in geen enkel geval sprake zijn van enige aankoopverplichting voor de leerlingen, de ouders of betrokken organisa-ties. Dit blijkt uit adviezen van de Commissie zorgvuldig bestuur van 3 februari 2003 en 21 januari 2005. U kunt deze raadplegen via http://www.ond.vlaanderen.be/zorgvuldigbestuur > Adviezen en beslissingen > Handelsactiviteiten, reclame en sponsoring > CZB/GZ/2002/5 resp. CZB/V/KBO/2005/88. Voor zover de verkoop toegelaten is, gebeuren de boekingen op rekening 700 Opbrengsten uit leerlingenactiviteiten en 619 Leerlingenactiviteiten.  [2006-03-23]
  • Klein elektrisch materiaal

    Waar mag klein elektrisch materiaal zoals een koffiezetapparaat, een microgolfoven, een stofzuiger, een koelkast geboekt worden? Mag men bijvoorbeeld een nieuwe rekening 6154 Klein elektrisch materiaal bijmaken?

    Klein elektrisch materiaal zoals bijvoorbeeld koffiezet, microgolf e.d. mag men boeken onder 615 en verder uitsplitsen naar de behoeften van rapportering, bijvoorbeeld 6154 [Klein elektrisch materiaal].

    Zie ook trefwoorden “Schema van balans, RR en MAR” en “Groep 61”.  [2005-12-14]
  • Kleine vzw

    Volgens de verificatie mogen we onze boekhouding voeren zoals voorheen, omdat wij een kleine VZW zijn. Betekent dit dat we geen nieuwe verplichtingen hebben?

    De federale vzw-wetgeving legt aan de vzw's op een boekhouding te voeren met betrekking tot al hun middelen, dit wil zeggen zowel de werkingstoelagen als de eigen middelen. Deze verplichting geldt zowel voor de kleine als voor de grote en de zeer grote vzw's. Aangezien uw vzw onder de categorie van de kleine vzw's valt, hoeft u inderdaad geen dubbele boekhouding te voeren; het volstaat een vereenvoudigde boekhouding te voeren. Toch gelden er vanuit de vzw-wet nog enkele andere verplichtingen. Zo bent u bijvoorbeeld verplicht een jaarlijkse inventaris op te maken.

    Bovendien heeft het departement onderwijs met betrekking tot de verificatie een rondzendbrief gepubliceerd, waardoor met ingang van 1 januari 2006 de regelgeving enigszins gewijzigd is. U kunt deze rondzendbrief NO/2005/04 d.d. 21 december 2005 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd onderwijs raadplegen. Surf daartoe naar http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13735.

    Het VSKO heeft ten behoeve van de kleine vzw's-schoolbesturen een model van vereenvoudigde boekhouding opgesteld. 
  • Koffie, thee en suiker

    Wordt de aankoop van koffie, thee en suiker die bestemd zijn voor leerkrachten en gasten beschouwd als verbruikte goederen (60) of als diensten (61)?

    Koffie, thee, suiker e.d. worden geboekt onder 616 [Overige leveringen en diensten], meer bepaald 6166 [Catering].

    Zie ook trefwoord “Groep 61”.  [2006-11-06]
  • Kooplicenties software

    Huurlicenties van software worden op rekening 6151 Didactisch materiaal geboekt. Waar moeten de facturen van administratieve software (bijvoorbeeld Wisa, Informat, Proacc) en lessenroostersoftware (bijvoorbeeld pcUntis) geboekt worden?

    Huurlicenties boekt u niet bij de vaste activa, omdat huurlicenties niet leiden tot verwerving van deze software. Kooplicenties boekt u wel bij de vaste activa, meer bepaald op de rubriek 218 Softwarelicenties. Desgewenst kunt u binnen uw rekeningenstelsel ervoor opteren een onderscheid te maken tussen administratieve software (zoals bijvoorbeeld Wisa, Informat, gp-Untis, ProAcc) en pedagogische software.  [2005-12-14]
  • Kosten

    Op welke rekening binnen groep 61 Diensten en diverse goederen moet […] geboekt worden?

    ABKO ontvangt zeer veel vragen over specifieke boekingen op de rekeningen van groep 61. ABKO beschouwt het niet als zijn opdracht om op dergelijke detailvragen te antwoorden. Daarom beperkt ABKO zich tot het beantwoorden van enkele specifieke vragen van meer algemeen belang. Voor het overige kan men bij de boekingen binnen groep 61 met onderstaande overwegingen rekening houden. 

    In het algemeen heeft men voor boekingen binnen groep 61 Diensten en diverse goederen een grote keuzevrijheid. Bij het gebruik van de rekeningen is het immers vooral belangrijk dat de kosten en de opbrengsten onder de juiste groep komen, omdat de totalen hiervan op de resultatenrekening verschijnen. De opdeling van de rekeningen van groep 61 heeft immers geen in-vloed op de neergelegde jaarrekening. Bij het gebruik van de rekeningen van groep 61 heeft men vooral aandacht voor de schoolinterne kenmerken om de kosten toe te wijzen aan een rekening of een onderverdeling ervan. Dit laat toe dat de opdeling van groep 61 de behoeften van het schoolbestuur kan reflecteren. 

    In het MAR van het VSKO-model is een bepaalde structuur uitgeschreven. Het schoolbestuur past deze vastgelegde structuur naar eigen inzichten toe. Het schoolbestuur kan eventueel sommige rekeningen verder opsplitsen. Hierover dienen afspraken gemaakt te worden en deze dienen strikt en consequent nageleefd te worden binnen alle geledingen van het schoolbestuur. De juiste toewijzing kan alleen maar gebeuren door goede afspraken. Het consequent toepassen van deze afspraken binnen alle geledingen van het schoolbestuur is belangrijker dan het antwoord op de vraag op welke rekening van groep 61 geboekt moet worden. Binnen het schoolbestuur kunnen bijvoorbeeld lijstjes aangelegd worden met voorbeelden van wat waar geboekt moet worden, zodat iedereen correcte referenties heeft en deze op dezelfde manier zal toepassen.  [2006-03-24]

Ltop

  • Leerbedrijf

    Hoe wordt de boekhouding van een leerbedrijf (contract met UNIZO) of van een mini-onderneming (contract met VOKA) verwerkt? Wordt deze opgenomen in de schoolboekhouding?

    Het antwoord op de vraag of het leerbedrijf of de mini-onderneming moeten worden opgenomen in de boekhouding van het schoolbestuur is afhankelijk van de wijze waarop deze worden georganiseerd. Een leerbedrijf wordt in veel gevallen opgericht en uitgebaat in samenspraak met UNIZO. UNIZO raadde aan om hiervoor een aparte vzw op te richten. Het VVKSO is hier geen voorstander van. Wanneer de organisatie van het leerbedrijf of de mini-onderneming in het kader van het onderwijsprogramma gebeurt, dan valt dit o.i. onder de verantwoordelijkheid en binnen de werking van het schoolbestuur. 

    Indien het leerbedrijf deel uitmaakt van een aparte vzw, dan wordt ook de boekhouding gescheiden van de boekhouding van het schoolbestuur. Gebeurt de organisatie van het leerbedrijf binnen het schoolbestuur, dan zal de boekhouding van het leerbedrijf of de mini-onderneming in de boekhouding van het schoolbestuur worden opgenomen. Dit betekent ook dat alle afspraken over het binnenbrengen van facturen en bewijsstukken op een gelijkaardige wijze gebeurt. Over de wijze waarop de boekhouding van het leerbedrijf of de mini-onderneming in de boekhouding van het schoolbestuur word opgenomen, kan het schoolbestuur afspraken maken.  [2006-03-24]
  • Leerlingenactiviteiten (1)

    Met de leerlingen (buitengewoon onderwijs) worden regelmatig kookactiviteiten, uitstappen sociale vaardigheden, zwemmen en andere activiteiten gedaan. Deze worden niet aangerekend aan de leerlingen. Wel betalen ze per trimester een vast bedrag dat de kosten niet (helemaal) dekt. Hoe moet dit geboekt worden?

    Grondstoffen die verbruikt worden tijdens de lessen koken, worden geboekt op rekening 600 [Aankopen van grondstoffen], uitstappen sociale vaardigheden worden geboekt op rekening 619 [Kosten van leerlingenactiviteiten]. De bijdragen van de leerlingen worden geboekt op rekening 709 [Overige leerlingenbijdragen].
    Ten slotte willen we u wijzen op het recht op kosteloze toegang tot het secundair onderwijs. Dit betekent niet dat het secundair onderwijs volledig gratis moet zijn. Scholen mogen wel een financiële bijdrage van ouders vragen voor didactisch materiaal en bepaalde activiteiten. Dit recht om een bijdrage te vragen wordt echter op twee manieren beperkt. 
     

    • Ten eerste kunnen alleen werkelijke kosten in rekening worden gebracht. De bijdrage van de ouders mag bovendien de werkelijke kost, gemaakt door het schoolbestuur niet overschrijden. Deze verplichting geldt tegenover elke leerling. Het schoolbestuur kan de ouders geen kosten aanrekenen die het niet voor hun kind heeft gemaakt. Het schoolbestuur moet een bewijs van deze kosten kunnen voorleggen.
    • Ten tweede mogen de bijdragen nooit zo hoog worden dat ze een indirect inschrijvingsgeld vormen. “Met indirect inschrijvingsgeld worden kosten bedoeld, geheven door het schoolbestuur of nevenorganisaties, waarvan het bedrag dermate hoog is dat ze een reële belemmering vormen om zich in te schrijven”.
    Meer informatie over de bijdrageregeling in het secundair onderwijs vindt u in punt 2 van de mededeling over zorgvuldig bestuur, M-VVKSO-2002-021.  [2006-11-06]
  • Leerlingenactiviteiten (2)

    Er is een rekening 619 Kosten van leerlingenactiviteiten, maar daar staat geen 719 Opbrengsten van leerlingenactiviteiten tegenover. De 700 is daar nu voor voorzien, maar zou die niet beter worden voorbehouden voor andere verkopen?

    Tegenover rekening 619 staat rekening 700, niet rekening 719. Groep 71 moet voor voorraadwijzigingen gebruikt worden, en komt dus niet in aanmerking om tegenover rekening 619 gesteld te worden.  [2004-06-29]
  • Leerlingenbijdragen

    In groep 74 worden de inkomsten van nevenactiviteiten geboekt. Moeten de inkomsten van dagelijkse activiteiten wegens verkoop van goederen en diensten voortkomend uit de onderwijsactiviteit dan niet eerder op een 70-rekening dan op de rekening 740 worden geboekt?

    De hoofdactiviteit van een onderwijsinstelling is onderwijs verstrekken. ABKO heeft er daarom voor gekozen om de verkoop van goederen en diensten die voortkomen uit de onderwijs­activiteit als nevenactiviteit te boeken. ABKO heeft geopteerd voor een fundamentele opsplitsing tussen groep 70 Leerlingenbijdragen (in het kader van de eigenlijke onderwijsactiviteit) en groep 74 Opbrengsten uit nevenactiviteiten.  [2004-06-29]
  • Leerlingenraad

    Hoe moeten de kosten en de opbrengsten van de leerlingenraad verwerkt worden via de boekhouding van de school?

    De kosten en opbrengsten van de leerlingenraad worden verwerkt in klasse 6 en 7. Daartoe kunnen rekening 619 Kosten van leerlingenactiviteiten en rekening 749 Diverse werkingsopbrengstenverder opgesplitst worden met een rekening Leerlingenraad, zodat de financiële werking van de leerlingenraad steeds afzonderlijk kan opgevolgd worden.
    Men kan er ook voor kiezen dit analytisch op te volgen. Het voordeel is dan dat men meer detail heeft wat de onderscheiden kosten en opbrengsten zijn; het nadeel is dat deze benadering meer werk vergt.

    Overigens kiest de school zelf of zij voor de verrichtingen van de leerlingenraad een aparte financiële rekening bij de bank creëert. Alleszins herinneren we aan het principe dat er geen afzonderlijke rekeningen van de school door leerlingen zelf beheerd worden (zie ook punt 4.4 van de Mededeling M-VVKSO-2005-076 “Leerlingenparticipatie – visie en suggesties voor een schooleigen invulling”)

     [2015-03-15]
  • Leerlingenrekeningen

    De inkomsten van praktijklessen moeten geboekt worden op 410, de andere opbrengsten (boeken, fotokopieën) op 402. Per klantrekening (= leerlingenrekening) kan je echter slechts één 4-rekening ingeven. Een factuur deels op 402 en deels op 410 boeken is dus niet mogelijk.

    Alle vorderingen voor leerlingen komen op rekening 402 Leerlingenrekeningen, maar de opbrengsten moeten uitgesplitst worden op de juiste opbrengstenrekening. De rekening 410 Vorderingen uit nevenactiviteiten is bedoeld voor vorderingen op externen, met andere woorden voor de bijdragen die betaald worden door de klanten in ruil voor de levering van de producten of diensten.  [2006-03-10]
  • Leningen

    Mag een school een lening die niet via AGIOn ( voorheen DIGO) aangegaan is, met de werkingstoelagen terugbetalen?

    Art. 3.9 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen voorziet uitdrukkelijk in de mogelijkheid om leningen die niet via het Nationaal Waarborgfonds (NWF), DIGO of AGIOn (Agentschap voor infrastructuur in het onderwijs, rechtsopvolger van DIGO) aangegaan zijn, toch met de werkingstoelagen terug te betalen.  [2006-01-11]
  • Lidmaatschap

    Worden de kosten voor het lidmaatschap van DIVO, ISIB (Brandveiligheid), VVBAD, VKW, KVCV, BVLO, e.a. onder 6160 Dienstverlenende organismen of onder 6167 Publiciteit en representatie geboekt?

    Al deze kosten dient u te boeken op rekening 6160 Dienstverlenende organismen.  [2005-12-14]
  • Lockers

    Voor het huren van een locker betalen de leerlingen een waarborg. Hoe wordt deze geboekt?

    Als u de leerling de rekening voor de huur van een locker voorlegt, ontstaat een vordering. U boekt deze vordering op rekening [402 Leerlingenrekeningen]. Bij het betalen van deze vordering door de leerling debiteert u de bank en crediteert u de vordering. De waarborgsom die u aanrekent, boekt u als een schuld op rekening [488 Borgtochten ontvangen in contanten]. Bij de terugbetaling van de waarborg aan de leerling debiteert u de schuld en crediteert u de bank.

    Zie ook trefwoord “Waarborg”.  [2006-03-10]
  • Lonen onderhoudspersoneel

    Mogen bij de vereenvoudigde boekhouding de lonen van het onderhoudspersoneel onder één rubriek geboekt worden, of moeten de nettolonen en de kosten voor het sociaal secretariaat apart geboekt worden?

    In het vereenvoudigd stelsel worden de administratiekosten van het sociaal secretariaat geboekt op rekening 6160 [Dienstverlenende organismen], terwijl de uitgaven met betrekking tot de loonlasten (met name het brutoloon plus RSZ Werkgever) geregistreerd worden op rekening 62. Dit is in overeenstemming met de minimumindeling van de verrichtingenclassificatie van het VSKO-model voor het voeren van een vereenvoudigde boekhouding in het katholiek onderwijs, dat door het departement onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd is op 7 april 2006 (blz. 19 548).  [2007-11-26]

Mtop

  • Maaltijden

    Waar worden de kosten en de opbrengsten van maaltijden voor leerlingen en voor leraren geboekt?

    De opbrengst van verkochte maaltijden hoort thuis in rekening 709 Overige leerlingenbijdragen. Desgewenst kan men deze rekening opsplitsen. Grondstoffen nodig voor de bereiding van maaltijden voor leerlingen en personeel, worden geboekt op rekening 604 Aankopen van goederen en materialen bestemd voor de verkoop. Om de kost van een maaltijd te kennen moet men een analytische boekhouding opzetten of bepaalde kosten extracomptabel bijhouden. Dit gebeurt liefst niet via het rekeningenstelsel.

    Indien schoolmelk en andere dranken gekocht worden om verkocht te worden (al dan niet na verwerking of bewerking), worden deze geboekt op rekening 604 Aankopen van goederen en materialen bestemd voor de verkoop.

    Een nieuwe 60-rekening mag hiervoor niet gecreëerd worden. Voor het creëren van nieuwe rekeningen verwijzen we naar het trefwoord Schema van balans, RR en MAR.

    Indien de informatiebehoeften van het schoolbestuur dit vereisen, kan men een opsplitsing maken voor leraren en leerlingen, maar nodig is dit niet. Eventueel kan men de opbrengst van maaltijden voor leraren boeken op rekening 741 Omzet nevenactiviteiten.  [2006-03-24]
  • MAR

    De huidige indeling van het MAR verschilt van de oorspronkelijke. Er is namelijk een detaillering tot op 4 cijfers terwijl dat vroeger maar 3 cijfers waren. Mag het rekeningenstelsel volgend boekjaar aangepast worden, of moet dit nu reeds?

    Aangezien alle boekingen wat de eerste drie cijfers betreft, correct gebeurd zijn, kunnen de huidige boekingen gehandhaafd worden. Naar volgend boekjaar toe kan dan een aangepast MAR gebruikt worden.  [2006-07-07]
  • Meubelen (1)

    Rekening 23 wordt gebruikt voor datgene wat tot de kernactiviteit van de school behoort, met name onderwijsverstrekking, rekening 24 is bedoeld voor ondersteunende activiteiten. Hoort al het meubilair dan op rekening 24 thuis (zowel kantoormeubelen als klasmeubilair), en alle computers (zowel voor de leerlingen als voor het secretariaat) op rekening 23?

    Klasmeubilair moet op rekening 24 Meubilair en rollend materieel geboekt worden, en niet op rekening 23 Installaties, machines en uitrusting. Voor de boeking van leerlingencomputers kunnen echter verschillende standpunten ingenomen worden. De computers van het secretariaat horen alleszins thuis onder rekening 242 Kantooruitrusting, maar de computers van de leerlingen kunnen in het kader van de bewijslast voor gekleurde middelen onder rekening 23 geboekt worden.  [2005-06-15]
  • Meubelen (2)

    Waar wordt de aankoop van kleine meubelen (bijvoorbeeld een bureaustoel van minder dan 250 euro) geboekt? Moet deze aankoop geactiveerd worden?

    Indien uit de toepassing van de waarderingsregels van het schoolbestuur blijkt dat de aangekochte bureaustoel niet als een vast activum beschouwd moet worden, wordt deze aankoop geboekt op rekening 6131 [Kantoorkosten] of op rekening 6159 [Overige gereedschappen en materialen]. Het schoolbestuur past de gemaakte keuze consequent toe voor alle dergelijke aankopen.

    Voor de toepassing van de waarde die vastgelegd is in de waarderingsregel, kan het principe van collectieve goederen (goederen die tot dezelfde categorie of tot hetzelfde geheel van investering behoren) gehanteerd worden. Indien bijvoorbeeld twee bureaustoelen gekocht worden binnen één boekjaar en de gezamenlijke aankoopprijs overschrijdt het vastgelegde bedrag, dan worden deze stoelen geactiveerd. Indien bijvoorbeeld de bureau-inrichting als geheel geactiveerd werd en achteraf wordt een extra bureaustoel gekocht, dan wordt ook deze geactiveerd omdat hij deel uitmaakt van het geheel. Het schoolbestuur past de gemaakte keuze consequent toe voor alle dergelijke aankopen.

    Zie ook trefwoord “Afschrijvingen (globale)”.  [2005-12-14]
  • Middagtoezicht (MTZ)

    Mogen de lonen voor middagtoezicht (MTZ), busbegeleiding, voor– en naschoolse opvang … in het basisonderwijs bijgepast worden met werkingstoelagen indien het remgeld niet volstaat? Waar moeten deze bedragen geboekt worden?

    In het basisonderwijs mogen de lonen van de personeelsleden belast met middagtoezicht, busbegeleiding of voor- en naschoolse opvang met de werkingstoelagen worden betaald. Dit wordt door de verificatie aanvaard, ook wanneer bijkomend een bijdrage van de ouders wordt gevraagd (het zogenaamde remgeld).

    De toelagen/tegemoetkomingen voor MTZ/opvang/bustoezicht worden onder (een uitsplitsing van) rekening 731 [Bijzondere werkingsmiddelen] geboekt, gelden die de ouders aan de school betalen, worden onder 703 [Voor- en naschoolse opvang] geboekt. De loonkosten voor deze dienstverlening worden onder de kosten 62 [Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen] geboekt. De ontvangen werkingsmiddelen blijven op hun specifieke opbrengstenrekening 730 [Werkingsmiddelen] geboekt. Indien nodig voor de verantwoording kunnen de 62-rekeningen uitgesplitst worden.

    Zie ook trefwoord “Eigen middelen en werkingstoelagen”.  [2006-03-24]
  • Milieu

    Waar worden de kosten van milieu en afval geboekt?

    De kosten voor afval en milieu worden geboekt op rekening 6169 [Overige leveringen en diensten – Overige].  [2004-06-29]
  • Mini-onderneming

    Hoe wordt de boekhouding van een leerbedrijf (contract met UNIZO) of van een mini-onderneming (contract met VOKA) verwerkt? Wordt deze opgenomen in de schoolboekhouding?

    Het antwoord op de vraag of het leerbedrijf of de mini-onderneming moeten worden opgenomen in de boekhouding van het schoolbestuur is afhankelijk van de wijze waarop deze worden georganiseerd. Een leerbedrijf wordt in veel gevallen opgericht en uitgebaat in samenspraak met UNIZO. UNIZO raadde aan om hiervoor een aparte vzw op te richten. Het VVKSO is hier geen voorstander van. Wanneer de organisatie van het leerbedrijf of de mini-onderneming in het kader van het onderwijsprogramma gebeurt, dan valt dit o.i. onder de verantwoordelijkheid en binnen de werking van het schoolbestuur. 

    Indien het leerbedrijf deel uitmaakt van een aparte vzw, dan wordt ook de boekhouding gescheiden van de boekhouding van het schoolbestuur. Gebeurt de organisatie van het leerbedrijf binnen het schoolbestuur, dan zal de boekhouding van het leerbedrijf of de mini-onderneming in de boekhouding van het schoolbestuur worden opgenomen. Dit betekent ook dat alle afspraken over het binnenbrengen van facturen en bewijsstukken op een gelijkaardige wijze gebeurt. Over de wijze waarop de boekhouding van het leerbedrijf of de mini-onderneming in de boekhouding van het schoolbestuur word opgenomen, kan het schoolbestuur afspraken maken.  [2006-03-24]
  • Muntgeld

    Hoe wordt het verschil geboekt dat kan ontstaan indien de waarde van munten bij overhandiging aan de bank door weging bepaald wordt en pas achteraf door telling geverifieerd wordt?

    U boekt dit bedrag op rekening 58 Kassen, zelfs indien het geld pas enkele dagen na de overhandiging effectief geboekt wordt. Eventuele verschillen verrekent u via rekening 657 Diverse financiële kosten en rekening 757 Diverse financiële opbrengsten.  [2005-06-15]

Ntop

  • Neerlegging

    Waar en wanneer moet de jaarrekening neergelegd worden?

    Kleine vzw’s dienen hun jaarrekening neer te leggen ter griffie van de rechtbank van koophandel waar hun verenigingsdossier zich bevindt.

    Grote en zeer grote vzw’s dienen hun jaarrekening neer te leggen bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België (NBB). Ook kleine vzw’s die op vrijwillige basis hun boekhouding voeren en hun jaarrekening opstellen overeenkomstig de bepalingen die gelden voor de grote en zeer grote vzw’s, mogen hun jaarrekening neerleggen bij de balanscentrale van de NBB, maar zijn daartoe niet verplicht. De neerlegging van de jaarrekening moet gebeuren binnen de 30 dagen na de goedkeuring ervan door de Raad van Bestuur.  De goedkeuring van de jaarrekening door de Raad van Bestuur moet gebeuren binnen de 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar.

    Grote en zeer grote vzw’s dienen hun jaarrekening bovendien neer te leggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel, maar uit het verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen blijkt dat deze vzw’s daar niet zelf voor moeten instaan: “Een bijzondere procedure werd uitgewerkt om te vermijden dat de betrokken verenigingen en stichtingen een dubbele formaliteit zouden moeten vervullen: de Nationale Bank van België zal een kopie van de jaarrekening die bij haar werd neergelegd, rechtstreeks overmaken aan de griffie van de betrokken rechtbank van koophandel.

    Als de vennootschap haar jaarrekening niet tijdig neerlegt, dan wordt de bewijslast omgekeerd. De schade die derden lijden, wordt dan verondersteld door die fout veroorzaakt te zijn, behoudens bewijs van het tegendeel (art. 92, §1, 3de lid en 98, 3de lid W.Venn.) . De bestuurders kunnen dan persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld (art. 528 W.Venn.) . Zij moeten dan zelf bewijzen dat de schade niet voortvloeit uit het niet tijdig neerleggen van de jaarrekening, maar een andere oorzaak kent.

    Omdat de neerleggingstermijnen in ons voorbeeld niet gerespecteerd werden, maakt u dus een goede kans om uw schade bij de bestuurders persoonlijk te verhalen, mits die natuurlijk solvabel zijn. Het is immers aannemelijk dat u niet meer met het bedrijf gecontracteerd zou hebben indien de jaarrekening over 2014 tijdig neergelegd was. Daarenboven was de neerlegging flagrant laattijdig.

    Wanneer het nettoactief gedaald is tot onder de helft van het maatschappelijk kapitaal, dan moet het bestuursorgaan de alarmbelprocedure toepassen (art. 332 en 633 W.Venn.) . De algemene vergadering moet dan bijeenkomen ten laatste twee maanden nadat het verlies vastgesteld is of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen vastgesteld had moeten worden. Ze beslist ofwel om op basis van het door het bestuursorgaan opgemaakte herstelplan de activiteiten verder te zetten, ofwel om tot ontbinding over te gaan.

    Komt de algemene vergadering niet bijeen binnen de wettelijke tijdspanne, dan geldt een aansprakelijkheidsvermoeden. De door derden geleden schade wordt, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit het ontbreken van een bijeenroeping van de algemene vergadering (art. 332, lid 4 en art. 633 in fine W.Venn.) . Zeker als u nog leverde nadat de alarmbelprocedure toegepast had moeten worden, heeft u dan een grond om de bestuurders van uw klant persoonlijk aan te spreken.

    Verder zijn de bestuurders ook hoofdelijk aansprakelijk voor andere overtredingen van de bepalingen van het Wetboek Vennootschappen, tenzij zij kunnen aantonen dat ze aan die overtreding geen deel gehad hebben, daaraan ook geen schuld hebben en dit aangekaart hebben op de eerstvolgende algemene vergadering (art. 263, 2de lid en art. 528 3de lid W.Venn.).

    Zie ook trefwoord “Jaarrekening – Modelformulier”.  [2007-06-30]
  • Negatief vermogen

    Een schoolgebouw in eigendom zal over 13 jaar afgeschreven zijn. Om te vermijden dat de balans een groot negatief vermogen vertoont, kennen we een herwaarderingswaarde toe. Als deze herwaarderingsmeerwaarde over dezelfde termijn afgeschreven wordt, vertoont de balans over enkele jaren weer een negatief vermogen. Mogen we de herwaarderingswaarde elk jaar op dezelfde waarde houden?

    Het antwoord op deze vraag is ondubbelzinnig neen. De school is niet verplicht een herwaardering toe te passen, maar als ze dit doet, is ze volgens Art. 31 § 1 van het VSKO-model verplicht deze af te schrijven over de resterende periode. Het staat de school vrij eventueel de afschrijvingsperiode te herzien. De Raad van Bestuur moet er daarbij over waken dat het gebouw op het einde van de afschrijvingstermijn nog steeds voor een onderwijskundig doel gebruikt kan worden.  [2006-01-13]
  • Nevenactiviteiten (1)

    In groep 74 worden de inkomsten van nevenactiviteiten geboekt. Moeten de inkomsten van dagelijkse activiteiten wegens verkoop van goederen en diensten voortkomend uit de onderwijsactiviteit dan niet eerder op een 70-rekening dan op de rekening 740 worden geboekt? En waar moeten de kosten die verband houden met nevenactiviteiten worden geboekt?

    De hoofdactiviteit van een onderwijsinstelling is onderwijs verstrekken. ABKO heeft er daarom voor gekozen om de verkoop van goederen en diensten die voortkomen uit de onderwijs­activiteit als nevenactiviteit te boeken. ABKO heeft geopteerd voor een fundamentele opsplitsing tussen groep 70 Leerlingenbijdragen (in het kader van de eigenlijke onderwijsactiviteit) en groep 74Opbrengsten uit nevenactiviteiten

    Voor de opsplitsing van de kosten in grootboekrekeningen is niet vertrokken van de vraag waarvoor de gemaakte kosten dienen maar van de vraag om welke soort kosten het gaat.  De soort kosten bepaalt welke grootboekrekening of groep van grootboekrekeningen worden gekozen.  Die grootboekrekeningen zullen meestal behoren tot de klasse 60 Verbruikte goederen, 61 Diensten en diverse goederen of 64 Andere werkingskosten [2016-04-28]

  • Nevenactiviteiten (2)

    Is 740 Verkoop van goederen en diensten voortkomend uit de onderwijsactiviteit niet, zoals de omschrijving zelf zegt, eerder een omzet dan een andere bedrijfsopbrengst?

    Wat de verkoop van goederen en diensten voortkomend uit de onderwijsactiviteit betreft, beschouwt ABKO dit niet als een omzet maar wel als een andere bedrijfsopbrengst, omdat dergelijke verkoop niet beschouwd kan worden als het doel van de onderwijsactiviteit.  [2004-06-29]
  • Nieuwjaarsbrieven

    Worden nieuwjaarsbrieven, materialen voor vaderdag, moederdag, Pasen e.d. op rekening 704 Verkopen van goederen en materialen bestemd voor verkoop geboekt of op rekening 709 Overige leerlingenbijdragen?

    Dergelijke goederen worden aangekocht om door te verkopen en worden dus geboekt op rekening 704 Verkopen van goederen en materialen bestemd voor verkoop.  [2005-12-14]
  • Nuttige ervaring

    De nuttige ervaring van boekhouders die uit het bedrijfsleven aangetrokken worden, zou doorgerekend moeten kunnen worden bij de berekening van de wedde-anciënniteit, opdat de scholen goede boekhouders met ervaring kunnen aanstellen.

    Het VVKSO is zich bewust van de problematiek van de nuttige ervaring en laat geen gelegenheid onverlet om bij de overheid te pleiten voor een uitbreiding van de nuttige ervaring naar alle vakken (dus ook de AV) en naar de categorie van het ondersteunend personeel.

    Vooral de uitbreiding van de nuttige ervaring naar de categorie van het ondersteunend personeel is van belang voor het rekruteren van competente boekhouders vanuit de bedrijfswereld. Deze personen hebben immers in het merendeel van de gevallen geen bewijs van pedagogische bekwaamheid en dienen dus in de categorie van het ondersteunend personeel aangesteld te worden. In de logica der dingen stelt het VVKSO ook de beperking tot 10 jaar in vraag.  [2004-06-29]

Otop

  • Oefenpoppen EHBO

    Waar worden herstellingen aan oefenpoppen voor EHBO (grootte-orde € 4 000) geboekt?

    Kennelijk gaat het hier om een herstelling, en niet om een vermeerdering van de waarde. De oefenpoppen zijn na de herstelling immers niet fundamenteel en consistent meer waard dan de waarde waarvoor ze op het actief staan. De herstelling wordt dus geboekt op rekening 611 [Onderhoud en herstellingen].

    Zie ook trefwoord “EHBO”.  [2006-11-06]
  • Offertes

    Is de school verplicht om bij een aankoopfactuur van meer dan 5 500 euro over drie offertes te beschikken? Is dit bedrag inclusief of exclusief btw?

    De algemene regelgeving voor de aanneming van werken, leveringen en diensten is hier van toepassing (KB van 14 juli 1976 en 22 april 1977). Deze reglementering kan als volgt samengevat worden:

    • voor aankopen tot 5 500 euro volstaat een factuur;
    • voor aankopen tussen 5 500 euro en 67 000 euro moet de school minstens drie offertes kunnen voorleggen;
    • voor aankopen boven 67 000 euro is de procedure van aanbestedingen van toepassing.
    Deze bedragen dateren van mei 2005 en zijn telkens exclusief btw.

    De recente rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de verificatie door het departement onderwijs vermeldt deze verplichting uitdrukkelijk in Art. 3.3.

    Meer informatie hierover vindt u in de rondzendbrief NO/2005/04 d.d. 21 december 2005 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd onderwijs. Surf daartoe naar http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ > Rubrieken omzendbrieven > Niveau-overschrijdend deel > Toelagen en controle > NO/2005/04.  [2006-01-11]
  • Onderhoudsproducten (1)

    Waarom voorziet het MAR niet in een afzonderlijke rekening voor onderhoudsproducten?

    Men kan rekening 611 Onderhoud en herstelling desgevallend verder uitsplitsen.  [2004-06-29]
  • Onderhoudsproducten (2)

    Waar worden wc-papier, handdoekjes, detergenten, handschoenen, onkruiddoder en dergelijke geboekt?

    Dergelijke kosten moeten alleszins binnen groep 61 Diensten en diverse goederen geboekt worden. U kunt bijvoorbeeld opteren voor rekening 611 Onderhoud en her­stellingen615 Gereedschappen en materialen of 6165 Veiligheid en EHBO. We verwijzen naar het trefwoord Groep 61 voor enkele algemene beschouwingen over  de rekeningen binnen deze groep.  [2006-03-10]
  • Onttrekking van kapitaal

    Waarom bestaat er geen rekening 791 Onttrekking van het kapitaal meer?

    Noch het MAR voor hogescholen, noch het MAR voor scholengroepen uit het gemeenschapsonderwijs, noch het MAR voor de vzw’s (kb van 19 december 2003) voorziet in de mogelijkheid tot onttrekking van het kapitaal. Te meer omdat ook de rekening Kapitaal in elk van deze wetgevingen als dusdanig niet voorkomt.

    Wel werd in bepaalde gevallen (hogescholen en vzw-wet) in de mogelijkheid tot overboeking en onttrekking aan de reserves voorzien. Overschotten die definitief naar de scholen kunnen gaan, kunnen naar een reserverekening worden overgeboekt.  [2004-06-29]
  • Opleidingscheques

    Waar worden opleidingscheques geboekt?

    Opleidingscheques voor personeelsleden – Deze opleidingscheques moeten op naam van het personeelslid staan. Indien de school (een gedeelte van) de opleiding met opleidingscheques van een personeelslid betaalt, boekt u het bedrag dat aan de leraar terugbetaald wordt, op rekening 6162 Nascholing.

    Opleidingscheques voor leerlingen – Indien een leerling (bijvoorbeeld van de 4e graad) zijn opleiding gedeeltelijk met opleidingscheques wenst te betalen, moet de school ervoor zorgen dat ze erkend wordt om opleidingscheques te mogen aanvaarden. De ontvangen opleidingscheques worden geboekt in een kas. Men kan daarvoor een onderverdeling in groep 57 Kassen creëren, bijvoorbeeld Kas oplei­dings­cheques. De kas wordt gedebiteerd en de klant of de opbrengstenrekening gecrediteerd. Pe­rio­diek worden de opleidingscheques ter incasso aangeboden bij de hiertoe erkende instelling. Op dat ogenblik wordt de kas gecrediteerd en wordt rekening 58 Interne over­boekingen gedebiteerd.  [2005-06-15]
  • Oprichtingskosten

    Waarom is er geen rekening voor oprichtingskosten (rekening 20)?

    Bij het al dan niet opnemen van een rekening voor oprichtingskosten heeft ABKO zich door de volgende overwegingen laten leiden.

    De bedragen die als oprichtings- of herstructureringskosten kunnen worden ingebracht, zijn doorgaans zeer beperkt. Bovendien mogen enkel die fusiekosten die de rentabiliteit van de vzw verhogen, worden geactiveerd. Deze verhoging moet met een rentabiliteitsplan worden bewezen. Het opnemen van deze kosten leidt tot heel wat extra regelgeving.

    Activeren van oprichtings- en herstructureringskosten mag enkel indien dit niet in strijd is met het voorzichtigheidsprincipe. Dit leidt ertoe dat bijvoorbeeld hogescholen nooit activeren.

    De MAR’s van bedrijven en het hoger onderwijs voorzien echter altijd in rekeningnummers voor oprichtings- en herstructureringskosten. Het zou de herkenbaarheid van ons MAR ten goede komen, ze wel op te nemen. Zo moet een schoolbestuur dat door afkoop van contracten, het sluiten van nieuwe contracten of aanpassingen aan de infrastructuur, gedurende één jaar meer kosten maakt, deze niet volledig ten laste van het lopende boekjaar nemen.

    ABKO heeft daarom beslist de oprichtingskosten niet te activeren. De commissie is immers van oordeel dat de argumenten om de oprichtingskosten op te nemen niet opwegen tegen de argumenten om ze te schrappen.  [2004-06-29]
  • Opstarten dubbele boekhouding

    Hoe moeten we een dubbele boekhouding opstarten?

    Uitgebreide informatie over het opstarten van een dubbele boekhouding vindt u in hoofdstukken 4.1.1 tot en met 4.1.4 van het eindrapport van het tweede proefproject Dubbel economisch boekhouden dat door het departement onderwijs van 1 maart 2004 tot 30 juni 2005 georganiseerd is.

    U kunt dit rapport downloaden van onze website. "Proefproject betreffende de begeleiding en invoering van een economische dubbele boekhouding in het vrij gesubsidieerd onderwijs - Eindrapportering 30 juni 2005 - Deloitte Fiduciaire".  [2006-01-11]
  • Opvang (voor– en naschools)

    Mogen de lonen voor middagtoezicht (MTZ), busbegeleiding, voor– en naschoolse opvang … in het basisonderwijs bijgepast worden met werkingstoelagen indien het remgeld niet volstaat? Waar moeten deze bedragen geboekt worden?

    In het basisonderwijs mogen de lonen van de personeelsleden belast met middagtoezicht, busbegeleiding of voor- en naschoolse opvang met de werkingstoelagen worden betaald. Dit wordt door de verificatie aanvaard, ook wanneer bijkomend een bijdrage van de ouders wordt gevraagd (het zogenaamde remgeld).

    De toelagen/tegemoetkomingen voor MTZ/opvang/bustoezicht worden onder (een uitsplitsing van) rekening 731 [Bijzondere werkingsmiddelen] geboekt, gelden die de ouders aan de school betalen, worden onder 703 [Voor- en naschoolse opvang] geboekt. De loonkosten voor deze dienstverlening worden onder de kosten 62 [Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen] geboekt. De ontvangen werkingsmiddelen blijven op hun specifieke opbrengstenrekening 730 [Werkingsmiddelen] geboekt. Indien nodig voor de verantwoording kunnen de 62-rekeningen uitgesplitst worden.

    Zie ook trefwoord “Eigen middelen en werkingstoelagen”.  [2006-03-24]
  • Oudercomité

    Hoe boekt men een gift van oudercomité,bijvoorbeeld tussenkomst in aankoop van boeken (storting via bank op de 745000)? Wat indien de aankoopfactuur op naam van het oudercomité staat of men heeft geen factuur hieromtrent? Wat boekt men dan in de kosten?

    Enkel indien het oudercomité of een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid of een feitelijke vereniging is, kan er sprake zijn van giften vanwege het oudercomité. Deze problematiek is uitgebreid behandeld in de VVKSO-mededeling “Schoolverbonden verenigingen en raden: rechtsaard en juridische gevolgen” d.d. 14 september 2006, M-VVKSO-2006-100.

    De regelgeving wat giften betreft, is in het VSKO-model vastgelegd in Artikel 40. Deze is volledig gelijklopend met de vzw-wetgeving. Praktische voorbeelden hiervan zijn uitgewerkt in hoofdstuk 5 van de brochure Het nieuw boekhoudkundig stelsel van de grote en zeer grote verenigingen, die gedownload kan worden van de website van de FOD Justitie: http://www.just.fgov.be > NL > Publicaties. We merken evenwel op dat deze nota niet gebaseerd is op het VSKO-model, maar op het koninklijk besluit van 19 december 2003. Dit houdt in dat de lezer de verwijzingen naar rekeningen uit groep 73 moet vervangen door de rekeningen 745 of 753, naar gelang van het geval. Het meest voorkomende geval is wellicht de storting van een geldelijke bijdrage; deze wordt dan geboekt op rekening 745.  [2006-07-07]
  • Overlopende rekeningen

    Hoe ver moet men gaan in het gebruik van overlopende rekeningen? Voor grote facturen (bijvoorbeeld stookolie) is dat aanvaardbaar, maar voor abonnementen, verzekeringen e.d. lijkt dit overdreven.

    ABKO kan niet anders dan stellen dat bij het boeken van overlopende rekeningen rekening gehouden moet worden met de materialiteit en de relevantie van de boeking. Het behoort tot de autonomie van de Raad van Bestuur van het schoolbestuur om vast te leggen wat dit voor hem betekent. We verwijzen tevens naar het trefwoord Werkingstoelagen – Over te dragen  [2005-06-15]

Ptop

  • Partytent

    Waar boekt men een partytent, speciaal gekocht voor het schoolfeest?

    Indien deze partytent voldoet aan de voorwaarden om geactiveerd te worden, dan wordt ze geboekt op rekening 23 [Installaties, machines en uitrusting] en vervolgens afgeschreven op basis van de geldende waarderingsregels. Indien de partytent niet aan activeringsvoorwaarden voldoet, kan ze geboekt worden op een kostenrekening (bijvoorbeeld 6168 [Feestelijkheden] of 644 [Diverse werkingskosten]).  [2006-11-06]
  • Pastoraal

    Waar moeten de kosten voor pastoraal geplaatst worden?

    Indien voor pastoraal een aparte rekening ingevoerd zou worden, zou daarmee een analytisch element geïntroduceerd worden. Indien men kostenplaatsen zoals pastoraal, internaat, keuken e.d. afzonderlijk wil opvolgen, hoort men dat te doen via de analytische boekhouding.  [2004-06-29]
  • Personeelskosten

    Hoe dient een secundaire school de personeelskost van het gesubsidieerd personeel te boeken? Kan deze kost op de één of andere manier in de boekhouding verwerkt worden?

    De personeelskost van het gesubsidieerd personeel (i.c. de weddetoelagen) wordt in het VSKO-model niet geboekt. Deze weddetoelagen worden door het departement onderwijs rechtstreeks op de financiële rekening van de gesubsidieerde personeelsleden gestort. We verwijzen tevens naar het trefwoord “Sociale balans”.

    De school boekt wel de loonkosten van het MVD-personeel (meesters-, vak- en dienstpersoneel) en andere contractuelen.  [2016-11-18]
  • Postchequerekening

    Indien men een postchequerekening wil gebruiken, creëert men dan een rekening 56 of brengt men deze onder bij rekening 55 Kredietinstellingen?

    Voor de Bank van de Post creëert u een rekening onder 55 Kredietinstellingen.  [2006-03-24]
  • Postzegels

    Waar worden postzegels geboekt?

    Postzegels worden op rekening rekening 6130 [Communicatiekosten] geboekt.

    Heeft u op het einde van het boekjaar belangrijke overschotten, dan kunt u deze activeren door ze op dat ogenblik over te boeken naar rekening 57 [Kassen] (desgevallend op te splitsen) en ze in het daaropvolgende boekjaar terug te boeken naar rekening 613 [Administratiekosten].  [2005-06-15]
  • Premies knelpuntberoepen

    Waar worden de premies voor de knelpuntberoepen geboekt?

    De premies voor knelpuntberoepen zijn ‘gekleurde’ subsidies die uitsluitend voor zeer specifieke kosten verbonden met het knelpuntberoep aangewend mogen worden. U boekt deze best op 739 [Overige toelagen en subsidies].

    In geen geval mag u deze premies uitbetalen aan de leerlingen. De overheid verstrekt deze premies immers om de kosten voor de leerlingen te reduceren. U moet dus kunnen aantonen dat u deze premies integraal gebruikt heeft om kosten te betalen die u normaal aan de leerlingen zou aangerekend hebben. Het netto resultaat is dan dat de leerlingen minder kosten betaald hebben. Vanzelfsprekend mag u ook niet compenseren; u mag dus niet enkel de kosten boeken die overblijven nadat u de premies knelpuntberoepen in mindering gebracht heeft.  [2006-09-22]
  • Printers

    Waar worden printers geboekt?

    De aankoop van printers voor pedagogische toepassingen (in de computerklas, in het open leercentrum, in de leraarskamer…) kan op rekening 230 Installaties, machines en uitrusting geboekt worden. De aankoop van printers voor administratieve toepassingen (op het schoolsecretariaat, bij de boekhouding…) wordt op rekening 242 Kantooruitrusting geboekt.  [2006-03-24]
  • Productieboek

    Is de school nog steeds verplicht een productieboek bij te houden? Zo ja, wat is dit en wat moet er in vermeld worden?

    De recente omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen vermeldt het gebruik van het productieboek niet meer.  [2006-01-11]
  • Projectbeheer

    De school gebruikt een bankrekening "Buitenlandse projecten" om de inkomsten en de uitgaven van een tiental buitenlandse projecten te beheren. In de kasboekhouding heeft elk project een code, zodat de financiële toestand van elk project op elk moment duidelijk is. Hoe volgen we dit op in een dubbele boekhouding? Breiden we voor elk project de rekeningen 619 Kosten van leerlingenactiviteiten en 700 Opbrengsten uit leerlingenactiviteiten met een code uit?Of volgen we dit analytisch op?

    ABKO pleit niet voor het toekennen van een rekeningnummer aan elk project, omdat dit een analytisch element introduceert in het MAR. ABKO is wel voorstander van het analytisch opvolgen van deze projecten via één rekeningnummer in het MAR. In principe moeten de voorschotten die door de leerlingen betaald zijn, geboekt worden als een schuld op rekening 488 Borgtochten ontvangen in contanten, en de voorschotten die het schoolbestuur betaald heeft, als een vordering op rekening 418 Borgtochten betaald in contanten. De financiële rekening “Buitenlandse projecten” is een rekening van het schoolbestuur en moet dus opgenomen worden in de boekhouding onder klasse 5.  [2006-03-10]
  • Projectsubsidie (1)

    Onze school krijgt vanwege het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap een subsidie om te investeren in ons machinepark. De te ontvangen middelen voor deze investeringsoperatie moeten beschouwd worden als projectsubsidies. Hoe moet dit geboekt worden?

    Projectsubsidies moeten op gelijkaardige wijze als investeringssubsidies van AGIOn in resultaat genomen worden (“afgeschreven” worden). Bij het ontstaan van de vordering (dit wil zeggen op het ogenblik waarop u de officiële schriftelijke toezegging krijgt) boekt u:

    401 Overige vorderingen op Departement onderwijs 
    aan 150 Investeringssubsidies beleidsdomein onderwijs

    Op het ogenblik dat de subsidie binnenkomt boekt u:

    55 Kredietinstellingen 
    aan 401 Overige vorderingen op Departement onderwijs

    Bij de verrichtingen op het einde van het boekjaar:

    159 In resultaat genomen investeringssubsidies 
    aan 7530 In resultaatname van investeringssubsidies.  [2006-07-07]
  • Projectsubsidie (2)

    Hoe moeten ESF/Leonardo-subsidie voor projecten boekhoudkundig verwerkt worden?

    Op het ogenblik waarop de school de brief ontvangt waarin de subsidie toegekend wordt, boekt men

    403 Overige werkingsvorderingen 
    aan 732 Projectmatige subsidies.

    Voor de boeking van de kosten verwijzen we naar het trefwoord Groep 61. Men kan bijvoorbeeld opteren voor 6169 [Overige leveringen en diensten – Overige] of voor 619 [Kosten van leerlingenactiviteiten].  [2006-07-07]
  • PWA – Cheques en kosten

    Waar worden PWA-cheques en kosten van PWA-medewerkers geboekt?

    Alle kosten inzake PWA-medewerkers (= personeelsleden van het plaatselijk werkgelegenheidsagentschap) worden op rekening 617 Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen geboekt. PWA-cheques boekt u op het ogenblik dat u ze aankoopt op rekening 617 Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen. Indien u op het einde van het boekjaar belangrijke overschotten heeft, kunt u deze op dat ogenblik activeren door ze over te boeken naar rekening 57 Kassen (desgevallend op te splitsen) en ze in het daaropvolgende boekjaar terug te boeken naar rekening 617 Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen.  [2006-03-24]

Rtop

  • Rekening 25

    Mogen de rekeningen van groep 25 als volgt ingedeeld worden?
    250 Terreinen en gebouwen in erfpacht, in opstal (alsook voor de 8-9 achteraan)
    251 Installaties, machines, uitrusting in leasing … (alsook voor de 8-9 achteraan)
    252 Meubilair en rollend materieel in leasing … (alsook voor de 8-9 achteraan)

    Dit voorstel sluit uit dat erfpacht en leasing samen zouden voorkomen. ABKO geeft er daarom de voorkeur aan de rekeningen 250, 251 en 252 verder op te splitsen indien men erfpacht en leasing afzonderlijk wil opvolgen.  [2004-06-29]
  • Rekening 404, 405 en 406

    Waarom is er in het MAR een rekening 405 Te innen werkingsopbrengsten (voor nog op te stellen facturen) opgenomen, terwijl deze rekening volgens het KB van 19 december 2003 bestaat onder nummer 404?

    In het oorspronkelijke MAR kwam rekening 405 overeen met Te innen werkingsopbrengsten en rekening 406 met Debetsaldo op leveranciers. Op grond van vele vragen van scholen zijn de rekeningnummers 404 – 406 als volgt herschikt: 404 Te innen werkingskosten, 405 Debetsaldo op leveranciers en 406 Vooruitbetalingen.  [2006-01-12]
  • Rekening 46

    Waarom afwijken van Vooruitbetalingen op bestellingen als officiële benaming van de rekening?

    Ons lijkt voor de scholen de benaming Ontvangen voorschotten duidelijker dan Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen. Voorschotten die aangerekend worden aan leerlingen kan men o.i. moeilijk als vooruitbetalingen ‘op bestellingen’ benoemen.

    Ook in het wettelijke rekeningenstelsel voor hogescholen en voor het gemeenschapsonderwijs werd trouwens deze rekeningenbenaming in deze zin aangepast ten opzichte van het geldende rekeningenstelsel voor ondernemingen.  [2004-06-29]
  • Rekening klanten

    Mag in het MAR van het VSKO-model een rekening 404 [Klanten] toegevoegd worden, waaraan individuele klanten toegewezen kunnen worden?

    In een dubbele boekhouding wordt naast algemene rekeningen voor klanten en leveranciers ook een subgrootboek met individuele klanten en leveranciers bijgehouden. Deze individuele rekeningen worden gekoppeld aan een algemene rekening uit het MAR. Hiervoor moet geen aparte rekening 404 [Klanten] gecreëerd worden, maar wordt, bijvoorbeeld voor wat de tegoeden voor leerlingen betreft, een koppeling gemaakt met de algemene rekening 402 [Leerlingenrekeningen]>.

    Ondertussen is de indeling van de rekeningen 404, 405 en 406 gewijzigd (zie trefwoord "Rekeningen 404, 405 en 406").  [2006-01-12]
  • Remgelden

    In onze dubbele boekhouding zijn werkingstoelagen en eigen middelen gesplitst. Moeten de remgelden die door de leerlingen betaald worden (inkomsten in eigen middelen) nog doorgestort worden naar de werkingstoelagen?

    De reglementering schrijft niet voor dat werkingstoelagen en eigen middelen afzonderlijk verwerkt worden. Als deze toch gescheiden gehouden worden, moeten de remgelden in feite doorgestort worden, want anders ontstaat een foutief beeld bij de verantwoording naar de verificatie. Vanzelfsprekend verdwijnt dit onderscheid op het ogenblik dat deze dossiers bij het opstellen van de jaarrekening geconsolideerd worden op het niveau van de vzw. Zie ook bij de trefwoorden Busbegeleiding, Middagtoezicht (MTZ) en Opvang (voor– en naschools).  [2006-07-07]
  • Reprobel

    Moet de bijdrage aan Reprobel op rekening 640Werkingsbelastingen geboekt worden (als  een vorm van taks) of op rekening 6160 Dienstverlenende organismen

    De forfaitaire bijdrage voor Reprobel wordt geboekt op 6160 Dienstverlenende organismen.  [2005-12-14]
  • Resultaat – Bestemming

    Moet het overschot van het resultaat geboekt worden op rekening 130000 (bestemde fondsen) of op de rekening 140000 (overgedragen resultaat)? Wat is het verschil?

    De Raad van Bestuur beslist over de bestemming van het resultaat. Als er geen formele beslissing is, wordt er geboekt op rekening 14 [Overgedragen resultaat]. Als er een positief resultaat is, kan de Raad van Bestuur beslissen rekening 13 [Bestemde fondsen] aan te wenden om reserves aan te leggen voor een bepaald doel (bijvoorbeeld investeringen, sociaal passief ...). Steeds wordt deze beslissing voorgelegd aan de Algemene Vergadering.  [2008-12-04]
  • Rijbewijs

    Waar worden rijbewijzen voor buschauffeurs voor de schoolbus geboekt: bij rekeningen 6239 of bij rekening 6440?

    Als het om gesubsidieerd personeel gaat (onderwijzend, ondersteunend), dan moeten de kosten verbonden aan het behalen van een rijbewijs geboekt worden op rekening 6162 Nascholing. Gaat het om contractueel personeel, dan kan men opteren voor rekening 6164 Leerlingenver-voer of rekening 6239 Andere personeelskosten (overige) naar gelang van de invalshoek die het schoolbestuur hanteert.  [2006-03-10]
  • Roerende voorheffing

    Het MAR van het VSKO-model bevat geen klasse 67 Belastingen, hoewel er toch ook roerende voorheffing (RV) wordt ingehouden op de intresten die de scholen ontvangen op de bankrekening. Hoe moet de RV dan geboekt worden?

    Volgens het VSKO-model wordt de roerende voorheffing geboekt op 640 Werkingsbelastingen. Het VSKO-model voorziet niet in een rubriek 67 voor belastingen, omdat schoolbesturen niet onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting en daarom niet belast worden op het resultaat van hun werking. Bij een schoolbestuur worden alle voorheffingen (waaronder de RV) beschouwd als een eindbelasting en kunnen dus niet teruggevorderd of verrekend worden.

    De bruto-intresten worden geboekt in credit op de rekening 751 Opbrengsten uit vlottende activa. De roerende voorheffing wordt in debet geboekt op de rekening 640 Werkings­belastingen. [2006-01-13]

Stop

  • Sabam

    De bijdrage aan Sabam wordt meestal betaald naar aanleiding van een feest. Moet dat dan niet op rekening 6168 Feestelijkheden?

    De bijdrage aan Sabam wordt steeds geboekt op 6160 Dienstverlenende organismen.  [2005-12-14]
  • Schadevergoeding

    Hoe boekt men een ontvangen schadevergoeding van verzekering?

    Deze schadevergoeding wordt geboekt op rekening 749 [Diverse werkingsopbrengsten].  [2006-07-07]
  • Schema van balans, RR en MAR

    Dienen we het schema van de balans en resultatenrekening zoals in Bijlage 1 en 2 van het VSKO-model te gebruiken of het schema (MAR) van Bijlage 5? Mag dit naar eigen willekeur aangepast worden, mits bepaalde regels in acht genomen worden (bijvoorbeeld het gebruik van de Romeinse cijfers)? Mag men voor de verdere omschrijvingen die naast de Romeinse cijfers staan, kleine letters gebruiken?

    De schema’s voor de balans en de resultatenrekening zijn vastgelegd in het VSKO-model (respectievelijk in Bijlage 1 en Bijlage 2). Deze schema’s dienen in de vastgelegde vorm bij de Nationale Bank van België neergelegd te worden en kunnen niet gewijzigd worden.

    Ook de recente omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen vermeldt in Art. 3.1, 3.2 en 3.11 de jaarrekening en het rekeningenstelsel uitdrukkelijk.

    Binnen het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel (MAR) kunt u wél bestaande rubrieken verder opsplitsen, maar geen nieuwe rubrieken creëren. Dit wil zeggen dat u geen rekeningen kunt bijmaken waarvan de eerste drie cijfers niet overeenkomen met één van de bestaande rubrieken van het MAR. Concreet zou u bijvoorbeeld wel een rekening 6126 kunnen creëren, maar geen rekening 6026.

    U mag kleine letters gebruiken.  [2006-01-13]
  • Schenkingen en legaten

    Waarom is er een aparte rekening voor voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht (rekening 168)? Zijn dit geen gewone voorzieningen voor risico’s en kosten?

    Rekening 168 [Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht] is toegevoegd omdat het kb van 19 december 2003 hierin voorziet.  [2004-06-29]
  • Scholengemeenschap (1)

    Waar moeten bijdragen van de school aan de scholengemeenschap geboekt worden?

    Bijdragen van de school aan de scholengemeenschap worden geboekt op rekening 6160 Dienstverlenende organismen. U mag deze rekening eventueel opsplitsen per organisme (bijvoorbeeld VSKO, Scholengemeenschap, Reprobel …).  [2005-06-15]
  • Scholengemeenschap (2)

    Op welk niveau moet de rapportering onder de vorm van de jaarrekening gebeuren: op het niveau van de school, op het niveau van het schoolbestuur of op het niveau van de scholengemeenschap?

    Wat de vzw-wet betreft, is het schoolbestuur verplicht haar jaarrekening in te dienen op het niveau van het schoolbestuur, dit wil zeggen één jaarrekening voor alle instellingen samen die door hetzelfde schoolbestuur beheerd worden. Indien deze instellingen afzonderlijke boekhoudingen voeren, dan dienen deze boekhoudingen bij de afsluiting van het boekjaar geconsolideerd te worden op het niveau van het schoolbestuur.

    Wat de verificatie door het departement onderwijs betreft, laat Art. 3.1 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen de scholen vrij in het bepalen van de boekhoudkundige entiteit. Concreet betekent dit dat het schoolbestuur de aanwending van de werkingsmiddelen kan verantwoorden (a) voor het geheel van al haar instellingen samen, (b) per afzonderlijke instelling, of (c) per willekeurige groepering van haar instellingen. Indien bijvoorbeeld een schoolbestuur vijf scholen beheert, dan kan ze een verantwoording opstellen (a) voor deze vijf scholen samen, (b) voor elk van deze vijf scholen afzonderlijk, of (c) bijvoorbeeld voor twee onderwijsinstellingen op hetzelfde adres samen plus voor de overige drie scholen afzonderlijk.  [2006-01-11]

  • Schoolbehoeften

    Wat is het onderscheid tussen de rekeningen 6150 Gereedschappen, 6151 Didactisch materiaal en 6153 Schoolbehoeften?

    Voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen verwijzen we vooreerst naar het trefwoord Groep 61.

    Op rekening 6153 Schoolbehoeften kan men schoolgerief (handboeken, schriften, pennen …) boeken dat gratis ter beschikking van leerlingen gesteld wordt en dat ze ook thuis gebruiken (basisonderwijs, buitengewoon onderwijs). 

    Op rekening 6151 Didactisch materiaal kan men de aankoop boeken van wandkaarten, posters, leerpuzzels, microscooppreparaten, bordvegers, stiften, transparanten, muziek-cd’s, zakrekenmachines ...

    De aankooprekening 6150 Gereedschappen zal vooral voor het technisch en beroepsonderwijs belang hebben. Hier kan men de aankoop van beitels, hamers, messen, snijplanken, boren ... boeken. Op rekening 600 Grondstoffen dienen dan weer de materialen geboekt worden die leerlingen en leraars in de klas gebruiken en verbruiken. Krijt en papier horen dus thuis onder 600 Grondstoffen.  [2006-03-24]
  • Schoolbestuur

    Op welk niveau moet de rapportering onder de vorm van de jaarrekening gebeuren: op het niveau van de school, op het niveau van het schoolbestuur of op het niveau van de scholengemeenschap?

    Wat de vzw-wet betreft, is het schoolbestuur verplicht haar jaarrekening in te dienen op het niveau van het schoolbestuur, dit wil zeggen één jaarrekening voor alle instellingen samen die door hetzelfde schoolbestuur beheerd worden. Indien deze instellingen afzonderlijke boekhoudingen voeren, dan dienen deze boekhoudingen bij de afsluiting van het boekjaar geconsolideerd te worden op het niveau van het schoolbestuur.

    Wat de verificatie door het departement onderwijs betreft, laat Art. 3.1 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen de scholen vrij in het bepalen van de boekhoudkundige entiteit. Concreet betekent dit dat het schoolbestuur de aanwending van de werkingsmiddelen kan verantwoorden (a) voor het geheel van al haar instellingen samen, (b) per afzonderlijke instelling, of (c) per willekeurige groepering van haar instellingen. Indien bijvoorbeeld een schoolbestuur vijf scholen beheert, dan kan ze een verantwoording opstellen (a) voor deze vijf scholen samen, (b) voor elk van deze vijf scholen afzonderlijk, of (c) bijvoorbeeld voor twee onderwijsinstellingen op hetzelfde adres samen plus voor de overige drie scholen afzonderlijk.  [2006-01-11]
  • Schoolbus

    Waar worden de kosten geboekt van de schoolbus (tankbeurten, km-vergoeding, onderhoud en herstellingen)?

    Schoolbus in eigendom – Indien het schoolbestuur deze bus in eigendom heeft, moeten de kosten van onderhoud en herstelling geboekt worden op 6114 Rollend materieel. De verzekering kan op rekening 6141 Verzekering roerende en onroerende goederen (eventueel op te splitsen) geboekt worden, de brandstof op 612 Nutsvoorzieningen (eventueel een rekening 6124 creëren). Indien de bus niet alleen gebruikt wordt om de leerlingen naar bepaalde activiteiten te vervoeren, maar ook om de leerlingen ’s morgens en ’s avonds naar de school en terug naar huis te brengen en indien de ouders voor dit laatste een bijdrage betalen (op rekening 709 Overige leerlingenbijdragen), kan een deel van de kosten overgeboekt worden naar 619Kosten van leerlingenactiviteiten, maar dat doet men liever niet. Het is immers niet de bedoeling om van de dubbele boekhouding een analytische boekhouding of kostprijsboekhouding (hoeveel kost de bus per km?) te maken.

    Gehuurde schoolbus – Indien de bus gehuurd wordt, kunnen kosten zoals de km-vergoeding en de tankbeurten geboekt worden op rekening 6164 Leerlingenvervoer. Indien de kost betrekking heeft op een leerlingenactiviteit die doorgerekend wordt aan de ouders, dan kan deze kost geboekt worden op rekening 619 Kosten van leerlingenactiviteiten en de opbrengst op rekening 709 Overige leerlingenbijdragen.  [2005-12-14]

  • Schoolmelk

    Waar worden de kosten en de opbrengsten van maaltijden voor leerlingen en voor leraren geboekt?

    De opbrengst van verkochte maaltijden hoort thuis in rekening 709 Overige leerlingenbijdragen. Desgewenst kan men deze rekening opsplitsen. Grondstoffen nodig voor de bereiding van maaltijden voor leerlingen en personeel, worden geboekt op rekening 604 Aankopen van goederen en materialen bestemd voor de verkoop. Om de kost van een maaltijd te kennen moet men een analytische boekhouding opzetten of bepaalde kosten extracomptabel bijhouden. Dit gebeurt liefst niet via het rekeningenstelsel.

    Indien schoolmelk en andere dranken gekocht worden om verkocht te worden (al dan niet na verwerking of bewerking), worden deze geboekt op rekening 604 Aankopen van goederen en materialen bestemd voor de verkoop.

    Een nieuwe 60-rekening mag hiervoor niet gecreëerd worden. Voor het creëren van nieuwe rekeningen verwijzen we naar het trefwoord Schema van balans, RR en MAR.

    Indien de informatiebehoeften van het schoolbestuur dit vereisen, kan men een opsplitsing maken voor leraren en leerlingen, maar nodig is dit niet. Eventueel kan men de opbrengst van maaltijden voor leraren boeken op rekening 741 Omzet nevenactiviteiten.  [2006-03-24]
  • Schoolrestaurant

    Onze school organiseert jaarlijks een schoolrestaurant. Waar boeken we de kosten en opbrengsten in verband met deze activiteit? Ofwel bij de uitzonderlijke kosten (66) en opbrengsten (76) ofwel bij andere bedrijfskosten (64) en andere bedrijfsopbrengsten (74)?

    De kosten boekt u op rekening 64 [Andere werkingskosten], de opbrengsten op rekening 74 [Andere werkingsopbrengsten].  [2008-12-04]

  • Schrijftolkuren

    Hoe wordt de vergoeding voor schrijftolkuren geboekt?

    Indien de schrijftolk een personeelslid is van de school, dan wordt het loon geboekt via een rekening van groep 62 [Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen]. Indien de schrijftolk op zelfstandige basis of bij een kantoor werkt, dan wordt de vergoeding geboekt op een rekening van groep 61 [Diensten en diverse goederen], bijvoorbeeld rekening 6161 [Erelonen, honoraria en prestatievergoedingen]. De vordering ten opzichte van het departement onderwijs wordt bij haar ontstaan geboekt op rekening 401 [Overige vorderingen op departement onderwijs] en de opbrengst op rekening 739 [Overige werkingsmiddelen].  [2006-11-06]
  • Sociaal secretariaat (1)

    Waar moeten schulden aan een sociaal secretariaat geboekt worden?

    Het sociaal secretariaat wordt geboekt op rekening 459 Overige sociale schulden. Eventueel kan de school deze rekening verder opsplitsen.  [2004-06-29]
  • Sociaal Secretariaat (2)

    Bij het splitsen van de verschillende posten bij het boeken van lonen, wordt van het brutobedrag loon ondermeer een bedrag afgetrokken onder de code 9400 'nettotussenk. bep. aanw. kader'. Volgens het sociaal secretariaat zou dit het bedrag zijn van de uitkering die reeds is gebeurd door de RVA. Hoe moet dit geboekt worden?

    Doorgaans formuleren het sociaal secretariaat zelf een boekingsvoorstel. Meestal houdt dit voorstel in te boeken onder 749 [Diverse werkingsopbrengsten]. ABKO sluit zich daarbij aan.  [2006-07-07]
  • Sociale balans

    Zullen de scholen verplicht worden een sociale balans neer te leggen?

    Momenteel dienen scholen van het gesubsidieerd vrij onderwijs geen sociale balans in. Het VSKO-model voorziet niet in de neerlegging van een sociale balans.

    Zie ook trefwoord “Personeelskosten”.  [2006-03-10]
  • Sociale schulden

    Waartoe dient rekening 459 Overige sociale schulden?

    Op rekening 459 kunt u bijvoorbeeld de schulden van de fietsvergoeding boeken. 
    Deze rekening dient niet om de schuld aan het sociaal secretariaat te boeken. Van het sociaal secretariaat dient u namelijk de beheerskosten en de btw op rekening 440 Leveranciers te boeken, de bedrijfsvoorheffing op rekening 453 Ingehouden voorheffingen en de RSZ op rekening 454 RSZ.  [2005-06-15]
  • Softwarelicenties

    Waarom is er een afzonderlijke rekening voor softwarelicenties (218), terwijl er een rekening voor concessies, octrooien, licenties… (211) bestaat?

    Er is een aparte rekening voor softwarelicenties om de scholen in staat te stellen software afzonderlijk te houden met het oog op afzonderlijke rapportering (bijvoorbeeld in het kader van het vroegere pc/kd-project).  [2004-06-29]
  • Spaarrekening

    Mag de school haar werkingsmiddelen uitsluitend op een zichtrekening, een spaarrekening of een termijnrekening plaatsen?

    Deze beperking is opgeheven door art. III, 3 van het decreet van 9 juli 2010 betreffende het onderwijs XX (Belgisch Staatsblad, 31 augustus 2010). Wel moeten de opbrengsten van deze werkingsmiddelen, in overeenstemming met artikel 3.7 van rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs, voor de werking van de school aangewend worden.  [2011-01-23]
  • Speeltuigen

    Waar boekt men de aankoop van speeltuigen voor een speelplaats in een kleuterschool (bijvoorbeeld een kettingloopbrug en schokbrekende rubbertegels)? Valt dit onder uitrusting en inrichting, vermogensgoederen, didactisch materiaal, klasmeubilair? De aankoop van deze speeltuigen maakt deel uit van de vernieuwingswerken van de speelplaats.

    Bij voorkeur worden de vernieuwingswerken van de speelplaats als één geheel beschouwd en als dusdanig geactiveerd. Men kan daartoe een onderverdeling van groep 23 [Installaties, machines en uitrusting] maken. Tevens moet bij de activering rekening gehouden worden met de afschrijvingstermijnen die men wenst toe te passen (zie Art. 32, § 2 van het VSKO-model).

    Zie ook trefwoord “Verbeteringswerken”.  [2006-11-06]
  • Stempel verificatie

    Moet er nog steeds ten behoeve van de verificatie een stempel met handtekening van de directeur geplaatst worden op elke factuur?

    De genoemde verplichting kwam voort uit de rondzendbrief VWV van 21 januari 1991 betreffende de toepassing van het besluit van de Vlaamse Executieve van 9 januari 1991 betreffende de controle over de aanwending van de werkingstoelagen op de schoolbesturen uit het gesubsidieerd officieel onderwijs, de feitelijke verenigingen en de natuurlijke personen. Punt 2.B.3 van deze rondzendbrief bepaalde immers dat alle facturen of andere verantwoordingsstukken voorzien moesten worden van een geijkte verklaring. Doorgaans werd deze met behulp van een stempel aangebracht en door de directeur ondertekend. Rondzendbrief VWV is echter met ingang van 1 januari 2006 opgeheven door rondzendbrief NO/2005/04 van 21 december 2005 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd onderwijs. Deze laatste legt deze verplichting niet langer op. Met ingang van boekjaar 2006 (controle 2007) is deze verplichting dus niet meer van toepassing.  [2007-11-26]
  • Studiereizen

    Hoe worden de kosten en de opbrengsten van filmvoorstellingen, studiereizen e.d. geboekt?

    In geen geval is het toegestaan van filmvoorstellingen, studiereizen e.d. enkel het saldo in de boekhouding op te nemen. Dit zou immers een vorm van compensatie zijn, wat uitdrukkelijk verboden is door Art. 12 van het VSKO-model, omdat in dat geval de boekhouding geen volledig en correct beeld van de opbrengsten biedt.

    De kosten dienen dus geboekt te worden op de kostenrekening 619 [Kosten van leerlingenactiviteiten] en de opbrengsten die onder meer voortkomen uit het doorrekenen van deze activiteiten aan de leerlingen, worden geboekt op de opbrengstenrekeningen 700 [Opbrengsten uit leerlingenactiviteiten]. Als het schoolbestuur van elke activiteit de opbrengsten tegenover de kosten wenst te stellen, dan volgt men dit bij voorkeur op via een analytische boekhouding, of eventueel via een analytische opdeling van de kosten– en opbrengstenrekeningen.  [2006-03-24]
  • Subsidies

    Waarom worden toelagen, subsidies enz. onder groep 73 geplaatst, terwijl hiervoor onder groep 74 duidelijk een rekening bestaat, namelijk 740 Bedrijfssubsidies en compenserende bedragen?

    Rekening 73 is niet in gebruik voor ondernemingen. Daarom opteert ABKO ervoor de belangrijke inkomstenstroom van de overheidssubsidies apart te houden onder rekening 73. Dit sluit aan bij de benadering voor het gemeenschapsonderwijs en bij het kb van 19 december 2003 voor de vzw’s.  [2004-06-29]

Ttop

  • Te innen werkingsopbrengsten

    Wat wordt bij rekening 405 Te innen werkingsopbrengsten bedoeld met 'inclusief nog op te stellen facturen'?

    Rekening 405 Te innen werkingsopbrengsten is ondertussen gewijzigd in rekening 404 (zie trefwoord Rekening 404 tot 406). Op die wijze is er overeenstemming met rekeningenstelsels uit andere sectoren en met zijn tegenhanger aan de passiefzijde, zijnde rekening 444 Te ontvangen facturen.

    De rubriek 404 Te innen werkingsopbrengsten wordt gebruikt om werkingsvorderingen toe te wijzen aan een correcte boekhoudperiode – in het kader van de volledigheid van de vorderingen – waarbij de effectieve uitgaande factuur pas op een latere datum en periode wordt opgesteld en geregistreerd.

    Voorbeeld:

    De VZW organiseert een daguitstap in de maand december 2006. De facturatie van deze daguitstap gebeurt pas in de maand januari van het jaar 2007. Gezien het feit dat de uitstap plaatsvindt in december, dienen de overeenkomstige kosten en opbrengsten te worden opgenomen in de periode december van het boekjaar (overeenstemmingsprincipe). De opbrengsten en kosten zullen dus moeten geschat worden en opgenomen worden onder de rubriek 404 Te innen werkingsopbrengsten en de rubriek 444 Te ontvangen facturen.

    Voor de opbrengsten verloopt de boeking in december 2006 als volgt:

    Debet 404 Te innen werkingsopbrengsten
    à Credit 700 Opbrengsten uit leerlingenactiviteiten

    In januari van het volgend boekjaar wordt de leerlingenfacturatie uitgevoerd en boekhoudkundig geregistreerd. Deze leerlingenfacturatie zal o.a. ook het bedrag van de daguitstap ten laste van de leerling omvatten.

    Dit zal aanleiding geven tot volgende boeking in januari 2007:

    Debet 402 Leerlingenrekeningen
    à Credit 700 Opbrengsten uit leerlingenactiviteiten.

    De opbrengst is echter reeds opgenomen in december van het vorig boekjaar, met als tegenboeking Te innen werkingsopbrengsten. We moeten dus de voorziene werkingsopbrengst op de rubriek 404 terugnemen.

    In januari dient dus nog volgende boeking te gebeuren:

    Debet 700 Opbrengsten
    à Credit 404 Te innen werkingsopbrengsten

    De verdere afhandeling van de openstaande vordering gebeurt via de openstaande vordering op de individuele leerling geregistreerd op de rubriek 402 Leerlingenrekeningen.  [2006-01-12]
  • Telefooncentrale

    Wordt het onderhoudscontract voor de telefooncentrale onder 611 Onderhoud en herstelling of onder 6130 Communicatiekosten geboekt?

    Voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 [Diensten en diverse goederen] verwijzen we naar het trefwoord “Groep 61”. Beide voorgestelde boekingen zijn mogelijk, maar eenmaal gekozen, moet de genomen keuze consequent toegepast worden. Het antwoord hangt ook samen met het antwoord dat gegeven wordt bij het trefwoord “Telefoontoestel”.  [2005-12-14]
  • Telefoontoestel

    Waar wordt de aankoop van een telefoontoestel of een gsm geboekt: op rekening 6130 [Communicatiekosten] of op rekening 6131 [Kantoorkosten]?

    Beide rekeningen zijn mogelijk, maar eenmaal gekozen, moet de genomen keuze consequent toegepast worden door alle geledingen van het schoolbestuur.

    Zie ook trefwoord “Groep 61”.  [2006-12-14]
  • Termijnrekening

    Mag de school haar werkingsmiddelen uitsluitend op een zichtrekening, een spaarrekening of een termijnrekening plaatsen?

    Deze beperking is opgeheven door art. III, 3 van het decreet van 9 juli 2010 betreffende het onderwijs XX (Belgisch Staatsblad, 31 augustus 2010). Wel moeten de opbrengsten van deze werkingsmiddelen, in overeenstemming met artikel 3.7 van rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs, voor de werking van de school aangewend worden.  [2011-01-23]
  • Terreinen - Meerwaarde

    Terreinen kan men niet afschrijven. Kan er op terreinen een meerwaarde geboekt worden?

    Terreinen worden niet afgeschreven, maar er kan wel een meerwaarde geboekt worden indien deze een duurzaam karakter heeft (zie artikel 31 van het VSKO-model).

    Zie ook trefwoord “Bebouwde terreinen”.  [2006-01-13]
  • Terreinen - Sport

    Hoe moet de aanleg van een sportterrein boekhoudkundig verwerkt worden? Moet dit afgeschreven worden?

    Het terrein als dusdanig wordt geboekt op rekening 220 Terreinen en wordt niet afgeschreven. De sportaccommodatie op het terrein kan wel afgeschreven worden. Het betreft immers niet het terrein zelf, maar wel de geleverde diensten, de gepresteerde werken en de geleverde goederen om het terrein om te vormen tot een geschikt sportterrein.

    Ook doelen, scorepanelen en de noodzakelijke belijning om het terrein geschikt te maken, kunnen afgeschreven worden. Indien het gaat om terreinen voor buitensporten op gras dient men wel voorzichtig te zijn met het activeren van de kosten van het aanleggen van de grasmat. De grasmat kan immers bijzonder snel (bijvoorbeeld binnen het jaar) versleten zijn door het gebruik en de weerstoestanden. Bij het activeren van deze (dikwijls hoge) kosten dient men dus enige voorzichtigheid in acht te nemen.  [2006-03-24]
  • Tijdschriften (leerlingen, leraren)

    Waar boekt men de tijdschriften (Zonnekind, Zonneland van Averbode) enerzijds voor leerlingen, anderzijds voor leraren?

    De kosten worden geboekt op een 60-rekening Verbruikte goederen of een 61-rekening Diensten en diverse goederen naar gelang van de aard van het gebruik van de abonnementen.

    • Rekening 604 Aankopen van goederen en materialen bestemd voor de verkoop of 605 Aankopen van boeken en cursussen als het de bedoeling is dat leerlingen deze tijdschriften aankopen via de schoolrekening. De opbrengsten worden geboekt in de groep 70 Leerlingenbijdragen.
    • Rekening 6152 Bibliotheek, mediatheek, open leercentrum,…als de tijdschriften op de school beschikbaar zijn voor de leerlingen, bijvoorbeeld in de bibliotheek of het open leercentrum.
    • Rekening 6151 Didactisch materiaal of 6152 Bibliotheek, mediatheek, open leercentrum … voor de exemplaren die bestemd zijn voor de leraren.
    Het is minder belangrijk welke rekening men precies kiest binnen deze groepen, dan wel dat men een verantwoorde keuze maakt en deze vervolgens consequent toepast binnen de school en de andere scholen van het schoolbestuur. We verwijzen tevens naar trefwoord Groep 61.  [2006-03-10]
  • Toelagen

    Waarom worden toelagen, subsidies enz. onder groep 73 geplaatst, terwijl hiervoor onder groep 74 duidelijk een rekening bestaat, namelijk 740 Bedrijfssubsidies en compenserende bedragen?

    Rekening 73 is niet in gebruik voor ondernemingen. Daarom opteert ABKO ervoor de belangrijke inkomstenstroom van de overheidssubsidies apart te houden onder rekening 73. Dit sluit aan bij de benadering voor het gemeenschapsonderwijs en bij het kb van 19 december 2003 voor de vzw’s.  [2004-06-29]
  • Toevoeging aan kapitaal

    Waarom bestaat er geen rekening 691 Toevoeging aan kapitaal meer?

    Noch het MAR voor hogescholen, noch het MAR voor scholengroepen uit het gemeenschapsonderwijs, noch het MAR voor de vzw’s (KB van 19 december 2003) voorziet in de mogelijkheid tot toevoeging aan het kapitaal. Te meer omdat ook de rekening Kapitaal in elk van deze wetgevingen als dusdanig niet voorkomt.

    Wel werd in bepaalde gevallen (hogescholen en vzw-wetgeving) in de mogelijkheid tot overboeking en onttrekking aan de reserves voorzien. Overschotten die definitief naar de scholen kunnen gaan, kunnen naar een reserverekening worden overgeboekt.  [2004-06-29]

Vtop

  • Verbeteringswerken

    Enkel verbeteringswerken worden geactiveerd, (grote) herstellingswerken worden beschouwd als instandhoudingswerken en dus niet geactiveerd. Betekent dit dat bijvoorbeeld de vernieuwing van de speelplaats of van de daken niet geactiveerd moet worden?

    ABKO is van mening dat de heraanleg van de speelplaats wel degelijk een investering en geen herstellingswerk is, en dat de spreiding van de investeringen dus vereist is. Voor de herstelling van de daken geldt dit niet. In principe is de architect het best geplaatst om te oordelen of iets een investering of een herstellingswerk is.  [2005-06-15]
  • Verbouwingskosten

    Mag men een afzonderlijk aankoopdagboek bijhouden voor het boeken van verbouwingskosten?

    Het heeft in feite geen zin om een afzonderlijk aankoopdagboek per kostensoort bij te houden. De school boekt in principe alle aankopen in eenzelfde aankoopdagboek. Een aankoopdagboek dient nu eenmaal om alle aankopen in te boeken. Indien men de verbouwingskosten afzonderlijk wenst op te volgen, past men daarvoor beter een analytische boekhouding toe of men splitst rekening 27 [Vaste activa in aanbouw en vooruitbetalingen] op per bouwdossier.  [2006-07-07]
  • Verdeelsleutels

    Een secundaire school is infrastructureel verweven met twee basisscholen. Veel kosten worden gemeenschappelijk gefactureerd (elektriciteit, verwarming, reftergebruik, turnzaal…). De secundaire school betaalt de facturen en rekent deze elk trimester door aan de basisscholen op basis van verdeelsleutels. Daartoe maakt de secundaire school een verkoopfactuur voor de basisscholen, met het totaal van de te verdelen kosten. De basisscholen zijn vermeld als klant in de boekhouding van de secundaire school. De opbrengsten komen op 7-rekeningen. Is deze manier van werken correct?

    Doorfactureren aan een andere vzw: School 1 rekent aan school 2 (die niet tot hetzelfde schoolbestuur behoort) kosten aan. School 1 stelt een factuur op voor school 2 en boekt de opbrengst op een 7-rekening (749 Diverse inkomsten lijkt aangewezen). School 2 boekt deze kosten op de passende 6-rekening.

    Intern doorfactureren binnen eenzelfde vzw: School 1 rekent aan school 2 (die wel tot hetzelfde schoolbestuur behoort, maar die een aparte boekhouding voert) kosten aan.

    • School 1 stelt een factuur op voor school 2 en boekt de vermindering van kosten op de juiste 6-rekening (in credit).
    • School 2 ontvangt de factuur van school 1 en boekt de kost op de juiste 6-rekening.
    Na deze twee boekingen blijven de totale kosten binnen het schoolbestuur dezelfde. De school die de kosten doorrekent, mag de kostenrekening waarop de factuur geboekt werd, crediteren voor het terugbetaalde bedrag. Zolang de verdeling van kosten binnen de vzw plaatsvindt, is dit geen compensatie.  [2005-12-14]
  • Vereenvoudigde boekhouding

    Volgens de verificatie mogen we onze boekhouding voeren zoals voorheen, omdat wij een kleine VZW zijn. Betekent dit dat we geen nieuwe verplichtingen hebben?

    De federale vzw-wetgeving legt aan de vzw's op een boekhouding te voeren met betrekking tot al hun middelen, dit wil zeggen zowel de werkingstoelagen als de eigen middelen. Deze verplichting geldt zowel voor de kleine als voor de grote en de zeer grote vzw's. Aangezien uw vzw onder de categorie van de kleine vzw's valt, hoeft u inderdaad geen dubbele boekhouding te voeren; het volstaat een vereenvoudigde boekhouding te voeren. Toch gelden er vanuit de vzw-wet nog enkele andere verplichtingen. Zo bent u bijvoorbeeld verplicht een jaarlijkse inventaris op te maken.

    Bovendien heeft het departement onderwijs met betrekking tot de verificatie een nieuwe rondzendbrief gepubliceerd, waardoor met ingang van 1 januari 2006 de regelgeving enigszins gewijzigd is. U kunt deze rondzendbrief NO/2005/04 d.d. 21 december 2005 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd onderwijs raadplegen. Surf daartoe naar http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ > Rubrieken omzendbrieven > Niveau-overschrijdend deel > Toelagen en controle > NO/2005/04.

    Het VSKO heeft ten behoeve van de kleine vzw's-schoolbesturen een model van vereenvoudigde boekhouding opgesteld.
  • Vergunning

    Waar boekt men de kosten van een vergunning om voedsel en drank te verhandelen, op rekening 6160 Dienstverlenende organismen of rekening 6169 Overige leveringen en diensten – Overige?

    Voor het gebruik van rekeningen uit groep 61 Diensten en diverse goederen verwijzen we vooreerst naar het trefwoord Groep 61.

    De onderverdeling 'Diverse' of 'Overige' dient men binnen elke groep met enige voorzichtigheid te gebruiken, meer bepaald uitsluitend voor toevallige of vooraf niet te voorziene uitgaven of opbrengsten. Dit om te voorkomen dat na een tijdje de rekening 'Diverse' belangrijker is (in bedrag) dan de hoofdindeling.  [2006-03-24]
  • Verhuur van lokalen

    Mag een schoolbestuur schoollokalen verhuren aan of ter beschikking stellen van derden?

    Er bestaat o.i. geen algemene regel die de verhuur van schoollokalen verbiedt. Het schoolbestuur is echter wel onderworpen aan zowel de onderwijsreglementering als aan de reglementering die geldt voor vzw’s.

    Stellen van handelsactiviteiten: Voor wat het stellen van handelsactiviteiten betreft, verwijzen wij naar de VVKSO-mededeling van april 2002 over handelsactiviteiten op school, Kl. 82.02.

    Volgens de onderwijsreglementering mag een schoolbestuur in principe alle activiteiten die opgesomd worden in art.2 van het wetboek van koophandel stellen op voorwaarde dat deze niet tot doel hebben de leden van het schoolbestuur te verrijken én zij verenigbaar zijn met de onderwijsopdracht van het schoolbestuur.

    Ondanks het feit dat het occasioneel verhuren van een gebouw dat men huurt of in eigendom heeft, in principe niet tot het toepassingsgebied van art. 2 van het wetboek van koophandel behoort, lijkt het ons raadzaam de bijkomende voorwaarde in verband met de verenigbaarheid met de onderwijsopdracht na te leven. Deze anomalie is o.i. immers te wijten aan de onzorgvuldige decretale redactie van onderwijsdecreet XIII. Het was o.i. wel de bedoeling van de decreetgever ook de occasionele verhuur aan deze voorwaarde te onderwerpen.

    De voorwaarde dat de occasionele verhuur van het goed niet tot de verrijking van de individuele leden mag leiden, vloeit niet zozeer voort uit de onderwijswetgeving maar wel uit de vzw-reglementering (zie VVKSO-mededeling van 23 februari 2004 over de vereniging zonder winst-oogmerk, Kl. 80.01).

    Onroerende voorheffing: Volgens art. 12, §1 van het wetboek van de inkomstenbelasting van 1992 is het kadastraal inkomen van onroerende goederen die in bezit zijn van een vzw én bestemd worden voor onderwijs, vrijgesteld van onroerende voorheffing.

    Niet alleen wanneer het schoolbestuur zelf eigenaar is van de gebouwen, maar ook wanneer de gebouwen door een patrimonium-vzw ter beschikking worden gesteld (via huur, erfpacht of een andere overeenkomst), kan de eigenaar een vrijstelling van onroerende voorheffing op het kadastraal inkomen vragen.

    Indien de eigenaar een vergoeding ontvangt voor het gebruik van het gebouw, dan volgt daaruit niet noodzakelijk dat de vrijstelling niet kan worden toegekend. Het is wel zo dat de vergoeding uitsluitend mag aangewend worden voor de instandhouding en de uitbreiding van het doel waarvoor het onroerend goed wordt aangewend. M.a.w. de vergoedingen die de vzw ontvangt moeten voor het doel van de vzw worden gebruikt. Dit zal normaalgezien geen probleem vormen.

    Om betwistingen te voorkomen, zullen schoolbesturen die een gebouw verhuren, vaak een “gebruiksovereenkomst” in plaats van een “huurovereenkomst” sluiten. Het schoolbestuur vraagt in dit geval ook enkel een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten zoals verwarming, verlichting, bijdrage in het onderhoud,… zodat er zeker niet de indruk wordt gewekt dat het een bijkomend voordeel uit de verhuur van het goed haalt.

    Het is echter niet zo dat het afsluiten van een huurovereenkomst sowieso tot het verlies van de vrijstelling van de onroerende voorheffing leidt. Belangrijker is aan wie het goed wordt verhuurd en tegen welke vergoeding.

    Wanneer een schoolbestuur echter verhuurt aan een commerciële organisatie, zoals bijvoorbeeld een traiteur, kan er betwisting ontstaan. Door het ter beschikking stellen van het gebouw voor een commerciële activiteit, zal de belastingsadministratie het deel van het gebouw dat voor de commerciële activiteit wordt gebruikt, niet (meer) beschouwen als ter beschikking voor onderwijs. In dit geval zal de vrijstelling van onroerende voorheffing vervallen. Hetzelfde geldt echter ook voor het “ter beschikking stellen” van een commerciële organisatie. Het is niet de benaming die partijen aan de overeenkomst geven, maar de economische realiteit die zal worden beoordeeld.

    Politieke activiteiten: We willen er tenslotte op wijzen dat schoollokalen niet voor politieke activiteiten mogen worden verhuurd of gebruikt (zie omzendbrief SO78 van 27 november 2001 over zorgvuldig bestuur in het secundair onderwijs).

    Verificatie: De recente omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen vermeldt in Art. 3.7 de verplichting een (bij voorkeur schriftelijke) huurovereenkomst af te sluiten indien het verhuren niet occasioneel gebeurt maar eerder bestendig.  [2006-01-11]

  • Verificatie

    Welke documenten moeten met het oog op controle op de aanwending van de werkingstoelagen door de verificatie van het departement beschikbaar gehouden of opgestuurd worden?

    Art. 3.11 van de omzendbrief betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen stelt uitdrukkelijk dat de documenten enkel ter beschikking gehouden moeten worden ten behoeve van de verificatie; er hoeven dus geen documenten naar het departement onderwijs opgestuurd te worden. De scholen die een dubbele boekhouding voeren, mogen dezelfde jaarrekening die ze bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België moeten indienen, voorleggen aan de verificatie. Scholen die geen dubbele boekhouding voeren, mogen een financieel verslag voorleggen dat de situatie op kasbasis weergeeft (eventueel, als ze dat wil, de traditionele AL1).

    Deze documenten moeten uiterlijk zes maanden na de afsluiting van het boekjaar (dit wil zeggen vóór 1 juli van het daaropvolgende boekjaar) beschikbaar zijn voor de verificatie. Voor de bewaartermijn van deze documenten verwijzen we naar het trefwoord “Bewaartermijn”.  [2006-01-11]
  • Verkeerde boeking

    Een factuur werd op een verkeerd bankrekeningnummer betaald. Nadien werd het bedrag teruggestort. Hoe wordt deze verrichting geboekt?

    Er zijn verschillende mogelijkheden om het verkeerd boeken van een factuur op te lossen.

    U kunt werken via een wachtrekening. Bij het gebruik van een wachtrekening hoort echter een gedegen opvolging. U zou bijvoorbeeld op maandbasis moeten nagaan welke verrichtingen nog op een wachtrekening staan en deze zo mogelijk verwerken.

    U kunt ook de verrichtingen tegenboeken en vervolgens de correcte boekingen invoeren. Deze laatste methode geniet de voorkeur indien het zou gaan om een boeking op een verkeerde leverancier. Hieronder geven we een voorbeeld van hoe dit in zijn werk gaat bij betaling aan een verkeerde leverancier.

    Inboeken van de factuur:

    6… 
    aan 440 Leverancier (foutieve)

    We betalen de leverancier. Het geld gaat van onze rekening en we boeken het rekeninguittreksel in. In boeken van het rekeninguittreksel:

    440 Leverancier (foutieve) 
    aan 55 Kredietinstellingen

    Voor we een rekeninguittreksel in het financiële dagboek inboeken, is het nodig te kijken of we alle kosten en opbrengsten, die op het uittreksel staan, reeds geboekt hebben. We ontvangen een rekeninguittreksel. We merken dat er een terugstorting van een verkeerde betaling gebeurd is. We gaan de schuld die in de vorige boeking als voldaan genoteerd is, terug open zetten op de juiste leverancier. We maken een kopie van de originele factuur. We noteren hierop wat er gebeurd is. We kopiëren dit nog eens. We verwijzen op de originele factuur naar de kopieën. Aan de hand van de eerste kopie boeken we in het diverse boek de ten onrechte ontstane schuld tegen. Op deze manier zijn de kosten op de 6 rekening tot nul herleid en kunnen zowel de betaling als de terugbetaling tegenover de foutieve leverancier afgeboekt worden.

    Inboeken van de factuur in het diverse dagboek

    440 Leverancier (foutieve) 
    aan 6…

    In het aankoopdagboek boeken we ook onmiddellijk de tweede kopie van de factuur op een juiste manier in:

    6… 
    aan 440 Leverancier (juiste)

    We boeken het rekeninguittreksel met de terugstorting van de verkeerde betaling in het financiële dagboek in:

    55 Kredietinstellingen 
    aan 440 Leverancier (foutieve)

    We betalen de leverancier op het juiste rekeningnummer. Wanneer het rekeninguittreksel van deze betaling binnenkomt, boeken we het af van de juiste leverancier.

    440 Leverancier (juiste) 
    aan 55 Kredietinstellingen.  [2006-07-07]

  • Verkoopfacturen

    Hoe worden facturen geboekt aan derden die geen leerlingen zijn (bijvoorbeeld verhuur van winkelruimten of VDAB-vergoeding voor studenten)? Boekingen in het verkoopdagboek worden immers automatisch gecentraliseerd onder 402000 leerlingenrekeningen.

    In de gebruikelijke boekhoudpakketten kan men aan elke individuele klanten- en leveranciersfiche gelijk welke grootboekrekening als centralisatierekening koppelen. Voor de details moet ABKO naar de leverancier van het softwarepakket verwijzen.  [2005-06-15]
  • Verplaatsingen

    Wat is het verschil tussen 6232 Kosten woonwerkverkeer en 6163 Verplaatsingen personeel?

    De rekening 6232 Kosten woonwerkverkeer heeft enkel betrekking op verplaatsingen van de eigen woning naar de school en omgekeerd; de fietsvergoeding en de tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer vallen hier dus onder. Alle andere verplaatsingen vallen onder groep 61.We verwijzen tevens naar het trefwoord Groep 61.  [2006-03-24]
  • Verzekering arbeidsongevallen

    Waar wordt de verzekering voor de arbeidsongevallen geboekt voor gesubsidieerd personeel en voor contractueel personeel (MVD)?

    De (bijkomende) verzekeringskosten voor arbeidsongevallen voor gesubsidieerd personeel worden geboekt op rekening 6140 Persoonsgebonden verzekeringen. De arbeidsongevallenpremies voor contractuele personeelsleden (onder meer MVD-personeel) worden geboekt op rekening 6230 Arbeidsongevallenverzekering.  [2006-03-24]
  • Verzendingskosten

    Op bepaalde facturen worden er administratie– of verzendingskosten aangerekend. Moet men deze kosten afzonderlijk boeken? En op welk rekeningnummer doet men dit best?

    Neen. In overeenstemming met Art. 22 van het VSKO-model boekt men uitsluitend tegen de aanschaffingswaarde, dit is de aankoopprijs met inbegrip van de bijkomende kosten.  [2006-03-10]
  • Voorschotten

    Waar worden de voorschotten die door de inrichtende macht betaald worden, geboekt?

    Voorschotten worden geboekt op rekening 416 Diverse vorderingen. Desgewenst kan men binnen deze rekening een opsplitsing maken voor voorschotten.  [2005-06-15]
  • Vrijwilligerswerk

    Op school zijn vrijwilligers werkzaam, bijvoorbeeld een mama die de was doet of een weduwe die poetst en middagtoezicht doet. Tegenwoordig moeten deze vergoedingen in de boekhouding opgenomen worden. Hoe moet dat gebeuren zonder dat deze vrijwilligers hierop belast worden en zonder dat die weduwe haar pensioen verliest?

    De vrijwilligerswet voorziet in de mogelijkheid een forfaitaire onkostenvergoeding uit te keren. Deze onkostenvergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en wordt niet belast. De forfaitaire vergoedingen bedragen 24,79 EUR per dag en 991,57 EUR per jaar (niet-geïndexeerd). Deze grensbedragen zijn cumulatief. Als één van deze bedragen wordt over-schreden, dan valt de vergoeding volledig buiten de fiscale vrijstelling.

    De vergoedingen voor vrijwilligers moeten niet opgenomen worden op een fiche 281 en de ermee overeenstemmende opgave 325. Let wel, de vrijgestelde bedragen gelden in hoofde van elke vrijwilliger afzonderlijk. De vzw-schoolbestuur is niet altijd op de hoogte van vergoedingen die de vrijwilliger ontvangt vanuit andere vrijwilligersactiviteiten, waardoor het mogelijk is dat hij deze grensbedragen wel overschrijdt. In dat geval is de vzw verplicht om een fiscale fiche op te stellen voor het volledige bedrag.

    Personen die aanspraak kunnen maken op sociale uitkeringen, zoals gepensioneerden, moeten nog aan specifieke voorwaarden voldoen. Voor weduwen gelden geen specifieke bepalingen uit de vrijwilligerswet. Afhankelijk van de aard van haar pensioen zullen voor haar wel cumulatiegrenzen gelden. Normaal gezien mag een pensioen wel gecumuleerd worden met een onkostenvergoeding (uit vrijwilligerswerk). Zij zal dit echter bij de werkgever van haar echtgenoot moeten navragen.

    Voor meer informatie over de grenzen aan de vergoeding of cumulatie met sociale uitkeringen, verwijzen we naar onze mededeling M-VVKSO-2006-086 Wet betreffende de rechten van vrijwilligers, punten 5 en 6.

    De onkostenvergoeding voor vrijwilligerswerk dient geboekt te worden op rekening 616 [Overige leveringen en diensten]. Rekeningen 617 [Uitzendkrachten en ter beschikking gestelde personen] en 618 [Bezoldigingen en extralegale premies uitgekeerd aan bestuurders, niet in het kader van een arbeidsovereenkomst] zijn strikt voorbehouden voor de omschreven categorieën en komen dus niet in aanmerking voor de kosten van vrijwilligers.

     [2006-09-22]
  • Vrijwilligerswerk door personeelsleden

    Kunnen leerkrachten worden betaald als vrijwilliger als ze bijvoorbeeld middagtoezicht doen? Hoe kunnen ze dan vergoed worden?

    De vrijwilligerswet voorziet in de mogelijkheid om vrijwilligers een forfaitaire onkostenvergoeding te geven. Deze onkostenvergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en wordt niet belast.

    De vrijwilligerswet bepaalt echter uitdrukkelijk dat werknemers geen vrijwilliger van hun werkgever kunnen zijn. Personeelsleden van uw instelling kunnen dus niet naast hun arbeidsovereenkomst nog bepaalde taken als vrijwilliger van het schoolbestuur opnemen. Wanneer de taken als vrijwilliger geheel verschillen van de taken die het personeelslid in het kader van zijn arbeidsovereenkomst uitoefent, kan volgens sommigen toch sprake zijn van vrijwilligerswerk en voor dit werk een vergoeding worden betaald, maar daarover bestaat geen eensgezindheid.

    We willen er u wel op wijzen dat het personeelslid op het ogenblik dat het vrijwilligerwerk uitoefent, niet verzekerd zal zijn op basis van de arbeidsongevallenverzekering. De ongevallenverzekering die het schoolbestuur voor vrijwilligers afsluit, zal in de meeste gevallen een lagere dekking bieden.

    Voor de betaling van de vergoeding verwijzen we naar het trefwoord “Vrijwilligerswerk”.  [2006-09-22]
  • VSKO-model - afwijking

    Mag men in bepaalde gevallen voor een rubriek of een rekening een andere waarderingsregel hanteren dan deze van het VSKO-model?

    De Raad van Bestuur van het schoolbestuur moet zijn waarderingsregels formeel in vergadering vastleggen, zelfs als hij het VSKO-model of het wettelijk stelsel van het kb van 19 december 2003 volgt. Het behoort echter tot de autonomie van de Raad van Bestuur om daarbij sommige waarderingsregels van het VSKO-model op een andere wijze in te vullen, voor zover ze binnen de wettelijke context blijven. Vanzelfsprekend zijn de waarderingsregels die in het VSKO-model gehanteerd worden, weloverwogen en zal de Raad van Bestuur dus in principe goede redenen moeten hebben vooraleer hij deze wijzigt. In alle scholen van eenzelfde schoolbestuur moeten dezelfde waarderingsregels gehanteerd worden. In geen geval mag de school de rekeningen van het MAR wijzigen. Deze indeling is immers precies op het getouw gezet om het scholen, scholengemeenschappen en schoolbesturen gemakkelijk te maken bij herstructureringen, fusies en opslorping.  [2006-01-13]
  • VSKO-model - wettelijke basis

    Wat is de wettelijke basis voor het VSKO-model voor dubbele boekhouding?

    Het VSKO-model is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 6 juli 2015 (blz. 44528 e.v.). De wettelijke basis voor dit model is vastgelegd in artikel 43 van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs van 17 december 2010 en in artikel 10.5 en artikel 10.5.bis van Hoofdstuk X, Afdeling III van het decreet betreffende het onderwijs XV d.d. 15 juli 2005 (Belgisch Staatsblad, 16 september 2005). In deze artikelen wordt de context vastgelegd waarbinnen de gesubsidieerde vrije scholen hun schoolboekhouding kunnen voeren, in overeenstemming met de boekhoudkundige verplichtingen zoals bepaald in Art. 17, § 1, § 4 en § 5, van de vzw-wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd onder meer op 2 mei 2002.

    Ook de omzendbrief NO/2005/04, gepubliceerd op 21 december 2005, betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen vermeldt in Art. 1.1 uitdrukkelijk de mogelijkheid om een aparte, gelijkwaardige reglementering uit te werken.  [2016-04-28]

Wtop

  • Waarborg

    Waar worden de waarborgen geboekt die de school ontvangt voor de betaalsleutels die leerlingen kunnen opladen. Op het moment dat de waarborg wordt ontvangen, is niet bekend of de sleutel één jaar of meerdere jaren bij diezelfde persoon blijft.

    Deze waarborgen worden geboekt op 488 [Borgtochten ontvangen in contanten].

    Zie ook trefwoord “Lockers”.  [2006-07-07]
  • Waarderen in continuïteit

    Wat wordt bedoeld met "waarderen in continuïteit’?

    Indien het schoolbestuur in het verleden al een boekhouding voerde die ten minste overeenstemt met de boekhouding die wordt voorgeschreven door het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen, dan stemt de beginbalans overeen met de afsluitingsbalans van het vorige boekjaar.  Scholen die het VSKO-model gebruiken, bevinden zich in deze situatie.

    Waardering in continuïteit impliceert niet dat de waarderingsregels niet mogen wijzigen.  Indien het schoolbestuur in het verleden waarderingsregels toepaste die niet overeenstemmen met het VSKO-model, dan past ze deze waarderingsregels aan. Zo kan vb. beslist worden om voorheen niet geactiveerde goederen, te gaan activeren.  Het schoolbestuur kan hierbij als leidraad gebruik maken van een formulier op de webpagina http://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/dubbele-boekhouding onder de hoofding “Proefproject dubbele boekhouding”.

    Het schoolbestuur dient de opname van de vaste activa op de beginbalans in overeenstemming te brengen met de nieuwe waarderingsregels op 31/12 van het vorige boekjaar. In de toelichting van de eerste jaarrekening worden de gevolgen van het invoeren van nieuwe waarderingsregels op de activa van de balans vermeld.

    Het koninklijk besluit van 19 december 2003  staat niet toe dat een gemengd of hybride systeem wordt gebruikt waarbij zowel continuïteitsoptiek als zero based waardering (partieel en willekeurig) zouden worden toegepast.

    Als waarde van de onroerende goederen wordt dan meestal de netto-boekwaarde gehanteerd. De netto-boekwaarde is het eenvoudigst te bepalen door van de oorspronkelijke aankoopprijs (inclusief btw en bijkomende kosten) de gecumuleerde afschrijvingen af te trekken, rekening houdend met de afschrijvingsperiode van het onroerend goed. [2016-04-08]

  • Waarderen van onroerende goederen

    Waar kan men terecht voor professioneel advies inzake de waardering van schoolgebouwen of erfpachtcontracten?

    Voor de waardering van schoolgebouwen of erfpachtcontracten kan de school school een lokale vastgoedmakelaar, landmeter, notaris of verzekeringsmaatschappij inschakelen  [2016-04-28]
  • Waarderen volgens zero-based

    Wat wordt bedoeld met "waarderen volgens het principe van zero-based"?

    Als het schoolbestuur van oordeel is dat de school in het verleden geen boekhouding voerde die in overeenstemming is met de boekhouding die wordt voorgeschreven door het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen, dan worden de bestanddelen van de activa voor de opmaak van de beginbalans gewaardeerd volgens de zero-based-methode.

    De zero-based-methode schrijft voor dat wordt gewaardeerd tegen werkelijke waarde, of bij ontstentenis hiervan, tegen gebruikswaarde.
    Bij ontstentenis van betrouwbare werkelijke waarde of van gebruikswaarde worden de activa niet in de balans opgenomen maar enkel in de toelichting beschreven met vermelding dat er geen betrouwbare werkelijke waarde of gebruikswaarde voorhanden is.   

    Voor een gebouw kan de te activeren waarde vastgesteld worden door een vastgoeddeskundige, een landmeter, een notaris of een verzekeringsmaatschappij. Het laten schatten van gebouwen in erfpacht impliceert bijkomende kosten en administratieve lasten.

    Het koninklijk besluit van 19 december staat niet toe dat een gemengd of hybride systeem wordt gebruikt waarbij zowel continuïteitsoptiek als zero based waardering (partieel en willekeurig) zouden worden toegepast. [2016-04-08]

  • Waarderingsregels - afwijking

    Waarderingsregels moeten goedgekeurd worden door het schoolbestuur vooraleer ze opgenomen worden in het inventarisboek. Volstaat het om hierbij te verwijzen naar het VSKO-model (Hoofdstuk IV, Art. 15 tot en met Art. 42)? Zo niet, wat moet het schoolbestuur dan beslissen en acteren in het inventarisboek? En wat komt er dan in de toelichting bij de jaarrekening?

    De Raad van Bestuur dient de waarderingsregels vast te leggen. Daartoe kan in de notulen van de Raad van Bestuur inderdaad verwezen worden naar de waarderingsregels van het VSKO-model (Hoofdstuk IV, Art. 15 tot en met Art. 42) indien deze hetzelfde zijn. In het verslag van de vergadering waarin het schoolbestuur de waarderingsregels vastlegt, kan dan vermeld worden “De waarderingsregels worden vastgelegd overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk IV van het VSKO-model voor dubbele boekhouding in het katholiek onderwijs”. Afwijkingen hierop moeten expliciet vermeld worden. Vervolgens dient u deze regels eveneens op te nemen in het inventarisboek, met name de afschrijvingspercentages en de beslissing van het schoolbestuur hieromtrent (datum van de vergadering, eventueel uittreksel uit het verslag). In de toelichting bij de jaarrekening komen de afwijkingen op de vastgelegde waarderingsregels (bijvoorbeeld een vast actief dat het schoolbestuur sneller wenst af te schrijven dan gebruikelijk voor vergelijkbare activa omdat het zeer intensief gebruikt zal worden; een gekregen actief dat nog een waarde heeft, maar dat men sneller wil afschrijven omdat het reeds gebruikt is; tweedehands verworven goederen...). Het handigst kan men werken door de samenvatting te gebruiken van de waarderingsregels die voorgeschreven worden door het VSKO-model. Men vindt deze samenvatting achteraan Bijlage 3 van het VSKO-model. Deze samenvatting kan men als uitgangspunt nemen en aanvullen waar nodig. Op die wijze verkrijgt men een correcte en volledige lijst met waarderingsregels die door de Raad van Bestuur goedgekeurd kan worden.  [2006-03-10]
  • Waarderingsregels - beginbalans

    Moet het Schoolbestuur speciale waarderingsregels opstellen voor de opmaak van de beginbalans? Wat moet daar specifiek in staan?

    Er zijn geen speciale waarderingsregels nodig. De overgangsregeling wordt beschreven in Art. 49 van het VSKO-model. Men vindt hierover eveneens informatie bij de trefwoorden met betrekking tot de Beginbalans.  [2016-04-28]
  • Waarderingsregels - combineren

    Is het mogelijk om voor de onroerende goederen het zero-based principe toe te passen (waardering tegen marktwaarde) en voor de roerende goederen het continuïteitsprincipe (waarderen tegen netto-boekwaarde)? Onze investeringen kunnen maar opgezocht worden voor de laatste 10 jaren. Voor roerende goederen is dit voldoende, voor onroerende niet.

    Neen, dit is niet mogelijk. Het koninklijk besluit van 19 december 2003  laat niet toe dat een gemengd of hybride systeem wordt gebruikt waarbij waardering in continuïteit wordt toegepast voor bepaalde posten of rubrieken en voor andere posten of rubrieken zero based waardering.
     
    De Raad van Bestuur moet zich uitspreken over het feit of de boekhouding die de vzw in 2005 voerde, gelijkwaardig is met de boekhouding die vanaf 1 januari 2006 verplicht is. Is dat zo, dan mag waardering in continuïteit toegepast worden, zoniet moet waardering volgens het principe van zero-based plaatsvinden. Deze beslissing wordt dus genomen voor het geheel van de boekhouding, en kan dus niet verschillend zijn voor verschillende elementen van de boekhouding.  [2016-04-28]
  • Waarderingsregels - per school

    Indien eenzelfde vzw-schoolbestuur verschillende scholen beheert, moet ze dan in al deze instellingen dezelfde waarderingsregels toepassen, of mogen deze verschillen van school tot school?

    Binnen alle onderwijsinstellingen van hetzelfde schoolbestuur moeten dezelfde waarderingsregels toegepast worden.  [2016-04-28]
  • Waarderingsregels - voorraden

    In Art. 26 van het VSKO-model heeft men het over het opnemen in het actief van klein materiaal en bestendig hernieuwde voorraden tegen een vast bedrag. Kunnen wij dat doen voor alle rekeningen 30, 31, 34 en 35?

    De Raad van Bestuur beslist hierover en legt dit vast in zijn waarderingsregels; dit blijkt uit de notulen van de vergadering en wordt opgenomen in het inventarisboek. Het is mogelijk om alle voor­raden op te nemen voor een vast bedrag, maar dan moeten de voorwaarden van Art. 26 van het VSKO-model vervuld zijn. We verwijzen tevens naar het trefwoord Beginvoorraad.  [2006-03-10]
  • Waardeverminderingen

    Waarom zijn de rekeningen 631 Waardeverminderingen op voorraden en 632 Waardeverminderingen op bestellingen samengevoegd tot één rekening 631 Waardeverminderingen op voorraden en bestellingen in uitvoering, in afwijking van de bepalingen van het KB van 19 december 2003?

    Om de scholen niet te verplichten het onderscheid te maken tussen Waardeverminderingen op voorraden en Waardeverminderingen op bestellingen – dit onderscheid is overigens soms moeilijk te maken – zijn deze rekeningen samengevoegd.  [2004-06-29]
  • Werkingstoelagen - Boeking

    In het MAR is er in een rekening 400 Werkingstoelagen voorzien. Wanneer gaat deze gebruikt worden? In januari ontvangen we een schrijven van het departement onderwijs waarin het bedrag van de werkingstoelage meegedeeld wordt. Moet dit op dat moment als vordering geboekt worden? Is het niet beter dat dit geboekt wordt op het moment van ontvangst? Moet op dat moment een vordering geboekt worden voor het tweede gedeelte (bedrag in juni)? Dit bedrag is dan nog niet definitief bekend (er zal dan immers een ‘afrekening’ plaatsvinden).

    De werkingstoelagen moeten als vordering geboekt worden op het ogenblik waarop het Departement onderwijs schriftelijk het bedrag van de werkingstoelage meedeelt. De werkingstoelagen moeten geprorateerd worden, namelijk 4/12e voor (bijvoorbeeld) boekjaar 2003 en 8/12e voor boekjaar 2004.  [2016-04-28]
  • Werkingstoelagen - Over te dragen

    Werkingstoelagen worden betaald in februari en juli volgend op het jaar waarin het schooljaar begint. In januari 2006 wordt de eerste schijf van de werkingstoelage betaald voor een schooljaar dat begint op 1 september 2005. In de boekhouding van 2005 moet dit als een verkregen opbrengst geboekt worden (4/12). Waarom is in het MAR dan een rekening 4930 Over te dragen werkingstoelagen aangemaakt? Dit impliceert dat de werkingstoelagen op voorhand ontvangen zouden worden! Moet er geen rekening 4910 Verkregen werkingstoelagen worden gemaakt ? De rekening 493 is trouwens een passief-rekening wat tot gevolg zou hebben dat er extra kosten moeten geboekt worden in het boekjaar 2005 voor werkingstoelagen die we nog niet hebben ontvangen?

    Bij het opstellen van de jaarrekening dienen we – in het kader van het getrouwe beeld – na te gaan of de vorderingen in hun volledigheid geregistreerd zijn in de balans.

    Wat de werkingstoelage betreft, kunnen we stellen dat er op 31 december een quasi zekerheid is dat we een tegoed (vordering) hebben op de overheid, waarbij zelfs het bedrag van de toelage zeer goed kan ingeschat worden. Immers, de berekening vanuit het Departement onderwijs van de werkingstoelage wordt ontvangen eind januari (volgend boekjaar) zodat bij de afsluitwerkzaamheden van het boekjaar (maart-april) het bedrag van de toelage gekend is, op een eventuele kleine correctie na. Indien we ervoor zouden opteren om de vordering van de werkingstoelage niet op te nemen op 31 december, dan zouden we onze kortetermijnvorderingen onderschatten en bijgevolg onze liquiditeitspositie op 31 december foutief weergeven.
     
    • II. Algemeen A. Tijdstip waarop de subsidie moet geboekt worden: een subsidie dient te worden geboekt “op het ogenblik waarop het recht van de onderneming op deze subsidie komt vast te staan en de subsidie redelijkerwijze gewaardeerd kan worden.” en als “het behoud van een bekomen subsidie aan bepaalde voorwaarden is gebonden, vormt een dergelijke ontbindende voorwaarde geen bezwaar voor de boeking van deze subsidie”
    • IV. Exploitatiesubsidies A. Begrip en voorstelling in de jaarrekening: “Indien de effectieve toekenning van de exploitatiesubsidie niet samenvalt met de periode waarop zij betrekking heeft, dan moet deze exploitatiesubsidie via de overlopende rekeningen worden toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking heeft.”

    Conclusie, op 31 december kan gesteld worden dat een bedrag opeisbaar is op korte termijn. De werkingstoelage dient bijgevolg opgenomen te worden in de balans op 31 december als vordering voor het volledige bedrag.

    De werkingstoelage wordt echter toegewezen per schooljaar – zijnde van september van jaar X tot en met augustus van jaar X+1, wat betekent dat overeenkomstig het "matchingprincipe" 8/12 van de opbrengst geboekt op de rubriek 730 Werkingsuitkeringen dient te worden overgedragen naar het volgend boekjaar.

    Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de overlopende rekening van het passief 4930 Over te dragen werkingstoelagen.

    Concreet, in de jaarrekening van het boekjaar 2006 van de VZW zal dus 8/12 opbrengst geregistreerd zijn van de toelage voor het schooljaar 2015-2016 en 4/12 van de toelage voor het schooljaar 2016-2017.  [2016-04-28]

  • Werkingstoelagen - Prorateren

    Hoe gaat het prorateren van de werkingstoelagen precies in zijn werk?

    1) Bij ontvangst van de brief - eind januari 20JJ+1 - vanuit het Ministerie van Onderwijs met betrekking tot de werkingstoelage 20JJ-20JJ+1

    1a) Te boeken in het boekjaar 20JJ

    We kunnen stellen dat er op 31 december 20JJ een quasi zekerheid is dat we een tegoed (vordering) hebben op de overheid, waarbij zelfs het bedrag van de toelage zeer goed kan ingeschat worden (zie vragenbank "Werkingstoelagen - Over te dragen").

    Dit betekent dat de volledige werkingstoelage als een vordering mag worden opgenomen in boekjaar 20JJ (bijvoorbeeld op datum 31 december 20JJ).

    debet/400 Werkingstoelagen: Totaal bedrag 20JJ-20JJ+1 
              aan credit/730 Werkingsuitkeringen: Totaal bedrag 20JJ-20JJ+1

    De opbrengst dient echter voor 8/12 te worden overgedragen naar 20JJ+1. Immers, de toelage heeft betrekking op het schooljaar 20JJ-20JJ+1, wat betekent dat een deel (8/12) moet worden toegewezen aan het boekjaar 20JJ+1.

    In boekjaar 20JJ dient bijgevolg nog volgende boeking te worden uitgevoerd:

    debet/730 Werkingstoelagen: 8/12 van de toelage 20JJ-20JJ+1 
               aan credit/4930 Over te dragen werkingstoelagen: 8/12 van de toelage 20JJ-20JJ+1

    In boekjaar 20JJ zal er bijgevolg 4/12 geregistreerd zijn van de toelage 20JJ-20JJ+1

    Bovenstaande boeking kan bijvoorbeeld ingeboekt worden op datum 31 december 20JJ.

    1b) Te boeken in het boekjaar 20JJ+1

    Op 1 januari 20JJ+1 dient 8/12 van de toelage 20JJ-20JJ+1 te worden toegewezen aan boekjaar 20JJ+1. Dit gebeurt door de overlopende rekening 4930, waar het bedrag van 8/12 toelage 20JJ-20JJ+1 op geregistreerd staat, terug te nemen.

    debet/4930 Over te dragen werkingstoelagen: 8/12 van de toelage 20JJ-20JJ+1 
              aan credit/730 Werkingstoelage: 8/12 van de toelage 20JJ-20JJ+1

    Op die wijze is er reeds 8/12 van de toelage 20JJ-20JJ+1 toegewezen aan het boekjaar 20JJ+1. Eind 20JJ+1 zal 4/12 van de toelage 20JJ+1-20JJ+2 worden toegewezen volgens dezelfde boekingswijze.

    In de jaarrekening 20JJ+1 van de vzw zal dus 8/12 opbrengst geregistreerd zijn van de toelage 20JJ-20JJ+1 en 4/12 van de toelage 20JJ+1-20JJ+2.

    2) Bij de storting van het eerste deel van de toelage (bijvoorbeeld op 31 januari 20JJ+1)

    De vordering van de rekening 400 [Werkingstoelagen] wordt afgeboekt voor het gestorte bedrag.

    debet/55 Bank: bedrag van de eerste storting 
               credit/aan 400 Werkingstoelagen: bedrag van de eerste storting

    3) Bij de storting van het saldo (bijvoorbeeld op 30 juni 20JJ+1)

    Idem als onder punt 2.

    4) Opmerking

    Indien er een correctie is gebeurd van de werkingtoelage, bijvoorbeeld de definitieve toelage is 500 euro hoger dan het bedrag opgenomen in de brief van januari, dan zal de vordering voor 500 euro te laag ingeschat zijn op 31 december 20JJ. De storting van het saldo zal dus 500 euro hoger zijn dan het resterende openstaande bedrag. Deze 500 euro dient bijkomend als opbrengst te worden geregistreerd op de rekening 730 [Werkingstoelagen].

    Indien er een negatieve correctie is van de definitieve werkingstoelage, dan zal de vordering op 31 december 20JJ te hoog zijn ingeschat. Bij het afboeken van het resterend saldo zal er nog een bedrag blijven openstaan op de rekening 400 [Vordering werkingstoelagen]. Deze vordering dient afgeboekt te worden (credit) tegenover de rekening 730 [Werkingstoelagen] (debet).

     [2016-04-29]

Ztop

  • Zeer grote vzw

    Is een schoolbestuur verplicht om een bedrijfsrevisor aan te stellen?

    Alle schoolbesturen die volgens de vzw-wet onder de categorie “zeer grote vzw” vallen, zijn verplicht een commissaris-bedrijfsrevisor aan te stellen.

    Het gaat om schoolbesturen die

    • ofwel, gemiddeld over het jaar, meer dan 100 voltijdse equivalente personeelsleden aanstellen,
    • ofwel, bij de afsluiting van het boekjaar, aan minstens twee van de volgende drie criteria voldoen:
      • gemiddeld over het jaar, meer dan 50 voltijdse equivalente personeelsleden tewerkstellen;
      • in totaal minstens 7 300 000 EUR (exclusief btw) aan gewone ontvangsten hebben, bijvoorbeeld werkingstoelagen, AGIOn-subsidies (voorheen DIGO-subsidies), bijdragen van ouders;
      • een balanstotaal van minstens 3 650 000 EUR hebben.

    De gewone ontvangsten zijn de totale ontvangsten exclusief de uitzonderlijke ontvangsten.

    Zie ook trefwoord "Aantal personeelsleden" voor een exacte berekening van het aantal voltijds equivalente personeelsleden [2017-02-06]

  • Zichtrekening

    Mag de school haar werkingsmiddelen uitsluitend op een zichtrekening, een spaarrekening of een termijnrekening plaatsen?

    Deze beperking is opgeheven door art. III, 3 van het decreet van 9 juli 2010 betreffende het onderwijs XX (Belgisch Staatsblad, 31 augustus 2010). Wel moeten de opbrengsten van deze werkingsmiddelen, in overeenstemming met artikel 3.7 van rondzendbrief NO/2005/04 betreffende de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs, voor de werking van de school aangewend worden.  [2011-01-23]
  • Zwemmen

    Waar boek ik de kosten van zwembad en vervoer, nu de kosten voor zwemmen in de lagere school niet meer op de schoolrekening van de leerlingen mogen komen?

    Deze kosten boekt men op rekening 619 [Kosten van leerlingenactiviteiten]. Indien men een onderscheid wil maken tussen kosten van leerlingenactiviteiten die wel of niet doorgerekend worden aan de leerlingen, kan men deze rekening verder uitsplitsen.

    Zie ook trefwoorden Leerlingenactiviteiten (1) en Leerlingenactiviteiten (2).  [2008-12-04]